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オンラインでセキュアなファイル共有が可能なBoxは、多くの企業で利用されています。
今回はBoxの特長やメリット、具体的なプランの選び方などについてご紹介します。

Boxとは?

Boxはオンラインでファイル共有ができるサービスの1つで、無料で10GBから利用できるため個人から法人まで幅広く利用することが可能です。
法人利用の場合は容量無制限のプランもあるので、扱うデータ量の多い場合でも比較的ストレスなく利用することができます。

Boxの特長

ここでは、Boxの特長を3つご紹介します。

1.無料から利用できる

個人アカウントの場合、メールアドレスとパスワードを登録すれば無料で10GBのデータ容量を取得できます。万が一のためのデータのバックアップとして利用したい方にもおすすめです。
加えて多言語対応なため、登録時は日本語や英語設定にすることも可能です。

2.使いやすいUI

マルチデバイス対応で出先からでもアクセスしやすく、シンプルなUIはリテラシーに課題がある場合でも使いやすいでしょう。
PCと同期させれば、通常のプライベートフォルダーのような感覚で利用できます。

3.セキュリティ対策が万全

Boxは、海外では政府機関でも利用されるほど高いセキュリティレベルを誇るストレージサービスです。
アクティビティログをレポートとしてダウンロードできるため、情報漏えいなどのトラブルがあった際の原因究明もしやすいといえます。

Boxのメリット

Boxでは業務効率化をはかることができるだけでなく、さまざまなメリットがあります。ここでは3つご紹介します。

1.法人向けプランでは容量無制限で利用可能

容量無制限で利用できる点は、扱うデータ量の多い企業やファイルのやり取りが多い場合に嬉しいポイントです。
有料版の場合はファイルのアップロード上限も2GB~15GBと高いので、ZIP化の手間なくアップできる点は時短かつストレスフリーで利用できる大きなメリットといえます。

2.高セキュリティでデータのバックアップとしても安心

Boxでは二段階認証や電子透かし、暗号化(AES 256ビット)などのセキュリティ対策がされているため、自社の貴重なデータを安全に保管できます。

Boxのセキュリティ対策についてはこちらもご覧ください。

3.SaaS連携が可能

SaaS(ソフトウェア・アズ・ア・サービス)の台頭により、さまざまなソフトウェア同士を連携させる必要が出てきた昨今のビジネスシーンでもBoxはシームレスに利用可能です。
例えば、アメリカでは新規口座開設などのファイル共有時に金融機関が提供するアプリケーションとBoxを連携させた事例もあり、その活用シーンは生活インフラにまで広がっています。

Boxの費用

Boxの費用は、個人の場合が無料のものとプロフェッショナル向けの2プラン、法人利用の場合が利用したい機能に合わせて4プランあります。
法人向けで最も利用されているプランは、1ユーザーにつき月額3,300円(税込)で導入可能です。最新の費用はこちらで更新されていますので随時確認してみてください。

なお上記のBox Japanサイトから購入する場合は、問い合わせなどのサポートがすべて英語対応のみとなっています。法人利用で日本語でのサポートをご希望の場合は、NTTコミュニケーションズでもBoxを提供しておりますので、お気軽にご相談ください。

Boxの使い方

ここでは、主に管理者に向けたBoxの使い方についてご紹介します。

まずは自社でBoxを活用する際のフォルダー構造を設計します。誰が見ても使いやすいように、できるだけシンプルな階層作りを心がけましょう。

その後利用ユーザーのアカウント作成と、管理権限のレベル分けに注意して管理権限の付与を行います。アカウント作成完了後は、自社のコンテンツをBoxに移行していきます。ドラッグアンドドロップなど手動でも行えますし、データ移行のオプションを追加することも可能です。

最後に、既存のワークフローへの最適化を行います。業務上で利用しているアプリケーションや外部担当者など、自社で確立されているワークフローとBoxを統合しましょう。コメント機能などもあるため、ファイル確認時のフローを策定しておくと業務効率化につなげられます。

Boxの選び方(プラン)

ここでは、Boxのプランの選び方を求める条件別にご紹介します。

費用を最小限に抑えたい場合:「Individual」「Starter」

費用を最小限に抑えたい場合、個人の場合は「Individual」プラン、法人の場合は「Starter」プランがありますが、それぞれデータ容量の上限やアップロードファイルの容量制限があるので、確認しておきましょう。
ただし、お問い合わせの際はすべて英語対応のみとなるため、日本語でのサポートをご希望の場合は以下のBusinessプラン以上のプランを選択し、購入されることをおすすめします。

主に社内スタッフのみでのファイル共有を前提とする場合:「Business」

社内共有がメインかつ扱うデータ量が多い場合におすすめのプランです。ストレージ容量が無制限のため、大きな組織でも安心して利用できます。取引先など社外とのやり取りが多い場合には、「Business Plus」以上のプラン契約を推奨します。

取引先など外部ユーザーとのファイル共有が多い場合:「Business Plus」

法人向けプランの中で一番人気のプランです。外部のコラボレータ上限がないため、外部担当者とのデータ共有もスムーズに行えます。アプリケーションの追加(SaaS連携)は3つまで可能です。

複数のアプリケーション連携、セキュリティの徹底をしたい場合:「Enterprise」

最も高額なプランで、機能面ではアプリケーションの追加が無制限になります。セキュリティ面では、電子透かしやパスワードポリシーの施行が可能です。
HIPAA/FedRAMPコンプライアンスもあり、医療業界や機密情報を扱う組織においても安心して利用可能です。

導入に迷ったら無料トライアルがおすすめ

今回はBoxの特長やメリット、使い方や選び方についてご紹介しました。クラウドストレージにはさまざまなサービスがあり、実際に使用しないとわからないこともあります。まずはトライアルで試しに活用をはじめ、その後の導入をスムーズに行えるように特長や使い勝手をおさえておくことをおすすめします。

NTTコミュニケーションズでは販売代理店としてBoxを提供しておりますので、Boxをご検討の際はお気軽にご相談ください。
24時間365日受付のヘルプデスクも完備していますので、セキュリティ面とサポート面のどちらにおいても安心して使用したい方は詳しい資料や貴社に合うプランについてご相談ください。

サービス案内

  • ファイル共有・一元管理

    Boxは容量無制限のクラウドストレージサービスで、社内・取引先とのファイル共有や業務アプリケーションとのシームレスな連携を実現します。セキュアなVPN環境でもご利用可能です。

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