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クラウドストレージの仕組みとは?導入時のメリット・デメリット・活用例

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クラウドストレージは、場所や時間に縛られることなくオンラインでファイルの共有が行えます。しかし、導入の前には仕組みやオンプレミスなどとの違い、メリット・デメリットをおさえ、自社に合うかどうか検討することをおすすめします。
今回はクラウドストレージの仕組みや特徴、導入時のメリット・デメリット、活用例などについてご紹介します。

クラウドストレージの仕組みとは

クラウドストレージは、アクセス権限を持つ人であれば誰でもインターネットを介してクラウドにデータを保存したりアクセスしたりできるストレージサービスです。

イメージとしては、サービス提供者がインターネット上に持っているデータの保管場所を貸し出すというものになります。ユーザーは利用料金を支払い、レンタルした保管場所に自分のデータを保存できます。さらに、保管したデータには、いつでもアクセスできるという特徴があります。

クラウドストレージの特徴

クラウドストレージの特徴は、物理的なサーバーから抽象化(=仮想化)されたデータリソースに保存でき、アクセス権があれば好きな時にいつでも利用できることです。「抽象化」された存在であるため肥大化することができ、高い拡張性を持つことも特徴の1つです。

定期的に料金が発生するサブスクリプション型で、データ保存用のハードウェア管理や人員、電力、温度調節などの維持コストがかかりません。その代わりに継続的な支払いが発生します。

オンプレミスとの違い

オンプレミスでは自社でサーバー管理を行いますが、クラウドストレージは他社でサーバー管理を行う点が異なります。つまり、管理コストの有無が大きな違いです。

もう1つの違いとして、オンプレミスの場合は自社に合わせて自由度高くカスタマイズすることが可能ですが、クラウドストレージの仕様は固定的でカスタマイズ性は高くありません。

オーダーメイドと既製品の違いをイメージすると分かりやすくなります。オーダーメイドは自由度が高い反面、知識がないと適切な判断がしにくく、制作に時間がかかります。一方で既製品の場合は自由度が高くない代わりにコストを抑えられ、購入したらすぐに使えます。

どちらが適しているかは、企業の状況などによって異なります。まず自社にどちらが合っているのかを検討してください。

オンラインストレージとの違い

オンラインストレージとクラウドストレージは呼び方が違うだけで、機能や特徴は一緒です。

オンラインストレージはクラウドストレージと同様に、自社の管理コストが抑えられるうえに簡単に保存容量を拡張できる点が便利なインターネット上のファイルサーバーです。
多くの利用者に向け作られているという性質上カスタマイズ性は高くはありませんが、その分導入時は自社内の環境整備やサーバー設置場所の確保などが必要なく、手軽に始められます。

メリット・デメリット

クラウドストレージの導入にあたり、メリットとデメリットについても確認しておくことが重要です。それぞれ2つずつご紹介します。

メリット

クラウドストレージのメリットについて2つ、ここで詳しくご紹介します。

1.管理コストがかからない

クラウドストレージでは事業者がサーバー管理を請け負う形になりますので、オンプレミスのように自社で保守管理・運用を行う必要はありません。
サーバー設置場所の確保を行う必要はなく、ハードディスクやデータの破損を防ぐためにコストをかけ続ける必要もないことは大きなメリットといえるでしょう。

2.容量を手軽に増減できる

クラウドストレージは、容量を増減するためのプラン変更が簡単に行えます。

もし自社でファイルサーバーを保有する場合、容量を増やすためには新しいハードディスクを用意しなければなりません。ハードディスクが増えることに比例して管理コストが増えます。さらに、既存ファイルの整理・データ消去を各部署に依頼するなどの手間が発生することも考えられます。

クラウドストレージはこのような手間がなく、自社に必要な分だけデータ容量を確保することができます。

デメリット

クラウドストレージのデメリットは以下の2点です。他社事業者が提供するサービスという特性上、自社でコントロールできる範囲が限定的なのが懸念点といえます。

1.サービス提供者のセキュリティポリシーに依存する

クラウドストレージで情報管理をする場合、その情報の管理方針は他社サービスのセキュリティポリシーに帰属します。データ紛失や情報漏えいなど万が一のトラブルを避けるためにも、利用するサービスのセキュリティポリシーは確認しておきましょう。

2.システムダウンした時に自社で対応できない

クラウドストレージがアクセス集中やトラブル発生によりシステムダウンした際には、自社で対応できることがなく、復旧を待つしかありません。
対策としては、そのような場合でも通常通りの業務進行ができるように、機密情報以外のデータはローカルに落としておくか、別サーバーへバックアップを取っておきましょう。

クラウドストレージの活用例

ここでは、クラウドストレージの活用例を2つ詳しくご紹介します。

1.テレワーク時の情報共有に

テレワークにおいて重要なポイントは、スムーズかつ安全な情報共有を行うことです。クラウドストレージは自宅環境からもアクセスすることができ、テレワーク時でもオフィス環境にいるようにファイルを見たりアップロード・ダウンロードしたりすることが可能です。

2.オンプレミスの負荷軽減

オンプレミスを利用する際、アクセスが集中することによるシステムダウンが起きることが考えられます。システムがダウンしてしまった際には管理担当者が駆けつけて復旧作業を行う必要がありますが、もし不在の場合には全社的に業務がストップしてしまうリスクもあります。

そのため日常的に利用するファイルはクラウドストレージ上に格納し、オンプレミスはあくまで保管用とするか、機密情報を扱うために運用するなどの対策をすることをおすすめします。アクセスの分散をさせてオンプレミスの負荷を軽減させることも活用方法の1つです。

利便性と懸念点どちらも確認しておくことが重要

今回は、クラウドストレージの仕組みやメリットとデメリット、活用例などをご紹介しました。
手軽で便利に利用できるクラウドサービスだからこそのメリットがある一方で、懸念点があることもまた事実です。
重要なのは仕組みを理解したうえで利便性を把握し、懸念点にどう対策を取るのかということだといえます。

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