クラウドストレージ「Box」とは？
基本の使い方とメリットについて

Boxとは？基本概要と特長

Boxは、クラウド上にデータを安全に保存し、社内外のメンバーと共有・共同編集できるクラウドコンテンツマネジメントサービスです。
パソコンやスマホがあれば、外出先でも家でも、同じデータを開くことができます。
単なるファイル保存場所ではなく、セキュリティ・統制・コラボレーションを一体化した業務基盤として、多くの企業が採用しています。

主な特長

堅牢なセキュリティ

AES-256ビット暗号化や細かなアクセス権限設定により、社内外の機密情報を安全に管理できます。例えば、営業部門ではSlackのチャット画面から直接Boxのファイルにアクセスし、リアルタイムで提案書を修正・共有できます。IT部門では、Box上でファイル操作履歴を監査し、不正アクセスを防止することが可能です。

シームレスな共同作業

Microsoft 365／Google Workspace／Slack／Zoom／Salesforce等の1,400を超える業務アプリと連携できます。特にSlack連携では、Slackのチャット画面から直接Boxファイルへ安全にアクセス・共有でき、やり取りの流れを途切れさせずに共同作業を前に進められます。ファイルの版ずれや誤添付のリスク低減にも有効です。

ワークフロー自動化

申請や承認などの手続きを自動で処理し、業務スピードを大幅に向上できます。
Box Relayを活用すれば、承認フローの作成・通知・完了報告までを自動化でき、メールでのやり取りや手作業での確認を減らせます。
たとえば、総務部門では備品申請の承認ルートを自動化し、担当者への通知もリアルタイムで送信。
経理部門では請求書の確認プロセスを効率化し、「誰がどの段階で承認したか」を記録できます。
これにより、ヒューマンエラーの防止と業務の見える化を同時に実現します。

電子署名対応

契約書や申請書類を紙に印刷することなく、オンライン上で署名・承認が完結します。
Box Signを使えば、署名の依頼から送信、完了確認までをワンストップで行えます。
営業部門では、契約書の送付から署名依頼までをクラウド上で実施し、お客様がどこにいても即座に対応可能です。
また、法務部門では署名済みの書類を自動で安全に保管し、印刷・押印・郵送といった紙のやり取りをペーパーレス化できます。結果として、契約処理のスピードとコンプライアンス遵守を両立します。

コンプライアンス管理

すべてのファイル操作を自動で記録し、いつ・誰が・どのファイルにアクセスしたかを把握できます。
Box上の監査ログを活用すれば、不審なアクセスを早期に検知し、万が一の情報漏えいにも迅速に対応できます。管理部門は、Boxのダッシュボードから操作履歴を確認し、監査や内部統制報告に必要な情報を即座に抽出可能です。また、アクセス権限や共有設定も一元的に管理できるため、
情報ガバナンスを維持しながら業務の透明性を高めることができます。

クラウドストレージの仕組み（理解の前提）

クラウドストレージとは、データを企業のサーバーではなくクラウド事業者のデータセンターに保存し、
インターネット経由でいつでもどこでもアクセスできる仕組みです。

クラウド化の主な利点

デバイスや場所を問わないアクセス性

ファイルを自分のパソコンに保存するのではなく、インターネット上の安全なクラウドストレージに保管することで、オフィスでも在宅でも、出張先でも同じデータにアクセスできます。
パソコン・タブレット・スマートフォンなど、どの端末からでも閲覧・編集が可能です。
たとえば、営業担当が外出先から最新の提案書を開いたり、チームメンバーが自宅から資料を更新したりと、働く場所にとらわれない柔軟なワークスタイルを実現できます。

自動バックアップとデータ冗長化

クラウドでは、データが複数の拠点に分散して保存されており、サーバーの一部にトラブルが発生しても、別の拠点からすぐに復元できる仕組みになっています。これにより、停電・災害・端末の故障といった不測の事態でも、大切なファイルを失うリスクを大幅に軽減できます。
また、バックアップが自動で行われるため、担当者が手動で保存を行う手間も不要です。
データの安全性と業務継続性（BCP）をどちらも確保できます。

BCPについて知りたい方はこちら

更新履歴の自動保存・共同編集の容易化

クラウド上のファイルは、変更があるたびに自動で更新履歴が残るため、「誰が、どこを編集したのか」をすぐに確認できます。チーム全員が同じファイルを開き、リアルタイムで共同編集することも可能です。たとえば、企画書を複数人で同時に修正したり、会議中にその場で意見を反映させたりと、メールでのやり取りを繰り返す必要がありません。結果として、最新データの共有と作業効率の向上を両立できます。

Boxでは、アップロードしたファイルが複数のデータセンターに分散保存されます。
万が一、ある拠点で障害が発生しても、他の拠点から即座に復旧できるため、業務が止まる心配がありません。
また、ファイルの更新履歴が自動保存されるため、誤って上書きしてしまった場合でも、過去のバージョンに簡単に戻すことができます。

Boxの基本的な使い方

Boxはとてもシンプルで、専門知識がなくても直感的に操作できます。アップロード、共有リンク発行、共同編集、バージョン管理、モバイル利用など、あらゆる業務で利用できます。以下は代表的な操作の流れです。

1.登録

まずはBoxに登録しましょう。Boxを個人で使用する場合は、無料プランでも問題ありません。無料プランの場合のストレージ容量は10GBまで、ファイルアップロードの上限は1回につき250MBまでとなります。
企業で使う場合は、Businessプラン以上の選択がおすすめです。月額料金が発生しますがストレージ容量は無制限となり、アップロードの上限も5GB/回〜になります。複数のIDを取得できるため、従業員とのファイル共有も可能です。
登録する方法はBoxのWebサイトから直接申し込むか、代理店を通して申し込むかの2通りです。
代理店を通す場合、代理店が提供するオリジナルのサポートや特典が受けられる場合があります。

2.ファイルのアップロード

パソコンやスマホからBoxにファイルをアップロードするには、画面右上の「アップロード」ボタンをクリックし、対象ファイルを選択します。ドラッグ＆ドロップにも対応しています。
Box Toolsをインストールすると、PC上のファイルを直接Boxに保存・編集でき、Officeファイルの共同編集も可能です。

3.フォルダ作成・整理

必要に応じてフォルダを作成し、業務やプロジェクトごとにファイルを整理できます。フォルダごとにアクセス権限を細かく設定できるため、社内外のメンバーごとに閲覧・編集範囲をコントロール可能です。

4.アクセス権限の設定

ファイルやフォルダごとに「閲覧のみ」「編集可能」など細かな権限を設定できます。外部コラボレーター（取引先など）にも限定的なアクセス権を付与可能です。

5.共有リンクの発行

ファイルやフォルダを右クリックして「共有リンクを作成」を選択し、表示されたURLをメールやチャットで送信するだけで簡単に共有できます。リンクの有効期限やパスワード設定も可能です。

6.共同編集・バージョン管理

Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携し、複数人で同時編集が可能です。編集履歴（バージョン管理）が自動保存されるため、誤って上書きしても過去のバージョンに戻せます。

7.モバイル利用

スマホやタブレットのBoxアプリからもファイルのアップロード・閲覧・編集が可能です。外出先や商談現場でも安全に資料を確認できます。プレビュー機能により、PowerPoint等のソフトがなくても多くの拡張子を表示できます。

8.ワークフロー自動化・承認フロー

Box Relayを使えば、申請・承認などの業務フローを自動化できます。進捗状況や履歴も可視化され、業務効率化に貢献します。

9.監査・コンプライアンス対応

ファイル操作履歴を全て記録・可視化できるため、監査対応や内部統制にも有効です。電子帳簿保存法などの法令対応も可能です。

【参考】
Boxの基本操作方法を理解しましょう – Box Support

Box導入のメリット

Boxを導入することで、セキュリティ強化、業務効率化、ファイル管理の一元化、コンプライアンス対応、コスト削減が実現します。

安全なファイル共有

近年はサイバー攻撃や情報漏えいのニュースも多く、企業のデータ管理にはこれまで以上に慎重さが求められています。Boxでは、アクセス権限の設定や操作ログの記録を細かく行うことで、「誰が、いつ、どのファイルを開いたか」を把握できます。万が一不審なアクセスがあってもすぐに検知・対応できるため、社外とのやり取りも安心です。さらに、通信や保存データはすべて暗号化されており、外部攻撃や誤送信といったリスクを最小限に抑えられます。セキュリティを犠牲にせず、スピーディーな情報共有を実現します。

業務効率化

Boxを活用すれば、同じファイルを複数人が同時に編集・確認できます。
営業担当が外出先から更新した資料を、オフィスにいるメンバーがリアルタイムで確認できるなど、テレワーク環境でもスムーズな連携が可能です。
ファイルのバージョン管理も自動化されるため、「どれが最新版か分からない」といった混乱を防止。
会議前の資料準備や承認フローのスピードが上がり、時間と手間のムダを減らす“働き方改革”の一助となります。

一元管理

Boxでは、社内のあらゆるファイルをフォルダ・権限単位で一元管理できます。
部署ごと・プロジェクトごとに整理しておくことで、「必要な資料がどこにあるか分からない」という探す時間を大幅に削減。
さらに、電子帳簿保存法や内部統制ルールに沿ったデータ保存にも対応しており、監査時にもスムーズに対応できます。
情報システム部門や経理部門の管理負担を軽減しながら、安心して運用できる管理体制を実現します。

コスト削減

契約書や申請書を紙で印刷・郵送する必要がなくなり、印刷費・郵送費の削減につながります。
電子署名（Box Sign）を活用すれば、承認・署名のやり取りもオンライン上で完結。
さらに、クラウド上で運用するため、自社サーバーや設備を維持するオンプレミス環境の保守コストも削減できます。
ペーパーレス化とシステム運用コスト削減を両立し、業務の効率化とコスト最適化を同時に実現します。

他クラウドストレージとの比較

近年では、Dropbox、Google Drive、OneDriveなど多くのクラウドストレージが提供されています。
それぞれ特徴があり、目的や利用規模に応じて選ぶことが重要です。

Boxの具体的な活用シーン

Boxは、さまざまな業務の中でセキュリティを保ちながら効率的に情報を共有できるツールとして活用されています。ここでは、職種ごとの代表的な活用シーンと、会社全体にとっての導入効果を紹介します。

営業職

見積書や提案書などの資料をBox上で共有することで、誤送信や古いデータの使用ミスを防止できます。外出先や商談の現場からでも、スマートフォンやタブレットで最新資料を安全に閲覧可能。
また、PowerPointやExcelなどのアプリを開かなくても、プレビュー機能でそのまま内容を確認できます。これにより、紙の印刷や事前データ変換の手間が不要となり、商談対応のスピードアップと顧客満足度向上につながります。会社としても、営業活動の生産性を高め、対応品質を標準化できる点が大きなメリットです。

経理担当

請求書や領収書をBox上で保管・共有すれば、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現できます。
社内外で発生する書類を一元管理できるため、紙の印刷・郵送・保管スペースが不要になります。
また、Box上のアクセス権を細かく設定することで、経理情報の閲覧範囲を限定しつつ安全に共有できます。結果として、経理処理のスピードと正確性が向上し、監査対応にも強い運用体制を構築できます。

情報システム部門

Boxでは、ユーザーごとのアクセス権限を一括で管理でき、社内の情報統制を強化できます。
部署や役職ごとに閲覧・編集範囲を設定することで、意図しない情報漏えいを防止。
さらに、ファイル操作履歴を自動で記録できるため、内部監査やセキュリティチェックにも対応可能です。会社全体としても、情報ガバナンスの強化と管理コスト削減を両立でき、DX推進の基盤整備にもつながります。

現場スタッフ

現場作業中でもスマートフォンやタブレットから、マニュアルや作業手順書をすぐに確認できます。
ネット環境があればどこからでもアクセスできるため、紙の持ち運びや更新ミスがなくなります。
現場での判断スピードが上がり、作業の正確性と安全性の両立が可能に。
結果として、現場全体の生産性向上と品質標準化に貢献します。
このように、Boxは個々の業務効率化にとどまらず、会社全体の情報資産を安全に管理しながら、部門間の連携を強化できる仕組みです。セキュリティ・利便性・スピードのすべてを両立させ、企業のデジタル基盤としての信頼性を高める役割を果たします。

活用時の注意点

Boxはとても便利なツールですが、安全で快適に使い続けるためには、いくつか意識しておきたいポイントがあります。ちょっとした工夫をするだけで、情報トラブルを防ぎ、全社で安心して活用できます。

ファイル共有ルールをきちんと決めておく

「誰が、どのフォルダを、どこまで共有できるか」をあらかじめ明確にしておくことが大切です。
ルールがないまま使うと、誤って社外に機密情報を共有してしまうリスクも。
共有ポリシーを整理しておけば、社員が安心して使える環境づくりにつながります。

使い方を社員にレクチャーする

便利な機能が多い一方で、使い方の理解度に差があるとトラブルの原因になります。
たとえば、「共有リンクの設定を間違えて誰でも閲覧できる状態にしてしまった」など。
社内説明会やマニュアル整備を行い、全員が正しく使える状態をつくることが重要です。
結果として、IT部門の問い合わせ対応の負担も減ります。

不要なファイルをためすぎない

Boxには大容量の保存が可能ですが、古い資料や重複ファイルが増えると、かえって利便性が下がる原因になります。定期的にフォルダを見直し、不要なデータは削除またはアーカイブ化。
これにより、必要な情報をすぐに見つけられるスマートな運用ができます。

アクセス権限を細かく見直す

人事異動や組織変更があった場合、古い権限のまま放置してしまうことがあります。
アクセス権を定期的にチェックすることで、「見る必要のない人が見られる」状態を防止できます。
この習慣が、企業の情報セキュリティや内部統制の強化に直結します。
Boxは正しく使えば、業務効率とセキュリティを両立できる心強いツールです。
社内ルールや権限管理を整えることで、安心して長く使い続けられる環境をつくることができます。
「使い方を定めること」も、DXを支える大切な仕組みの一つです。

NTTドコモビジネスによるBox導入支援

NTTドコモビジネスでは、クラウドストレージ「Box」の導入から日々の運用までを、まとめてサポートしています。初めての方でも安心してご利用いただけるよう、以下のようなステップでしっかり支援します。

• 資料ダウンロード

  個人情報入力不要で、サービス紹介やお役立ち資料を公開しています。
  導入前の検討として活用してみてください。

  資料ダウンロード | NTT DOCOMO BUSINESS

• 無料お試し（トライアル実施）

  2週間、すべての機能を無料でお試し（トライアル）いただけます。
  ※無料お試し終了後、有料プランへの自動移行はありませんので、ご安心ください。

  製品・サービストライアル・見積依頼 | NTT DOCOMO BUSINESS

• サポート窓口対応

  導入後も困ったときにすぐ相談できる専用窓口をご用意しています。
  ※システム管理者からメールでお問い合わせを受け付け、専門スタッフがメールで2営業日以内に回答します。（2024年度実績 回答率100%）

Boxの料金プラン（かんたん解説）

プラン名	特徴	おすすめ対象
Business	基本的な共有・保存機能	中小企業やチーム向け
Business Plus	セキュリティ機能が強化	成長企業・教育機関向け
Enterprise	監査ログやAPI連携など充実	大企業・官公庁向け

※料金は契約内容によって変わります。
詳しくは
プラン／料金｜NTTドコモビジネス 法人のお客さまや
導入事例／利用シーン｜NTTドコモビジネス 法人のお客さまを参照してください。

法人利用で容量制限を気にせず運用したい場合は、Business以上（容量無制限）が目安です。
外部コラボレーターが多い、連携アプリ数を拡張したい等の要件がある場合は、Business Plus／Enterpriseの検討が現実的です。

まとめ

Boxは、「安全」「便利」「チームで使いやすい」をすべて兼ね備えたクラウドサービスです。

社内外とのファイル共有や、ペーパーレス化、リモートワークの推進にも役立ちます。

ここまでの内容を、もう一度簡単に振り返ってみましょう。

ポイントまとめ

• ファイルを安全に管理できる

  アクセス権や操作履歴をしっかり管理できるため、誤送信や情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。外部からの不正アクセスにも強く、社内外で安心してデータを扱うことができます。
  会社としても、セキュリティ対策の信頼性を高め、情報資産を守る体制づくりにつながります。

• チーム全員で最新データを共有できる

  Box上で同じファイルを同時に編集できるため、常に最新版を共有しながらスムーズに連携できます。
  「どれが最新かわからない」「メールで添付し直す」といった手間を解消。結果として、チームのスピードと正確性が向上し、無駄な作業が減ります。

• 管理がラクで業務効率が上がる
  

  ファイルや権限をまとめて管理できるため、探す・整理する時間が大幅に短縮。
  紙資料や個人端末への依存が減り、働く場所にとらわれないスムーズな業務運営が可能になります。
  これにより、会社全体でのDX推進や生産性向上にもつながります。

Boxは、安全性・共有性・効率性をバランスよく高めるクラウドツールです。
個人の使いやすさだけでなく、会社全体の情報管理と業務改革にも貢献します。安心して使える基盤を整え、これからの働き方をよりスムーズに進めていきましょう。
まずは、自社やチームの課題を整理して、NTTのBox導入支援を活用しながら、安心してスタートしてみましょう。