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クラウドストレージ「Box」とは?基本の使い方とメリットについて

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世界中で多くの企業に活用されているクラウドストレージ「Box」ですが、なぜ数多くのファイル共有サービスの中でも支持を集めているのでしょうか。
今回はBoxの基本的な使い方や特徴、Boxが選ばれる理由などについてご紹介します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

Boxとは?

Boxは、世界中で活用されているファイル共有サービスです。アメリカで2005年に設立されて以来、世界では10万社以上、日本国内では1万社以上の導入実績を誇っています。
本社はカリフォルニアにありますが日本でもBoxの代理店は徐々に増えており、日本企業のスタイルに合うような独自プランや日本語でのサポート・サービスを提供しています。

Boxの使い方はいたってシンプルです。そのため幅広いシーンで活用ができ、個人から各国政府にいたるまで幅広いレイヤーで活用されています。

クラウドストレージ「Box」 基本の使い方

Boxの使い方に複雑な点は、ほとんどないといえるでしょう。クラウドストレージに初めて挑戦する方でも、基本の使い方を覚えておけばその後の応用も比較的簡単に行えます。

1.登録

まずはBoxに登録しましょう。Boxを個人で使用する場合は、無料プランでも問題ありません。無料プランの場合のストレージ容量は10GBまで、ファイルアップロードの上限は1回につき250MBまでとなります。

企業で使う場合は、Businessプラン以上の選択がおすすめです。月額料金が発生しますがストレージ容量は無制限となり、アップロードの上限も5GB/回〜になります。複数のIDを取得できるため、従業員とのファイル共有も可能です。

登録する方法はBoxのWebサイトから直接申し込みをするか、代理店を通してするかの2通りです。
代理店を通す場合、代理店が提供するオリジナルのサポートや特典が受けられる場合があります。

2.ファイルのアップロード

保持しているファイルをBoxにアップロードします。「アップロード」のボタンを押すと自身のデバイスに入っているファイル一覧が表示されるので、アップロードするものを選び選択すれば完了です。

3.ファイルのダウンロード

Box内にあるファイルのダウンロードも可能です。任意のファイルをクリックすると、選択肢が表示されます。その中から「ダウンロード」を選択することで、自身のデバイスにファイルがダウンロードされます。
複数のファイルをダウンロードする場合は、「shiftキー」を押しながら、ファイルを複数枚選択してください。選択されたファイルはZIPファイルとしてダウンロードされます。

4.ファイル共有

Boxのメインの活用方法でもあるファイル共有には、2通りの方法があります。

1つはフォルダーにユーザーを招待する方法です。
共有ウィンドウにある「ユーザーを招待」を選択し、「名前またはメールアドレスを追加」を選択します。
相手の名前かメールアドレス、与える権限を7種類の中から選択し、送信すれば完了です。
こちらの共有方法では、一人ひとりに与える権限を区別できるという特徴があります。

もう1つの方法は、共有リンクを使って共有するパターンです。共有したいファイルをクリックして共有ウィンドウを開くと、URLが発行されます。そのURLをコピーしてメールで相手に送ることで、相手方とファイルを共有することが可能です。
共有リンクの発行は前述したフォルダー招待と違い、一人ひとりに異なる権限を与えることはできません。つまり、「このファイルに対してAさんは閲覧だけ、Bさんには編集も許可」といった設定はできず、「リンクを知っている全員が閲覧可」「リンクを知っている全員がダウンロード可」といった一括での権限付与のほか、「会社のユーザーのみ閲覧可」といった限定的な制限をかけることができます。フォルダー招待に比べて大枠での制限になる反面、Boxアカウントを持たない相手にもファイル共有できるというメリットもあります。

5.ファイルの更新

Boxでは、ファイルに変更を加えるたびに共有リンクやフォルダーでの招待を行う必要はありません。
変更を加えたファイルをクリックして「新しいバージョンをアップロード」を行えば、共有相手や権限は変わらず、ファイルの中身だけを更新できます。

クラウドストレージ「Box」の特徴とメリット

Boxが世界の企業に求められているのには、理由があります。
ここでは、Boxの持つ特徴とメリットについてご紹介します。

1.保存容量に制限がない

クラウドストレージに限らず、ファイル保存で悩まされるのが「容量」です。
「PCのHDDがいっぱいになったからクラウドストレージを活用しよう」と考えていても、選択したクラウドストレージによってはすぐに容量の上限に達してしまうこともあるでしょう。
その結果、クラウドストレージを複数契約しなければならないというケースも考えられます。

Boxは、Businessプラン以上では保存容量が無制限です。保存ファイルの数を調節したり古いファイルを探して削除をしたり、といった手間がなくなります。

2.細かなアクセス権限設定が可能

Boxのアクセス権限は、最大で7段階まで調整可能です。権限を詳細に設定することで、ファイルが個人の判断で編集されたり削除されたりといったトラブル発生を防げます。

3.セキュリティ性の高さ

Boxはセキュリティ性の面において、高い評価を得ています。
詳細なアクセス権限を設定することは、外部からの変更や編集を防ぎ、情報漏えい防止にも役立ちます。加えて、すべてのファイルはAES256ビット暗号化を使用しており、脅威から情報を守ります。
国際的なセキュリティ規格もクリアをしており、各国の政府機関・法人機関からも信用を得ているサービスです。

4.スマホ・タブレットからでも扱いやすい

スマホやタブレットからでも操作しやすいことも、Boxの魅力のひとつです。外出先でもセキュアな環境でファイルを閲覧できます。
PPTXファイルなどは、通常、ファイルの表示に必要なソフトが端末にインストールされていないと閲覧できません。しかしBoxのアプリを使用すれば、これらのファイル閲覧に必要なソフトが未インストールの状態でも、多くの場合はBoxのプレビュー機能により閲覧が可能になります。

5.Slackとの連携

Boxは、1,400を超えるアプリと連携可能です。
中でも業務用チャットツールとしてポピュラーなSlackとの連携は、ビジネスパーソンにとって嬉しいポイントです。BoxとSlackを連携させることでSlackから直接Boxファイルに接続ができ、チャットを介したファイル共有がより簡単になります。

Boxが選ばれる理由

Boxが世界中の企業・機関に選ばれる理由は、よりセキュアなファイル共有を求められる現代で、多くのメリットや安心感を実感できるためと考えられます。

例えば細かい権限設定によって社内コンプライアンスが遵守されること、保存容量に制限がなくアップロードを気兼ねなくできること、導入実績が豊富なことなどが挙げられます。これらの要素が統合された結果、どのような業種であっても業務効率化がかなえられると同時に、セキュアな環境でファイル共有が行えます。

まとめ

Boxは幅広いビジネスシーンで活用されています。ネームバリューによる安心感もありますが、これだけ世界中の企業や機関に浸透している理由は、「有名だから」というだけではありません。Boxは使いやすさ、セキュリティ性を兼ね備えており、企業がファイル共有に求める多くの要素に応えています。
「日本語でサポートしてほしい」「より自社スタイルに沿ったファイル活用方法を探している」という方は、ぜひNTTコミュニケーションズが提供するBoxの活用をご検討ください。

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