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災害発生!従業員の安否確認は企業のBCP対策の初動対応

災害発生!従業員の安否確認は企業のBCP対策の初動対応

目次

BCPの策定が完了しても、災害時に計画書の内容を実行に移せなければ策定した意味がありません。多くの従業員がBCPの存在を知らない、あるのは認識しているが一度も読んだことがない状態ではいざというときに有効に活用できません。ここでは、従業員にBCPを周知する意義と、平常時に行うBCP運用の手順や訓練の内容について紹介します。

Biz安否確認/一斉通報

従業員の日々の健康管理ツールとしての利用

「Biz安否確認/一斉通報」サービスでは、災害発生時の登録者安否確認のほか、一斉通報機能として、従業員等の健康状態を日次把握、管理できるメニューもご提供しています。

条件設定により集計期間中の登録要請配信、回答集計の自動化を実行するため人手をかけずに対象者の健康状態を把握できます。

「Biz安否確認/一斉通報」の詳細を見る

Biz安否確認/一斉通報「一斉通報情報登録」イメージ

被災時には何をおいても「従業員の安否確認」を優先

企業のリスク対策に欠かせないBCP(事業継続計画)の策定。その中には、災害などで被害を受けた際、事業を継続、復旧するための手順が盛り込まれています。そのスタートとなるのが「初動対応」です。

たとえば、中小企業庁の「中小企業BCP策定運用」では、「緊急時におけるBCP発動フロー」*1における初動対応の1つに従業員の安否確認を挙げています。地震や風水害、テロ、火災、事故など、災害の種類によって初動対応の仕方は異なりますが、いずれも安否確認は最優先で行うべき行動となっています。

しかし、被災直後の混乱する中での安否確認は容易ではありません。業務時間外に災害が発生すれば、従業員一人ひとりの居所さえわからない場合がほとんどでしょうし、業務時間内であっても外出中や出張などで社外にいる従業員も多いはずです。

では、どのように安否を確認すればいいのでしょうか。東京商工会議所が実施した会員企業に対するアンケート結果*2では、従業員に対する安否確認の手段は、「メール」が約6割、「通話」が約5割となっています。しかし、災害発生時に従業員一人ひとり個別にメールや電話で安否確認を行うことは管理者の負担も大きく現実的ではありません。

そこで、災害時にも効率的に安否確認が実施できる手段を普段から備えておく必要があります。

図:※1 緊急時におけるBCP発動フロー
図:※2 従業員に対する安否確認の手段(n=1,235)

一刻も早く従業員の安否を確認するために

大規模災害の発生時に、従業員の安否状況把握に奔走し事業復旧に向けた次のアクションまで時間を要した…という企業管理者の声もよく聞こえてきます。

そのような大きな災害時の安否確認に有効なのがNTTコミュニケーションズの「Biz安否確認/一斉通報」です。本サービスでは、企業管理者に代わりシステムから自動で安否連絡を利用者に配信できるため、災害時の初動サポートをスムーズに実行できます。利用者が予め登録した複数の連絡手段を使い、安否状況が登録されるまで自動連絡をリトライする機能も備わっています。連絡する手段を複数用意することで、連絡がつながらないというリスクに備える事ができます。また、管理者はシステムで自動集計された安否状況をPCや携帯電話(スマートフォン)から確認できるため、情報収集の時間を使って次のアクションプランを策定することが可能になります。

図:「Biz安否確認/一斉通報」による安否確認の方法

初動フェーズの安否確認後は、その復旧に向けた人的リソースの把握・収集にも役立ちます。応答のあった従業員に対して一斉に二次連絡を行うことで、出社可能と回答した従業員に限定して出社の時間や場所を指定できます。

さらなる用途として、スマートフォンの位置情報取得機能(GPSなど)を使えば、被災地域にいる従業員の迅速な避難指示や、支援を必要とする拠点への誘導が行えるなど、生命の安全確保とともに早期事業復旧を支援するツールとして有効にご利用いただけます。

安否確認システムは、お客さま側での設備投資が不要で、災害対策がなされた堅牢な複数のデータセンターで冗長運用されており、安心してご利用いただけることも大きな強みです。

従業員の安否確認は企業の責務であるとともに、災害復旧のスタートラインです。初動での円滑かつ抜け漏れがない安否確認、そして第二次フェーズにおけるアクションプランの構築と実行が、その後の復旧作業を円滑に行うカギといえるでしょう。

クラウド電話帳と安否確認の活用 BCP対策で事業復旧を早める!

事業復旧にはもちろん自社従業員のみで完結はできません。被災後も自社オフィスが機能しているのであれば電話やメールなどを頼りに連絡できますが、拠点や取引先が被災している場合は難しくなります。工場や販社、店舗など、自社拠点だけではなく取引先が被災した際の営業損失が大きいと想定されるのであれば、あらかじめ安否確認リストに登録しておくことも大事です。安否確認以外にも、アンケート機能から社屋の被災状況なども収集できるため、復旧計画を立てやすくなるでしょう。

また、顧客や取引先などの社外連絡先は部門ごともしくは個人で管理しているケースも多いはずです。事業を継続するためには、担当者以外でもステークホルダーにコンタクトできる仕組みを用意しておかなければなりません。このような場合に備えて、NTT ComのWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」を導入しておけば、社内外の連絡先がクラウド上に保管されるため、全社で共有が可能です。従業員や取引先、顧客のアドレス管理を、会社・部署・グループごとに電話番号をツリー表示したり、部門単位でも検索できるため、業務やプロジェクトごとでの被災状況の把握に役に立ちます。

大きな災害時はインフラが満足に機能しなくなるとともに、人々も混乱状態になります。そのような状況の中で企業がとるべき初動、つまり安否確認は従業員とその家族を守るためにも、また事業を継続するためにも非常に重要です。もしもの備えとして、スムーズに安否確認ができる仕組みの導入を検討してみてはいかがでしょうか。もちろん仕組みを用意するだけではなく、万が一の際に、実際に運用できるよう従業員が経験を積んでおくことも大切です。「BCP対策ソリューション」では、そのためのさまざまな支援サービスを提供しています。

この記事でご紹介した課題を解決

サービス案内

  • BCP・BCMサポート

    BCPに関する研修の実施や、演習・訓練の企画~レポート作成、防災ハンドブックの提供を行う「BCPサポート」と、Biz安否確認に必要な登録作業の支援や、緊急地震速報を活用するための環境構築を行う「導入サポート」を提供します。

    BCP対策ソリューション

  • 安否確認システム

    自然災害の発生などの緊急時に、社員やそのご家族の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計し、事業継続に向けた次の一手をお手伝いするサービスです。

    Biz安否確認/一斉通報

  • Web電話帳

    「PHONE APPLI PEOPLE」は社員・お客さま情報、コミュニケーションツールを⼀元管理。企業のコミュニケーションポータルとなるWeb電話帳ソリューションです。

    PHONE APPLI PEOPLE