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安否確認システム導入が必要な理由とは|メリット・導入手順も解説

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災害の多い日本では、常日頃から万が一に備えておく必要があります。災害発生時、企業が迅速に事業を再開する上で欠かせないのが、従業員の安否確認です。それを支える「安否確認システム」は、事業継続にあたって必要なシステムであると言われています。
今回は安否確認システムのメリットや導入ステップについてご紹介します。

安否確認システムとは?

安否確認システムとは、災害時などに従業員への安否確認を行うもので、代表的な機能としては一斉にメール送信をする機能や回答の自動集計機能、掲示板機能などが挙げられます。

そのほかに、安否確認システムには感染症対策のために従業員の健康状態のアンケートを取るといった使用方法もあるため、ニューノーマル時代と言われる今、企業のBCP(事業継続計画)を支える観点でも活用されています。

なぜ必要なのか?

日本は地震や津波などの災害と隣り合わせにあり、企業を長期的に持続させていくためには災害対策について考えることが重要です。実際に、2020年に東京商工会議所が1,353社に向けて実施したアンケート調査では、「災害リスクについてハザードマップなどにもとづいて把握している」と回答した企業は61.7%で、これは前年度の7.0%の約9倍にも上ります。2020年は新型コロナウイルスが流行したこともあり、緊急事態宣言下で従業員の安全確保に向き合うきっかけがあったためかもしれません。

今後日本では地震や水害以外の災害も懸念されています。また昨今は感染症対策などのニューノーマルが騒がれていることもあり、非常時の対策について組織単位で向き合う必要があります。

安否確認システムの導入率

実際に、安否確認システムはどれくらい導入されているのでしょうか。
2019年に株式会社帝国データバンクが実施した「事業の中断リスクの対策」に関するアンケート調査では、重視する対策として「従業員の安否確認手段の整備」との回答が12項目中1位でした。

少し前のアンケートですが、平成29年に行われた東京都中小企業振興公社による調査では、69.3%の企業(165件/242件中)が安否確認システムを導入していると回答しています。

安否確認システム導入のメリット

安否確認システムの導入は、多くのメリットがあります。

従業員の安否をいち早く知ることができる

安否確認システムを利用することで、従業員やその家族の安否確認がスピーディに行えます。従業員の安全が確認できれば次のアクションを決めやすくなり、業務がストップする期間も最小限に抑えられます。

管理者はトラブル対応に集中できる

安否確認システムが自動で一括連絡を行うので、管理者はトラブル対応を優先できます。非常事態時は、インフラ崩壊や従業員が出社できないなどのトラブルにより、業務が停止することも想定されるため、管理者はそれらへの対応もしなければなりません。

従業員一人ひとりと安否確認の連絡をとることは、それだけで時間と手間がかかるため、トラブルなどの対応が後回しになる可能性もあります。安否確認システムを導入することで、そのような事態を避けることができます。

災害時だけでなく、感染症などさまざまな緊急事態に対応できる

安否確認システムは、「災害時にのみ使用する」というイメージが強くあります。しかし、アンケート集計機能で従業員の体温や体調といった健康状態を定期的に確認するなど、幅広い用途があります。例えば従業員の健康状態を把握することで、出社・リモート勤務の判断や感染者が出た際の臨時対応がスムーズに行えるようになります。

導入へのステップ

安否確認システムを導入する際には、3つのポイントがあります。

1.何のために導入したいのかを明確にする

必要になる機能は、災害時の対応や感染症対策など導入する目的によって異なります。

例えば、災害時の対応を目的として導入する場合には、従業員や社内設備の状況を迅速に確認する必要があります。感染症対策の場合は、日々の従業員の健康状態を把握するために、定期的に自動でアンケートを送信・集計する機能があると便利です。

このように、まずは目的を明確にした上でシステム導入をすることが重要です。

2.安否確認システムの機能やサービスを確認する

安否確認システムの一般的な機能には、一斉メール送信やアンケート集計、掲示板などがあります。そのほかにも、24時間対応しているヘルプデスクやスマホアプリの有無など、安否確認システムの機能やサービスの充実度合いを確認した上で、比較検討することが大切です。

3.自社の予算と費用感が合っているか確認する

安否確認システムの利用料金は月額で継続的に発生するので、固定費として支払える自社の予算を把握した上で導入を決めるべきです。また、初期費用がかかるサービスの場合はそれも忘れずに予算を確保する必要があります。

災害は明日起きるかもしれない。万が一に備え今から準備を

災害大国である日本で安定的に事業を行うためには、あらかじめ災害に備えておくことが必要です。パンデミックが起きた際も、従業員同士はコミュニケーションをとりながら業務を進めなければいけません。
企業の宝である人の安全を確保するために、今から災害時の安否確認手段を検討するのがおすすめです。

NTTコミュニケーションズで提供している安否確認サービス「Biz安否確認/一斉通報」では、目的に合わせたさまざまなプランもご提供しています。「自社に合ったプランが分からない」といった場合には下記リンク先からお問い合わせください。

サービス案内

  • 安否確認システム

    自然災害の発生などの緊急時に、社員やそのご家族の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計し、事業継続に向けた次の一手をお手伝いするサービスです。

    Biz安否確認/一斉通報

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