安否確認の具体的な意味とは？

安否確認とは文字通り、災害発生時などに従業員が安全な状態であるかを確認するものです。
まず本人の身体的な被災状況、さらに今いる場所の状態など現場状況を確認します。近年ではさまざまな連絡ツールが存在するため、安否確認が取りやすくなりました。

企業における安否確認の必要性

災害発生時には、企業は従業員の安否確認を徹底して行うことが大切です。企業による従業員への安否確認が大切な理由はBCPにあります。

BCPとは「事業継続計画」という意味です。災害などの緊急事態が発生した時に、影響の範囲や被災の状況に応じ、迅速に事業を再開するための行動をまとめた計画です。災害が発生した時、BCPの初動で行われるのは従業員と設備に関する情報収集です。これらの情報が集まらないと、事業再開に向けた次の一歩を踏み出すことができません。情報の集約ができず、何の対策もとれないまま時間が過ぎてしまうと、その分だけ損失も大きくなります。従業員の無事が確認できないと人的な稼働の確保に遅れが生じ、事業の立て直しにも弊害が生じます。

企業は従業員の安否確認ができてはじめて、指示を出せます。無事であるなら出社やテレワークで勤務に戻る指示を、出社が難しいようであれば次の行動をどうするかなど、本人の安全確保や事業再開のために必要な行動を促すことができます。

このように安否確認は従業員の安全を確保するとともに、事業の継続が可能かどうかの判断と事業再開に向けて次の一歩を素早く踏み出すためにも必要になります。

従業員への安否確認の方法

災害時、従業員に安否確認をする方法はさまざまです。その中で、企業が従業員への安否確認を行う際に、どのような方法を用いる場合が多いのでしょうか。

電話

電話で安否確認を行う場合、リアルタイムの状況を伝えやすいというメリットがあります。しかし、安否確認は一斉に行われるため、従業員の多い企業の場合、報告を受ける側の回線数や人員のキャパシティが不足する可能性があります。

メール

メールでの安否確認は、現在のスマートフォンや携帯電話の普及率を考えると有力な通知手段となり得ます。
しかし、着信したメールから内容を拾い出し、集計するのは多大な労力と時間がかかります。災害時は刻一刻と状況が変化するので、手間と時間をかけている最中に2通目、3通目と追加情報が届き、なかなかデータをまとめられません。そのため、大きな災害が発生した際の安否確認の手段としては、やや不安が残ります。

LINE・SNS

SNSは、インターネット回線が混雑していなければ従業員の安否確認の手段として有用です。また、LINEは既読マークがつくため、相手が内容の確認をしたのかを判断できます。

SNSも、「読んだ人は“いいね”ボタンを押してほしい」といった運用上の工夫をすることで、誰が内容を確認したのか知ることができます。
しかしLINEやSNSを使っていない従業員や、プライバシーの観点からアカウントを共有していない従業員の安否を確認することはできません。また、メールと同様に、返信された回答を手作業で集計する必要があるため、データ集計に多大な手間と時間が必要となります。

チャット

業務連絡向けの社内チャットも、従業員の安否確認に利用できます。チャットのアカウントは仕事用である場合が多いため、SNSやLINEのように従業員が普段から使用していない、個人アカウントを会社に知られたくないという問題は考えられません。
ただし、集計に時間と手間がかかります。

このように安否確認のどの方法にも、デメリットが存在します。そのため、安否確認の手段は1つに絞らず、複数の方法を取り入れることで、通知漏れ、回答漏れを防ぐ必要があります。

いざという時は安否確認システムが効果的

安否確認は、従業員ごとに電話やメール、SNSなどを使い分けることが重要です。しかし複数の手段を利用すると、回答の集計対象が増えるだけ手間と時間がかかり、混乱を招く可能性もあります。

さらに安否確認後は従業員への指示が必要ですが、従業員が回答に使用した通信手段が、指示を出すときにも有効かはわかりません。

安否確認の通知手段には、メールやアプリ通知、電話などがありますが、それぞれ長所と短所があり、単独では完結できません。安否確認システムはこれら複数の通知手段を統合し、回答の集計も自動化できるため、災害時の混乱した状況下でも確実な安否確認ができます。災害の際に確実な安否確認と迅速な対応が求められる企業にとって、心強い存在です。

安否確認システムだからできること

安否確認システムには、メールや電話による安否確認の短所を補う機能があります。例えば回答の自動集計機能では、誰からどのような回答が来たのか、全体の回答割合はどの程度かを自動で集計し、グラフ表示することが可能です。

回答状況をリアルタイムに確認できるため、状況の把握や指示がスムーズに行えます。回答のない従業員には、安否確認を自動で再送信する機能も搭載されています。

中には、掲示板機能や感染症対策に優れた機能などが備わっているサービスもあり、幅広い災害に対応することができます。

安否確認システム選びのポイント

安否確認システムは災害発生時、従業員や設備の状況確認をスムーズにし、BCPの最初の一歩をサポートしてくれます。ポイントをおさえて適切な安否確認システムを選択しましょう。

1. システムは安定して使えるか

安否確認システムは、データセンター、システム基盤、通信ネットワークなどで構成されています。被災によっていずれかの設備に影響が出れば、使用できないケースも考えられます。

安否確認システムは安定しているのか、トラブル発生時の代替手段はあるのか、導入前に確認しておく必要があります。

2. 運用のしやすさ

従業員と管理者双方が「使いやすい」と感じられるかどうかも、安否確認システム選びの大切な要素です。非常時に使うものですので、設定が難しいものは問題です。被災時の混乱した状況下でも、迷わず使用できるサービスを選びましょう。
使用感を試すためにも、導入前はサービスの内容をよく把握しておく必要があります。お試しプランが用意されている安否確認システムもあるため、積極的に利用することをおすすめします。

3. 費用

安否確認システムの利用料は、サービスによって異なります。
安否確認システムを選択する際には、とにかく「緊急時に安定稼働する」という条件を満たすサービスの中から、費用面を含めて検討することをおすすめします。
また、非常時だけではなく日常的な用途でも利用できるものであれば、より高い費用対効果が得られます。

4. システムのサポート体制

安否確認システムは地震の時だけに使われると思われがちです。しかし実際は地震や災害が発生していない時も社内連絡網やアンケートとして活用できるサービスや、設備の管理機能が備わっているサービスもあります。設定や操作方法など、いつでも問い合わせできる24時間365日の電話サポート窓口があると安心です。

まとめ

日本は災害大国と呼ばれ、近年は地球規模の気候変動による異常気象も頻発しています。
その中で、企業の危機管理上、BCPを策定している企業は増えています。特に、多くの会社と協力関係のある大企業は、協力会社が稼働できない時の代替調達先をBCPに明記することが一般的です。
もしも調達先である協力会社が復旧計画を速やかに提出できなかった場合、調達先を切り替えられてしまう恐れがあります。大事な顧客を失うリスクを低減するには、取引先に速やかに復旧計画を提出することが重要です。
BCPは大企業だけに必要なものではありません。安否確認システムの導入は、会社の規模を問わず、幅広い業種で急速に進んでいます。

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