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安否確認システムの運用の流れ~機能を把握し適切な製品を選ぼう~

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安否確認システムは、災害発生時に従業員の安全と企業のBCPをサポートしてくれるツールとして、多くの企業から注目されています。
今回は安否確認システムの機能や運用の流れについてご紹介します。安否確認システムを選ぶ際のポイントについても解説しますので、導入検討の参考にしてください。

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害発生時に従業員の安全確認を行うものです。安否確認システムの導入は従業員を守ることはもちろん、企業の事業継続にも直結します。

思いがけない災害が発生して業務が停止した時、立て直しには従業員の存在が欠かせません。
安否確認システムは、従業員の安否状況と社内設備の状況を確認し、必要な行動の指示などを素早く行うためのシステムです。従業員の安否確認のスピードは早ければ早いほど、復旧へ向けた第一歩の行動を早く取ることができます。

安否確認システムがないとどうなる?

安否確認システムを導入していない場合、災害発生時の連絡手段はメールや電話、SNSなどになります。しかし、大規模な災害が発生した際、電話は回線が混雑してつながりにくくなることが考えられます。メールも送受信の遅延が発生し、リアルタイムでの状況確認が難しくなる可能性が大いにあります。今はSNSで安否確認を行う企業も少なくないですが、「誰から返信が来ていないのか」「もしかしたら気づいていないのか」といった従業員個別の状況を把握することは困難です。

安否確認システムは、これらの問題を解決することができます。
万が一担当者が被災して出社できない状況でも、システムが安否確認の通知を自動で送信し、返信内容も自動で集計します。返事がない従業員に対しては一定間隔で数回の送信を繰り返すなど、安否確認に必要なさまざまな行動を担ってくれる存在です。

安否確認システムの機能

安否確認システムができることは、ただ「安否確認を行う」だけではありません。その内容についてご紹介します。

1. 自動で安否確認

大地震が発生した際、システムが従業員に自動で安否状況の登録依頼を送信します。従業員からの返事がない場合は、設定した間隔と回数でリトライ送信を行います。

2. 回答状況の自動集計

従業員の安否確認を行い、回答はリアルタイムで集計されます。これにより、回答のない従業員が把握できます。

3. 災害発生時の行動の指示

集計された回答を確認し、次にどのような行動をとる必要があるのかを、全体・個別に指示できます。例えば、出社可と回答した従業員に対してのみ、出社依頼の連絡をするなど、従業員の状況に合わせた指示が可能です。

4. 災害状況の確認

気象庁から発出される警報などを確認できる安否確認システムもあります。インターネットやSNSよりも正確な情報が提供されるため、次の行動への移行がスムーズになります。

5. 健康状態の確認

感染症対策ができる安否確認システムもあります。毎朝の体温や体調を報告できるような機能があれば、感染症対策の意識向上にも役立ちます。

安否確認システム運用の流れ

安否確認システムを導入しても、正しく運用できないと本来の役割を充分に発揮できません。安否確認システム運用の流れを把握しておきましょう。

1. 安否確認の一斉送信

大地震が発生した時、安否状況の登録依頼が自動で一斉送信されますが、送信対象はシステムへ登録済みの従業員のみとなります。導入後すぐに全従業員の登録を済ませておくことが大切です。

2. 安否状況の確認

安否確認の登録画面には「本人の安否」や「出社可否」などの項目があり、従業員が安否状況を回答できるようになっています。万が一、従業員が被災時にメールが使えなくても、音声通話で安否の登録ができるサービスもあります。回答は自動で集計され、回答のない従業員には自動で再送信されます。再送信までの時間の間隔や、回数の設定が可能な安否確認システムもあります。

3. 業務指示の送信

安否状況の回答を確認した管理者は、回答の内容にもとづき、次の行動を指示します。連絡手段はメールや電話のほかに掲示板機能を使った全体周知もあります。

無事の確認が取れたら、管理者は従業員をどこに優先的に配置するかなどを判断する必要があります。この時に速やかに判断できるよう、平常時から他部署との連携を取り、災害発生時の状況確認の流れや管理者同士の連絡手段なども検討しておく必要があります。

安否確認システム選びのポイント

せっかく安否確認システムを導入しても、いざという時に正しい使い方がわからない、システム自体が被災して動作しない、となってしまっては意味がありません。安否確認システムの導入で失敗しないよう、選定のポイントを把握しておきましょう。

1.システムの信頼性

安価な安否確認システムの場合、データセンター、システムの開発・保守運用、通信経路などの事業者がそれぞれ異なっており、システム障害発生時の故障箇所の特定や復旧に時間がかかります。安否確認システムは災害時に利用する前提のため、事前に運用体制を確認しておくことが重要です。

2.従業員家族の安否確認の可否

従業員自身が無事でもその家族が被災、もしくは安否がわからない状態の従業員は、勤務継続が困難となるかもしれません。従業員自身が家族間で安否確認が取れる機能があると、従業員も安心して業務を再開できます。

3.管理のしやすさ

導入をしたものの、登録者の名簿管理や回答の集計などに手間取るシステムでは、かえって管理者の負担が増えてしまいます。従業員の一括登録・更新が簡単にできる機能や、回答の自動集計機能があるのかを確認しておく必要があります。

4.使いやすさ

安否確認の回答に手間取ってしまっては、従業員の負担になります。また、災害時にID・パスワード忘れの問い合わせが管理者に集中してしまうようでは困ります。災害時に限り、ID・パスワードによる認証なしでも登録できる機能があることが望ましいです。

5. 費用

企業として使える予算には限りがあるため、なるべく予算内でよいものを選びたいと思うものです。しかし安価なシステムは、災害時の信頼性に不安があったり、使いにくかったりするものも少なくありません。

価格で選ぶのではなく、「緊急時に安定稼働するか」という判断基準を軸に、自社に合った適切なシステムを選ぶことをおすすめします。細かな機能の有無を比較するより、安否確認システムを導入するにあたり、最も重視するポイントを決めておくことが大切です。

6.サポート体制

初めての安否確認システム導入の場合、設定や操作方法についての相談窓口があると安心です。導入時はもちろん、災害時でも、24時間365日 電話サポートを受け付けているサービスを選択することが重要です。

まとめ

安否確認システムは導入することが目的ではなく、いざという時に適切に運用できることこそが大事です。平常時のアンケートや定期訓練の実施により、安否確認システムの登録情報を最新化しながら運用に慣れておくことが必要です。こうしたアンケートや定期訓練の発信ごとに費用が発生するのか、何度実施しても費用が変わらないのか、といった点も重要な判断基準となります。

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  • 安否確認システム

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