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安否確認システムの必要性とは?未導入で起こりえるトラブルと導入の手順

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安否確認システムは、災害発生時に従業員の安全と企業のBCPをサポートしてくれるツールとして、多くの企業から注目されています。
今回は、安否確認システムの必要性や導入後の手順について詳しくご紹介します。導入していないことで起こるトラブルについても解説しますので、安否確認システムの導入を検討している場合はぜひ参考にしてください。

安否確認システムとは?

安否確認システムとは、地震などの災害が発生した際に従業員の安否を迅速に確認するためのサポートツールです。
災害発生時には、システムから登録者へメールを自動送信し、回答も自動で集計してくれるため、管理者は従業員の状況把握に手間がかかりません。
このように安否確認システムは、災害発生後の企業の初動と従業員や関係者の安全をサポートしてくれる、頼もしい存在なのです。

安否確認システムがない場合の連絡手段

安否確認システムを導入していない企業は、大きな地震が発生した時に従業員の安否確認をどのように行えばよいのでしょうか。
近年、電話やメールに加え、SNSやチャットも連絡方法の1つとして利用されています。しかし災害発生時、電話やメールは回線・サーバーの混雑によってつながりにくくなることが考えられます。SNSは、プライベートな内容を書いているため、会社にアカウントを教えたくないという従業員もいるでしょう。

会社内チャットは回線が安定しており、プライベートで利用するものでもないため、先に挙げた連絡手段と比べると利用しやすいツールです。しかし従業員の数が多い企業の場合、集計しなければいけない回答数が増え、迅速に確認することが難しくなります。

このように安否確認システムを導入していなくても、従業員の安否を確認する手段はあります。ただし、「安心して使える」「効率よく状況を把握できる」という点に関しては不安が残ります。
安否確認の手段は1つに絞らず、従業員の数や状況によって使い分けが必要です。

企業における安否確認システムの必要性

企業の安否確認システムの導入率は、年々増加傾向にあります。安否確認の手段は複数あるにも関わらず、なぜシステム導入を検討する企業が増えているのでしょうか。その理由は、BCPを策定する企業が増えていることと関係がありそうです。BCPにおける安否確認システムの必要性に注目してみましょう。

BCP対策として高い効果を発揮

BCPとは、「Business Continuity Plan」の頭文字を取ったビジネス用語です。日本語では、「事業継続計画」といいます。BCPは災害が発生した際になるべく早く事業を立て直し、ビジネスを再開するための計画を指したものです。事業の立て直しに欠かせないのは、従業員の存在です。

全従業員の安否を確認し、その後の行動を指示する一連の流れがBCPの初動であり、要となります。災害時に従業員と連絡が取れることにより、事業再開に向けての対処も早くなり、事業再開後の業績回復にもよい変化が現れるでしょう。

従業員の安否確認漏れを防止

仮に、安否確認システムがない状況で災害時の初動対応をしようとすると、どうなるのでしょうか。従業員の数が多いと、どのツール上で誰から返事が来たのか、誰から来ていないのかの確認が困難になります。リスト化を手作業で行っている間に指示が遅れ、二次トラブルや二次被災につながることも考えられます。例えば指示が無いばかりに、業務ができる状況ではないのに従業員が無理に出社してしまい、帰宅困難になってしまう、といったことが起こる可能性があります。

SNSで安否確認を行う企業の場合、前述の通り「アカウントを会社に教えたくない」という従業員もいるでしょう。そうした場合、その従業員にだけメールなど別の手段を用いなくてはなりません。しかし有事には個別対応を完璧にこなせず、安否確認漏れが発生する可能性もあります。

安否確認システムは、災害発生時に登録した従業員全員にスマートフォンアプリへのプッシュ通知やメール、電話による音声での通知など、複数の通知手段でメッセージを自動送信します。集計も自動で行うため、安否確認漏れの状況を容易に把握することが可能です。また、従業員のプライベートな情報は管理者からも閲覧できないように配慮されているので安心です。

従業員の家族まで安否確認ができる

従業員が無事でもその家族の安否がわからない場合、出社の指示を出すには配慮が必要です。無理に出社させた結果、かえって事業継続に支障が出ることも考えられます。

そのため、従業員の家族の安否確認も、災害時の企業活動において欠かせない要素といえます。安否確認システムの中には、従業員と家族が情報共有できる機能を搭載したものもあります。家族の無事が分かれば、従業員も次の行動に意識を向けやすくなるでしょう。

安否確認システム導入後の手順

安否確認システムは、「導入すれば終了」というわけではありません。いざという時に、安否確認システムをしっかりと使いこなせるように、導入後の手順についても把握しておきましょう。

また、あらかじめ安否確認システムを導入する前に、運用フローをまとめておく必要があります。

例えば、安否確認システムにより従業員の安否状況の確認が取れた後、「どこの部署に優先的に人材をまわすのか」「その適任者は誰なのか」などの初動フローを決めておきます。合わせて、管理者同士の連携や従業員同士のフォロー体制なども細かく想定しておきましょう。
導入直後は、安否確認システムの役割の重要性と運用方法を、従業員に周知しておくことも忘れてはいけません。周知を徹底しておかないと、安全確認のメールが迷惑メールと勘違いされる、初期情報登録を実施してもらえないなどのトラブルが起こる可能性もあります。

1. 利用者の登録

安否確認システムを活用するには、従業員をリストに登録する必要があります。登録漏れがあると、緊急時に安否を確認できません。

従業員に安否確認システム導入の理由と存在を周知したら、全従業員に登録を指示しましょう。
正社員はもちろん、必要であれば契約社員やアルバイトといった非正規雇用の従業員の登録も忘れないようにしてください。特に従業員の入れ替わりが激しい場合は、登録漏れが発生しやすくなるので注意が必要です。合わせて、従業員の入退社や異動に伴う登録変更を誰が実施するのか明確にしておく必要があります。

2. システムの動作確認

導入をしても、システムがいざという時、実際に意図したとおりに機能しなければ意味がありません。安否確認システムの多くは、訓練を実施できるようになっています。

「問題なく従業員に連絡が届くのか」「画面を見た時に内容がすぐにわかるか」「返信までの動作はスムーズにできるか」「集計は滞りがないか」などの項目について訓練を繰り返し、改善点がないか確認しておきましょう。

3. 利用者の使用訓練

安否確認システムの導入後は、定期的な使用訓練をおすすめします。
前述したように、一度の動作確認では災害時にシステムをうまく使いこなせない人が出たり、存在そのものを忘れたりする人も現れるといったトラブルが起こる可能性があるためです。
使用訓練を定期的に行うことで、実際に有事が発生した際にどのように行動すればよいかがイメージしやすくなります。

まとめ

災害は予測が難しいものです。過去に発生した災害では、取引先への復旧計画の提示が遅れたために、大口の顧客を失ってしまう事例も多く発生していました。その点、安否確認システムは災害時に従業員の安否を確認し、スムーズな事業再開をサポートしてくれます。次の災害がいつ訪れるかは分からず、導入しても従業員に浸透するまでには時間がかかると予想されるため、早めの導入検討をおすすめします。

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