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安否確認の方法とは?一般的なやり方とシステムを使用した場合の差

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災害などの緊急事態が発生した際に、従業員の安否確認を正確かつ迅速に行える企業は少ないのではないでしょうか。災害の発生は時を選びません。誰がどのような手段で安否確認を実施するのかを含め、課題を整理しておく必要があります。
今回は、企業にとって必要不可欠である「スムーズな安否確認」の方法についてご紹介します。

企業が従業員に行う安否確認の方法とは

従業員の安否確認は特定の方法だけに絞らず、状況や従業員ごとに使い分けることで、漏れなく適切な安否確認と指示ができます。

電話

従業員に会社用の携帯を配布している場合、電話での安否確認方法を採用している企業も多いのではないでしょうか。電話で声を聞くことで安否確認の担当者も安心でき、口頭で現況を細かく確認できます。
しかし災害直後は多くの人が電話を使用するため、回線がつながりにくくなります。実際に東日本大震災の直後は、平常時の約50倍以上も通話が集中した通信キャリアもあったとされています。また、従業員の人数によっては個別に電話をかけたり受けたりするには回線数も対応者も不足します。

メール

メールで安否確認を行うことは可能ではありますが、災害時はメールの送受信数が増え、サーバーの処理が追いつかなくなるケースも珍しくありません。それにより送受信にタイムラグが生じ、リアルタイムで現況を把握できなくなります。

また、被災の混乱で従業員がメール着信に気付かない、管理者が回答内容をまとめるのに手間と時間がかかる、といった課題もあります。

SNS・チャット

近年ではSNSツールを使い、従業員の安否確認を行う企業も少なくありません。主要なSNSはユーザー数も多く既読機能やグループ機能がついており、多くの企業で日常的な連絡ツールとして用いられています。
しかし、プライベートのアカウントを会社に教えたくないという従業員への連絡には使えず、また、回答内容を集計するには手間と時間がかかるというデメリットもあります。

SNSのほかに、社内チャットで従業員の安否確認を行うことも可能です。
チャットは「手軽な掲示板」ともいえるツールで、全体の状況確認に適しています。また、リアクションボタンひとつで既読がわかったり、個別でメッセージ送信ができたり、柔軟な安否確認と行動指示が可能です。
ただしメールやSNSなどと同様、内容を集計するために手間と時間がかかってしまいます。

災害伝言ダイヤル・伝言板

災害伝言ダイヤルや伝言板を使用する安否確認方法もあります。災害伝言ダイヤルや伝言板は、通信各社が電話回線混雑を避け家族や友人の安否確認を行うために設けられたものです。
もちろん企業で従業員の安否確認にも活用できます。
ただし伝言の登録時間や1つの電話番号での使用回数に制限があるため、注意が必要です。また、誰が結果を確認して集計するのかも課題となります。

安否確認サービス

安否確認サービスは、災害時における従業員の安否確認を支援するためのものです。災害発生時に自動でメールを送信し、回答を自動集計します。さらに回答のない従業員へは繰り返しメールやスマホへのプッシュ通知、電話など複数の手段で通知できます。この点が他の安否確認方法と異なる、「専用ツール」ならではの特長です。
地震だけでなく台風や豪雪など、ある程度予測できる天災の注意喚起や、感染症における従業員の健康管理などに活用できるサービスもあります。

企業における従業員の安否確認が必要な理由

企業にとって災害発生時に従業員の安否状況を把握することは、的確な経営判断を早く行う上で欠かせません。大規模な災害が発生した際に、事業を立て直すにはマンパワーが重要になるためです。
しかし安否確認がとれないと、被災後の行動を指示することができません。安否確認によって従業員の状態を的確に把握できれば、スピーディーに指示することができ、事業再開の目安がつきやすくなります。

このように、安否確認は従業員の安全確認が目的です。最終的には「事業を元の状態に戻す」ことにたどり着きます。そして元の状態に戻すのが早いほど、企業の体力回復も早まります。

システムを使った安否確認の方法とは

安否確認システムの導入により、具体的に何ができるのかをご紹介します。

従業員への一斉メール送信

安否確認システムは、大地震が発生すると登録している従業員全員に通知を一斉送信します。メールには簡単な操作で回答ができる選択肢と、任意でのメッセージ入力欄があります。

安否状況の一元管理

回答は自動で集計されるため、状況を把握した上で適正な指示を出せます。回答のない従業員へは、再通知を繰り返します。

素早い行動指示

回答内容を見た上で、今後の行動指示を個別に連絡できます。例えば、通知に対して「無事」と回答のあった従業員だけを指定してメッセージを送信できます。また、全体周知を迅速に行うための掲示板機能などが提供されているサービスもあります。

災害状況の確認

現状の災害状況がどのようになっているのかを確認できる安否確認システムもあります。さらに積雪や台風など予測できる災害発生をシステムがアナウンスしてくれるサービスであれば、従業員に注意喚起を促すこともできます。

従業員の家族の安否確認も可能

安否確認システムの中には、従業員とその家族がお互いに安否確認できる機能がついているものもあります。従業員本人の安否の確認がとれても、その家族がどのような状態かわからないと業務復帰は困難です。従業員の家族の安否確認ができることで、従業員本人が安心して職務に戻れるようサポートします。

企業間で安否確認システムの重要性が認識された理由

これまでも多くの企業がBCPを意識し、それに備えた訓練や対策を練ってきました。ところが2011年3月11日に発生した東日本大震災では、緊急事態システムが実際には起動しなかったり、安否確認を行う担当者が被災をしてしまい従業員の安否がわからなかったりといった問題が発生しました。
これにより、多くの企業がBCPの見直しを行いました。一部の地方公共団体では、BCPの内容が震災前と震災後で10倍近く増えたところもあったほどです。

BCPを改善するために注目されたのが、安否確認システムです。不測の事態が発生した時に、従業員の安否確認を滞りなく行い、事業回復のスピードを早めるために重要だと認識されるようになりました。 災害時に自社設備が被災してしまい、自社で開発した安否確認システムが使用できない事例があったことなどから、現在はクラウド上のサービスを利用することが一般的です。

安否確認システム選びのポイント

安否確認システムを選定する際に、最も重要なのは「緊急時に安定稼働すること」です。単純に価格や機能の数で選ぶのではなく、災害時に安否確認を確実にできるサービスを選ぶことが大切です。また、従業員と管理者双方が使いやすく、困ったときにいつでも相談できる24時間365日の電話サポート窓口があることも安否確認システム選びでおさえておきたいポイントです。

無料トライアルがある場合は、実際の使用感を試してみることをおすすめします。

まとめ

安否確認にはメールや電話、SNSといったさまざまな方法があり、どれも少しずつ課題があるのが現状です。これらの課題を解決する手段として、安否確認システムが存在します。
災害は想定外の規模で、想定外のところに重大な影響が出るものです。だからこそ、できる限り多くの通知手段、回答手段を持っていることが大事なのです。

NTTコミュニケーションズで提供している安否確認サービス「Biz安否確認/一斉通報」は、メールやアプリ通知、電話など、複数の安否確認方法で災害時も安心して使えるサービスです。日常的な従業員へのアンケートや感染症対策など、幅広い用途で利用可能です。無料トライアルも実施中ですので、お気軽にお試しください。

サービス案内

  • 安否確認システム

    自然災害の発生などの緊急時に、社員やそのご家族の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計し、事業継続に向けた次の一手をお手伝いするサービスです。

    Biz安否確認/一斉通報