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安否確認システムの導入・運用フロー~流れを把握して有効活用を~

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安否確認システムは企業にとって必要なものとわかっていても、「使いこなせるのか」「フローが複雑そう」と考え、導入を躊躇するケースもあるのではないのでしょうか。

また、機能がシンプルであるが故に運用を甘く見てしまい、導入してから苦労する方もいらっしゃいます。
そこで今回は安否確認システムを正しく活用するために、導入フローと運用フローについてご紹介します。安否確認システムに対する不安を払拭し、自社に合うシステムを探す参考にしてください。

安否確認システムとは?

安否確認システムとは、災害発生時に管理者が従業員の安否・状況を確認し、双方で連携を取るためのものです。東日本大震災を契機に注目され、多くの事業者が安否確認サービスを提供するようになりましたが、基本的な機能項目には大きな違いは無いように見えます。災害時に従業員に対して安否状況の登録を促す通知をし、従業員が回答を登録する、といったシンプルな機能が中心となることは共通しています。
しかし、安否確認システムやデータセンターの堅牢性、通知手段の種類などには違いがありますので、自社のニーズに合ったサービスを選択することが大切です。

企業が安否確認システムを重要視する理由

近年、安否確認システムの導入を検討する企業が増えています。なぜ、安否確認システムが注目されているのでしょうか。

これまでも多くの企業が災害発生時の安否確認方法について、訓練やマニュアル作成などを実施してきました。ところが2011年、東日本大震災が発生した際、用意していた緊急時対応システムやマニュアルがうまく機能しなかったことが多かったとされています。従業員の安否が確認できないことから、事業再開の目処が立たず苦しんだ企業も多くありました。

安否確認システムは、災害発生後に状況を迅速に確認し、適切な行動を取れるよう支援することを目的としています。安否確認システムを導入することで、事業再開をスムーズにすることが可能です。

東日本大震災での痛手を教訓に、多くの企業が被災時の事業継続・再開のため、初動をサポートする安否確認システムを導入しています。

安否確認システムの導入フロー

安否確認システムの導入をするには、どのようなフローで進めれば良いのでしょうか。安否確認システムの導入フローについて、確認しておきましょう。

1. 自社にあった安否確認システムの選定

まずは、自社にあった安否確認システムの選定が必要です。
「安否確認ができる」といっても、サービスごとに特徴は異なります。例えば、「システムの堅牢性」「電話による音声通知に対応」「感染症対策として健康管理が可能」といった違いがあります。

機能は多い方がよいとも限りません。機能や設定項目が多すぎると煩雑になり、いざと言う時に使いにくかったり、設定を間違えたりする可能性があるためです。
自社に合ったシステムを選ぶために、まずは「自社が安否確認システムに求めるもの」の中で絶対妥協できないポイントを決めましょう。そうすることで、あまり重要ではない機能に惑わされて自社に合わないサービスを選んでしまうことを避けることができ、最適なシステムを見つけやすくなります。

サービスによっては、無料トライアルを提供しているものもあります。積極的に活用して、サービスに事前に触れておくと不安の解消に役立ちます。

2. 申し込み

導入する安否確認システムが決まったら、購入申し込みをします。ほとんどの安否確認システムには複数のプランが用意されているため、会社の規模や求める機能に適したプランを選びましょう。
申し込みから開通までは時間がかかる場合もあるため、注意してください。

3. 管理者・従業員の安否確認システムへの理解

安否確認システムを導入後、管理者従業員に安否確認システムの周知を行います。この時、導入の目的や安否確認システムの必要性を全員に理解してもらうことが大切です。重要性が把握されていないと、いざという時に機能しなくなってしまう可能性があります。

4. 従業員のユーザー登録

従業員への周知が完了したら、管理者は従業員すべてにIDを割当て、システムに登録します。その後、IDと初期パスワードとともに利用方法を従業員に連絡します。従業員が各自で任意の連絡先を登録すれば、安否確認システムを利用するための準備は完了です。

災害発生時の安否確認システムの運用フロー

安否確認システムの導入が完了したら、次はシステム運用フローについて確認しておきましょう。

1. 災害発生時の安否確認連絡

安否確認システムは、設定した震度以上の地震が発生した場合、従業員に安否確認通知を自動で一斉送信します。通知本文はあらかじめテンプレートとして予約可能なことが多く、有事の度に管理者が本文作成をする必要はありません。

2. 従業員からの状況報告

通知を確認した従業員は、自身の状況を登録します。回答欄が選択式であれば従業員も迷うことなく回答できます。未回答の従業員には、システムが自動で再送信できるサービスもあります。

3. 回答内容の自動集計

従業員の回答内容は、システムが自動集計します。自動集計した内容を表や円グラフなどで表示し、誰がどのような状況か、誰から回答がないのかといった情報が一目でわかる仕様になっているものが多くあります。

4. 管理者から従業員へ状況に合わせた指示

自動集計された内容を見て、必要であれば指示をします。例えば「無事」「出社可能」と回答のあった従業員だけに出社する場所や時刻を連絡し、逆に自宅や家族に被害のあった従業員には、自身の回復を優先するように指示をします。回答内容を条件とした指示ができるほか、特定の個人やグループにも指示ができます。また、掲示板機能で全体周知やよくある質問を共有できるサービスもあります。

安否確認システムのその他の活用法

安否確認システムは、その他の用途でも活用できるものがあります。
例えば、「通知・回答・集計」の機能を従業員アンケートに応用できるほか、「位置情報記録」機能があるサービスの場合は、現場直行の従業員の勤務時間管理にも応用できます。
上記はあくまでも一例であり、アイデア次第でさまざまな活用が可能です。このような日常的な利用を訓練とすることで、安否確認の回答率向上に役立ちます。

まとめ

安否確認システムの導入・運用フローをご紹介しました。災害はいつ発生するかわかりません。いざという時に正しく活用できるよう、事前にしっかり準備しておくことが大切です。
NTTコミュニケーションズで提供している安否確認サービス「Biz安否確認/一斉通報」は24時間365日の電話サポートもあるので安心です。無料トライアルもご用意していますので、まずはお気軽にお試しください。

サービス案内

  • 安否確認システム

    自然災害の発生などの緊急時に、社員やそのご家族の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計し、事業継続に向けた次の一手をお手伝いするサービスです。

    Biz安否確認/一斉通報