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安否確認で緊急連絡網を作成~活用方法とリストの作り方~

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有事の際、緊急連絡網が整っているかどうかは非常に重要なポイントとなります。緊急連絡網を作成する際は、管理者を決定したうえでメール・電話などの通信手段や、個人情報の取り扱いなどを検討する必要があります。今回は、企業の緊急連絡網の作り方や便利な安否確認システムについてご紹介します。

企業の緊急連絡網とは?

緊急連絡網とは、有事の際に部署内・会社全体に「どのような行動をするべきか」を周知するための連絡先一覧を記載したものです。

以前は電話が連絡ツールの主流だったため、連絡「網」という言葉から連想できるように「連絡を受け取った人が、次の人に同じ内容を伝言する」といったようにバトンリレー形式で連絡をつなげていました。

しかし現在では複数の連絡手段が存在するため、最初の1人が全体に一斉周知をするために連絡網が活用されている場合が多いといえます。

緊急時の安否確認の方法

緊急連絡網を使用しなくてはならないケースはさまざまです。しかしほとんどの場合、トラブルが発生した際に次の行動指示を出すために使われます。とくに災害が発生した際は、あらかじめ緊急連絡網が用意されていると安否確認がしやすくなるといえるでしょう。

では、緊急連絡網を活かした安否確認の方法には、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは1つずつご紹介します。

メール

メールでの安否確認を行う場合、管理者が全体・もしくは一部の人に一斉送信をします。

メールアドレスが会社から支給したものであればよいですが、個人のものの場合はプライバシー保護のためにBCC、CCを使い分けなくてはなりません。
また、災害発生時はサーバーが混雑するため、メールの送受信に遅れが生じたり、そもそも送受信ができなかったり、といった事態が発生する可能性もあります。

電話

電話で安否確認を行う場合、担当者1人で全員に連絡を入れようとすると時間も手間もかかります。
緊急連絡網があれば、最初の人に指示内容を伝えて、次の人へ連絡のバトンリレーを行います。

しかし連絡網の人数が多いと途中で伝達内容が変わってしまったり、管理者に一人ひとりの詳細が伝わらなかったりといった事態も発生しがちです。

メールと同様に、大規模災害の際には電話回線もつながりにくくなる可能性があります。

SNS

SNSは全体への一斉連絡に長けています。LINEには既読機能もついているため、連絡を確認した人数まで把握することが可能です。

しかしグループLINEの場合、内容を見た人数はわかるものの「誰が見たか」まではわかりません。また、SNSアカウントは個人で作成している場合が多く、連絡網として会社にアカウント情報を提供したくないと考える従業員もいるでしょう。

チャットツール

業務用のチャットも、安否確認ツールとして優秀です。あらかじめ「読んだ人はリアクションボタンを押すように」といったルールを記載しておけば、一部ツールでは誰が読んだのかがわかります。

しかしチャットツールによっては、「誰がリアクションをしたのか」まではわからないものもあります。その場合は、未確認の人物の特定が困難になるといえるでしょう。

安否確認システム

安否確認システムは、全従業員を通知対象としてシステムに登録しておけば、災害や緊急事態が発生した際に一斉に通知を行えます。複数の通知手段があるサービスもあり、通信インフラに被害が出るような災害が発生した際も通知が届きやすく、回答もしやすいのが特徴です。複数の通知手段で発信すると、回答も複数の経路から登録されます。これを手動で集計するのは大変な手間がかかりますが、安否確認の専用システムはこれらも自動で統合して集計することが可能です。災害時でもつながりやすく、未回答者には自動で再送信ができるなど、安否確認に必要な機能を備えたシステムです。

企業における緊急連絡網の作り方

企業が緊急連絡網を作る際、留意すべき点は数多くあります。今後緊急連絡網を作成するのであれば、以下の点に気をつけることをおすすめします。

安否確認ツールの選定

まずは「緊急時にどの連絡ツールを用いるのか」を考える必要があり、具体的な通信手段としてはメールや電話、SNS、チャットが挙げられますが、前述のとおり、災害時に安否確認ツールとして利用するにはそれぞれ課題があります。企業で安否確認ツールを選定する際は、メールや電話、スマホアプリへのプッシュ通知など、複数の通信手段を使える安否確認システムの利用をおすすめします。

安否確認に必要な連絡先の記載

「緊急連絡先にどこまでの情報を含めるか」といった点も大切なポイントです。

たとえば自宅や実家の電話番号など、プライベートな連絡先の提供に抵抗がある従業員もいるので、配慮が必要です。とはいえスマホの電話番号だけでは、つながらなかったときに安否確認ができなくなります。

安否確認の重要性について従業員の理解を促し、緊急連絡先は1つのみではなく、複数の連絡先を登録してもらう必要があります。

緊急連絡網の使用条件

緊急連絡網に記載されている個人情報をどのような事態が発生したときに使用するのか、あらかじめ災害対策マニュアルなどでルールを明確化しておきましょう。

管理者の決定

緊急連絡網には従業員のプライベートな情報が書かれているので、個人情報は慎重に取扱う必要があります。
管理部署を決めて一部の人間しか閲覧できないようする、といったプライバシーへの配慮をすることが重要です。

安否確認システムの重要性

安否確認においては連絡網を作るのみで完了ではなく、従業員からの回答を集計し、その内容に応じて指示することが必要です。

さらに、なかには緊急連絡を見落としてしまう従業員もいるでしょう。「大規模災害の際に安否確認がうまくいかない」「連絡網が機能していない」といった事態は大変な二次災害を引き起こす可能性があります。

安否確認システムを利用すれば、従業員からの回答を自動集計でき、未回答の従業員には自動で再送信するなど、迅速かつ確実な安否確認を実現可能です。緊急事態が発生した際に従業員の初動を素早く指示できるため、問題解決と事業再開のスピードを早めることができます。

まとめ

緊急連絡網は従業員への安否確認や行動指示に役立つものですが、作成や運用に手間がかかるなど多くの課題があります。個人情報の保護に配慮して緊急連絡を行いたい場合は、安否確認システムの利用をおすすめします。
安否確認サービス「Biz安否確認/一斉通報」では、個人情報を原則非表示とすることができるため、個人情報を守ることが可能です。
緊急連絡網の作成と運用フローに悩んでいる方は、ぜひ無料トライアルからお試しください。

サービス案内

  • 安否確認システム

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