社員証を電子化するメリットは？入退室管理アプリのススメ

社員証を電子化する6つのメリット

社員証を電子化するメリットは、大まかにわけて6つあります。具体的にそれぞれのメリットについてチェックしていきましょう。

コストの削減

1つ目のメリットは、コスト削減です。

社員証を電子化することで、ラミネート・プラスチックカードなどの物理カードをスマートフォンに集約することができます。物理カードは発行や廃棄にコストがかかるため、企業の負担となりがちです。一方、社員証を電子化すれば、物理カードを発行する必要がなく、回収する際もシステム上で行うだけで済むため、社員証運用のコストを大幅に削減することができます。

社員証紛失時にも柔軟な対応が可能

2つ目のメリットは、社員証を紛失した際も柔軟な対応が可能であるという点です。

万が一、社員証を紛失してしまうと個人情報の漏洩や会社の信用低下など、さまざまなトラブルが発生します。そのため、運用する際は十分に注意しなければなりません。

しかし、社員証の紛失は100%回避することは難しいでしょう。なぜなら、企業は複数の社員を抱えており、普段しっかりと社員証を管理していたとしてもうっかり失くしてしまうことはあるからです。

例えば、物理カードの場合、カードホルダーなどに入れるケースが多いですが、知らない間にカードホルダーから抜け落ちてしまい紛失してしまうこともあります。また、カバンに社員証を入れている場合でも書類などを取り出したときに一緒に飛び出してしまう可能性もゼロではありません。さらに、飲み会のときに紛失してしまうなど、完全に社員証の紛失を回避すること難しいです。

このように、社員証の紛失は100%回避することはできません。しかし、実際に紛失してしまうとトラブルが発生するので、対策を講じたいという企業も多いでしょう。社員証を電子化することで、紛失によって起こるトラブルを最小限にすることが可能です。

社員証を電子化することで、万が一紛失してしまった場合でも遠隔操作で社員証の廃止を行うことができます。これにより、悪用される心配が最小限に抑えることができるので、その点も社員証電子化の大きなメリットです。

スマートフォンなどで入退室ができる

3つ目のメリットは、スマートフォンで入退室をすることができる点です。

社員証を電子化することでスマートフォンから入退室を行えるようになります。スマートフォンにはBluetooth接続機能があり、入退室機器にかざすことで認証が可能です。

スマートフォンを社員証として活用することができれば、物理カードを首から下げる必要がなくなります。社員が入退室しやすい環境を整えられるので、その点もメリットといえるでしょう。

訪問者もスマートフォンで入退室が可能

4つ目のメリットは、訪問者もスマートフォンで入退室をすることができる点です。

通常、オフィスの訪問者は入館許可証などを付与し、入室の権限を付与します。その都度、訪問者に物理カードを発行しなければならないため、非常に不便です。

社員証を電子化すれば、訪問者もスマートフォンで入退室することができるようになります。これにより、受付を通す必要がなくなるため、訪問者の利便性も大幅に向上するでしょう。

セキュリティの強化につながる

5つ目のメリットは、セキュリティ強化につながることです。

社員証を電子化することで、入退室情報を専用アプリで管理することができます。これにより、オフィスのドア施錠権限を利用者のみに付与することが可能です。オフィスを利用する人に応じて“入室できる部屋”と“入室できない部屋”を振り分けることができるので、重要書類の無断持ち出しを抑制することができたり、紛失や情報漏洩のリスクを最小限にすることができたりします。

また、利用者に応じて入退室の権限を付与するため、万が一無断持ち出しや情報漏洩などが発生した場合、人物を特定しやすくなります。これにより、なぜトラブルが発生したのかを把握することも容易になるため、大きなメリットです。

業務効率化につながる

6つ目のメリットは、業務効率化につながる点です。

導入するシステムによっても異なりますが、自社に導入されている勤怠管理システムや顔認証システムなどと連携できるものもあります。

例えば、勤怠管理システムと連携することができれば、入退室履歴から勤務時間を取得することもできるため、打刻の自動化を実現可能です。労務や人事担当者の業務効率化につながるので、メリットを感じられる企業も多いでしょう。

社員証を電子化するデメリット

このように、社員証を電子化すれば、企業は数多くのメリットを獲得することができます。しかし、いくつかのデメリットも存在するため、それを把握した上で導入を検討するのがおすすめです。具体的に、社員証を電子化するデメリットは2つあります。

デバイスの電源に依存する

社員証を電子化するとデバイスの電源に依存することになります。

スマートフォンなどで入退室を行う場合、当然電源がなければ認証できません。そのため、バッテリー切れなどが起こるとオフィスへの入退室ができなくなります。

また、災害によって停電が発生した場合、入退室機器の利用ができなくなるため、スマートフォンにバッテリーがある状態でも入退室が難しくなります。このように、社員証を電子化すると電源に依存することになるため、災害発生時に使用できないことが課題になりやすいです。そのため、予備電源を確保するなどの対策が求められます。

取付工事が必要なシステムもある

社員証を電子化する場合、入退室機器などを取り付けなければならないケースが多いです。導入するシステムによって大きく異なりますが、配線工事が必要なものもあります。賃貸オフィスで配線工事を行うと退去時に原状回復工事を行わなければなりません。そのため、入退室機器を導入する場合、どのような工事が必要なのかをシステム提供会社に伺った上で、導入の可否を決めるのがおすすめです

まとめ

今回は、社員証を電子化するメリットとデメリットについて詳しく解説しました。社員証を電子化することで、物理カードを不要になります。ラミネート・プラスチックカードで社員証を運用するよりも紛失のリスクを下げることができたり、情報漏洩の危険性が少なくなったりするので、その点が大きなメリットです。また、利用者に応じて入退室できる部屋を決めることができるので、オフィスのセキュリティ強化を期待することができます。

NTTコミュニケーションズが提供するSmart Me®は、社員証を電子化できる入退室サービスです。スマートフォンをポケットの中に入れて入退室機器に手をかざすだけでゲートの通過できます。また、Smart Me®は入退室機器の導入費用が一般的なサービスよりも抑えられているため、大規模ビルだけでなく、中小規模のビルやオフィスでも導入しやすいです。具体的な料金や入退室機器導入の詳細を知りたい企業は、資料請求やお問い合わせから相談をしてみてはいかがでしょうか。