ハイブリッドワークとは？メリット・デメリットと導入手順を説明

ハイブリッドワークとは？

「ハイブリッドワーク」とは、これまで主流であったオフィスワークにテレワークを組み合わせたワークスタイルです。オフィスか自宅だけではなく、シェアオフィスやサテライトオフィスなどの選択肢もあり、働く場所に捉われない柔軟な働き方が実現できます。

従業員の事情や状況に合わせた働き方ができるハイブリッドワークは、新たな働き方の1つとして認知されてきており、今後も導入する企業が増えていくと見られています。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークの導入により、従業員と企業の双方が以下のようなさまざまなメリットを得られます。

生産性の向上

生産性の向上は、ハイブリッドワークにおける大きなメリットです。データの打ち込みや分析など、個人で行うことでより効率が上がる業務はテレワークが適しています。

同じ業務内容でも、自宅のほうが集中しやすい従業員もいれば、オフィスのほうが集中しやすい従業員もいるでしょう。業務内容や従業員の適性、状況に合わせたワークスタイルを柔軟に使い分けることで、従来よりもさらなる生産性の向上が期待できます。

多様な働き方の実現

多様な働き方が実現できるのも、ハイブリッドワークの特徴です。オフィスワークかテレワークのどちらか一方を押し付けることはなく、業務内容や従業員の意思に任せて働き方を選んでもらうことができます。

ワークライフバランスの実現

多くの労働者にとって、家事や子育て、介護などと仕事の両立は大きな課題です。家族との時間や趣味に費やす時間を確保することも人間にとって大切でしょう。近年の働き方改革推進により、企業も従業員のワークライフバランスを重視する流れがあります。

ハイブリッドワークは働き方を自分で選べることで、子育てや介護との両立が可能です。結婚や家庭の事情による引っ越しなどのライフイベントにも対応できるため、長く働いてもらえる環境を整えられます。

プライベートとのバランスが取りやすくなることから、仕事への意欲向上や精神面の安定にもつながります。

従業員の満足度の上昇

業務内容や従業員個人の事情、意思に合わせた働き方が実現できるのがハイブリッドワークです。柔軟に働き方を選択できることは、従業員にとって「働きやすい職場」であるという認識になり、結果的に従業員満足度の向上につながります。

労働力不足の解消

従業員の満足度が上昇すると、離職率の低下が見込めます。また、従来の働き方では実現できなかった仕事とプライベートとの両立や、個人の事情による遠隔地からの勤務などが可能になることで、求人への応募数増加も期待できます。

子育て中の女性や要介護の家族を持つ人など、多様な人材に活躍してもらうことも可能です。優秀な人材を確保できる可能性が高まり、労働力不足の解消にもつながります。

ハイブリッドワークのデメリット

ハイブリッドワークはメリットが多い反面、デメリットとなり得る課題もあります。ハイブリッドワーク導入の際には以下で解説する項目に注意しましょう。

社内コミュニケーションの不足

オフィスワーカーとテレワーカーに分かれることで、従業員同士のコミュニケーションが以前より減ってしまいます。全員がオフィスで顔を合わせられれば、表情や雰囲気などから業務の進捗や課題などが伝わりやすいですが、テレワークでは状況が見えにくいのが特徴です。情報の伝達・共有が上手くいかなくなると、業務の停滞やミスの原因にもなりかねません。

人間関係を構築する機会が減ることで、社内の関係性が希薄になりやすい側面もあります。社内コミュニケーション不足の解消には、定期的に顔を合わせる機会の創出や、コミュニケーションツールの導入などの対策が必要です。

従業員の健康管理の煩雑化

オフィスで顔を合わせる機会が出ると、従業員の健康状態も把握しにくくなります。例えばテレワークの従業員が風邪をひいているのに無理をして業務を行っていても、誰も助言できません。仕事上の悩みや心配事など精神面のケアも難しいため、メンタルヘルスの不調に気づけない可能性もあります。

出社する日が減ることで、従業員自身も健康管理がおろそかになってしまう恐れもあります。企業は、オフィスワークと同じように、テレワーク中の従業員の健康状態やセルフコントロールができているかのチェックを行うことが大切です。

情報の漏洩リスク

社内情報が外部に漏れるリスクが上がることもハイブリッドワークのデメリットです。これまで社内でしか取り扱っていなかった情報を外でも扱うことになるため、書類やデータなどの紛失リスクに加え、公共スペースにおける“のぞき”被害などのリスクが懸念されます。

経済産業省からは新型コロナウイルスの感染が拡大し始めたタイミングで、電子メールを媒介として感染させるマルウェア被害が増加したという報告もあります。ハイブリッドワークによりオフィス以外で働く機会が増えると、このようなリスクが増加するため、セキュリティ対策をどうするかなども重要な取り組みの1つです。

参照：経済産業省「最近のサイバー攻撃の状況を踏まえた経営者への注意喚起」
（https://www.meti.go.jp/press/2020/12/20201218008/20201218008-1.pdf）

ハイブリッドワークの導入方法

ここではハイブリッドワークを実際に導入する際の方法について解説します。

運用ルールの規定

まず、ハイブリッドワークの運用ルールを規定することが重要です。ハイブリッドワークでは始業・終業時間や休憩時間の取り扱い、通勤手当の支給要件などに変更を加えるケースが多いため、既存の就業規則では不具合が起きる可能性があります。

業務の進捗報告の仕方や緊急時の対応方法も決めなければなりません。どのような条件下でハイブリッドワークを認めるのか、勤怠管理はどのように行うのか、テレワークの際にかかる通信費用の負担はどうするのかなども検討しておく必要があります。

環境の整備

ハイブリッドワークに適した環境の整備を行いましょう。例えば、テレワークとオフィスワークが共有できるコミュニケーションツールやリモートアクセスツール、労務管理システムなどの導入に加え、各個人への端末の支給などが必要です。

オフィス環境においても、社内コミュニケーションを重視したレイアウトが良いでしょう。フリーアドレスの導入やカフェスペースの設置など、出社時のコミュニケーションが活性化するような工夫が必要です。Web会議のために遮音性の高いブースを設置したり、テレワークの従業員が増えて空いたスペースに打ち合わせ用のブースを作ったりすることも環境整備につながります。

セキュリティ面の対策

ハイブリッドワークの導入には、セキュリティ面の対策を徹底することが重要です。テレワークでは自宅以外にもコワーキングスペースやシェアオフィス、カフェなどでも業務を行う可能性があります。

特にシェアオフィスではほかの企業の従業員も利用している場合もあり、気軽にデバイスの貸し借りなどを行ってしまうなどの事態は避けなければなりません。カフェなどでも、利用するWi-Fiのセキュリティ性が低い場合が多く、第三者にPC画面をのぞかれてしまうリスクもあります。情報漏洩などが起きれば、企業の社会的信用が低下し、多額の損害が生じかねません。

このようなリスクを回避するためには、セキュリティ対策を徹底しなければなりません。具体的には、従業員に対するセキュリティ教育に加え、セキュリティガイドラインや情報管理ルールの策定、セキュリティソフトの導入が求められます。オフィスや自宅、外出先などどこからも安全にアクセスできるネットワークの構築も重要です。個人情報や社内の機密情報の漏洩を防ぐためにも、しっかりとした対策を行いましょう。

ハイブリッドワークの注意点

ハイブリッドワークを導入する上で注意しておきたいポイントがあります。ハイブリッドワークのデメリットを解消するためにも、以下の点を確認しておきましょう。

勤怠管理に注意する

ハイブリッドワークはオフィスワークとテレワークを併用するワークスタイルです。全員が決められた同じ場所で働くわけではないため、これまでの勤怠管理は通用しません。上司がテレワーク中の部下の様子を直接見ているわけではないので、業務状況の把握も難しくなります。そのため、ハイブリッドワークに適した勤怠管理の仕組みを導入することが重要です。

適切な勤怠管理には、勤怠管理ツールやグループウェアなどの導入が有効です。従業員の働く場所を問わず、業務状況を把握して適切に勤怠管理することは、公平な人事評価にもつながります。人事評価に際しては、オフィスワークとテレワークの従業員のどちらにも公平な基準を取り入れることが必要です。

帰属意識の希薄化を防ぐ

ハイブリッドワークにより、テレワーカーとオフィスワーカーが二分化するという懸念もあります。オフィスワーカー同士でのコミュニケーションばかりが活発になり、テレワーカーが孤立してしまうなどの事態も起こりかねません。オフィスワーカーのほうが緊急時にも対応しやすいなどの理由から、業務の権限が集まってしまう可能性があります。放置してしまうと、二分化がさらに極端になり帰属意識の希薄化につながります。

帰属意識の希薄化を防ぐには、定期的に全体でWeb会議を開催したり、出社時のコミュニケーションを活性化させたりする工夫が必要になります。オフィスワークかテレワークに偏りすぎずに、ある程度両立させることも大切です。

従業員のセキュリティ意識を高める

ハイブリッドワークによって情報セキュリティのリスクは高まることから、徹底した対策が求められます。リスクを少しでも低減させるためには、実際にその情報を取り扱う従業員のセキュリティに対する意識を高めなければなりません。

従業員に対して、セキュリティ研修に加え、情報の取り扱いやセキュリティ事故発生時の対応方法を示したマニュアルの整備を行うなど、意識を高められる取り組みを行うことが重要です。セキュリティシステムの見直しも必要になるでしょう。

以上のように、ハイブリッドワークの導入は生産性や従業員満足度の向上などさまざまなメリットがある反面、セキュリティリスクや帰属意識の低下など注意すべき点もあります。しっかりとした対策を行った上で、ハイブリッドワークを取り入れましょう。