Select Language : English 日本語
Global Site : NTT Ltd.

RPAツールとは? 種類や導入メリット、選定ポイントを簡単に解説

バックオフィス業務の業務効率化に際して強力な味方になるのがRPAツールです。RPAツールとは定型的なPC作業を自動化するソリューションであり、有効活用することで飛躍的に生産性を向上できます。本記事では、RPAツールの特徴や製品の選定ポイントを解説するとともに、AIを組み合わせたRPAソリューションを紹介します。

RPAツールとは?

RPAツールとは?

RPAとは“Robotic Process Automation”の略で、ソフトウェア上のロボットを利用して業務を自動化するシステムのことです。RPAツールはデータ入力やコピー&ペースト作業など、コンピューターを使って行う単純な反復作業を自動化できます。このような特性から、RPAツールはバックオフィス業務(総務・経理・人事部門などの事務処理)を効率化するためのソリューションとして、DXや働き方改革に取り組む企業などから注目を集めています。

AI(人工知能)との違い

人間の仕事を肩代わりできるという共通点から、RPAツールはしばしばAIと混同されますが、この2つは異なります。AI(人工知能)とは、簡単にいうと、人間の知的活動を模倣できるコンピューターシステムのことです。AIの一般的な用途としては、画像認識、音声認識、チャットボット、あるいは将来予測などの各種分析が挙げられます。

AIには機械学習やディープラーニングと呼ばれる学習機能があり、膨大なデータを基に複雑な作業も自分で判断して実行できます。こうした特性から、AIは人手を介さずにエンドツーエンドで作業を自動化することが可能です。

他方、RPAツールが得意とするのは、繰り返し行われる単純な反復作業です。通常のRPAツールには自律的に物事を判断できる能力はないため、作業プロセスに少し変更があるだけでも、その変更に対応することができません。RPAツールの運用には、人による管理を適宜行うことが求められます。つまり、AIとRPAツールとでは、自律性の有無や、複雑な作業への適性の高低に違いがあるということです。

とはいえ、昨今ではRPAツールにAIを組み込んだソリューションも登場しており、RPAツールも自律的な判断を要するような複雑な作業に対応できるようになってきています。この新しいソリューションについては、本記事の後半で詳しく紹介します。

VBA(マクロ機能)との違い

コンピューターによる自動化といえば、VBA(マクロ機能)を連想する方もいるかもしれません。VBAとは、Excelやその他のMicrosoft社製のソフトウェアに搭載されている自動化機能です。あらかじめ人が設定したとおりに自動的に作業を行うという点では、RPAツールとVBAは同じ特性を持っています。ただし、両者には大きな違いもあります。

最も大きな違いは、VBAを利用して複雑な操作を行うには、プログラミングの知識が必要なことです。各部門が現場主導で作業の自動化を行いたい場合、VBAはあまり適しているとはいえません。対して、RPAツールのなかには、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で自動化プロセスを構築できるものも多く、IT部門の手を借りずとも現場で自由に自動化を進めることが可能です。

また、VBAはRPAツールと比べて、自動化できる作業が極めて限られています。VBAは1つのアプリケーション内では比較的うまく機能しますが、複数のアプリケーションを介した自動化作業は不得意です。特にMicrosoft社製以外のアプリケーションと連携させようとすると、対応できないという問題に直面することが多々あります。

一方、RPAツールは個別のアプリケーションから独立したソリューションであり、あらゆるアプリケーションに対応可能です。この特性によって、RPAツールは複数のアプリケーションとの連携も容易であり、VBAと比べて、1つのワークフロー内でより多くの作業を自動化するのに適しています。

産業用ロボットとの違い

産業用ロボットとRPAツールの違いは、AIやVBAと比べて非常に明快です。産業用ロボットは、人間の手足に代わって作業を担う物理的な機械です。部品を組み立てたり、物を運んだりといった、現実空間内での物理的な作業を自動化できます。たとえば、自動車工場などの製造現場が産業用ロボットの主な活躍の場です。

これに対してRPAツールの場合、「ロボット」とはいっても物理的な機構を持ったものではなく、ソフトウェアとして存在します。RPAツールが自動化するのは、デスクで働く人がPC上で行う作業です。具体的には、キーボードやマウスを使って行うPC 操作をRPAツールが代行します。

RPAツールの種類

RPAツールは、「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3つの種類に分けられます。続いては、3種類のRPAツールの特徴を解説します。

デスクトップ型

デスクトップ型RPAは、PC一台一台にインストールするタイプのRPAツールです。インストールしたPCでしか利用できませんが、その分、管理コストは安価で済みます。RPAツールで自動化する作業範囲が個別のPC内で完結するのなら、デスクトップ型RPAの導入は優れた選択肢です。ただし、RPAツールの運用が個別の使用者に依存(属人化)しやすいというデメリットもあります。RPAツールの活用をスモールスタートで始めたい場合、あるいはRPAツールを使う予定の従業員が少ない場合に採用を検討するとよいでしょう。

サーバー型

サーバー型RPAは、企業のサーバー内に構築されるRPAツールです。サーバー型RPAは、複数のPC・システム・業務を横断して管理運用できるので、大規模にRPAツールを導入したい場合に適しています。セキュリティ面での安心感もサーバー型RPAの強みです。業務内容によっては、個人情報などの扱いに配慮が必要なデータが含まれることも想定されますが、サーバー型RPAはオンプレミスで構築されるため、セキュリティ面でも安心です。サーバー型RPAのデメリットとしては、デスクトップ型やクラウド型と比べてコストが非常に高いことが挙げられます。数百万円レベルでの初期費用がかかるため、ランニングコストや費用対効果も含めて予算面を慎重に検討することが重要です。

クラウド型

クラウド型RPAは、クラウドサービスとして提供されるRPAツールです。クラウド型RPAはクラウドベンダーが自社サーバー内で構築・管理運用して提供しているため、ユーザー側には導入やメンテナンスなどの手間がかからず、費用面も安価に抑えられます。インターネットに接続していれば、誰でも、どのデバイスからでもアクセスして利用が可能です。リモートワークや複数OSでの利用にも柔軟に対応できる点も魅力でしょう。ただしクラウド型RPAは、個人のPCにインストールされたアプリケーションやローカル保存されたファイルの作業には対応していない場合が多いことに注意が必要です。したがって、クラウド型RPAは、普段の業務をMicrosoftやGoogleなどのクラウドサービスを利用してWebブラウザー上で作業している企業に適しています。

RPAツールを導入するメリット

続いては、RPAツールの主な導入メリットを解説します。

人的ミスを防止できる

RPAツールを導入する第一のメリットは、人的ミスを防止できることです。人間が行う作業は、どうしても小さなミスが発生したり、効率が悪くなったりします。特にRPAツールが得意とする大量の定型業務は人間にとっては単調な作業になるため、ケアレスミスが発生しがちです。しかし、RPAツールで作業を自動化することで、このような不注意によるミスを減らすことができます。

人件費(作業時間)を削減できる

RPAツールを導入するメリットとしては、自動化によって作業時間の短縮や作業効率の向上を実現し、人件費を削減できることも挙げられます。導入により、従来は人手に頼っていたPC作業をRPAツールに大量に代行させることができます。しかもRPAツールの利用は人間と違い、終業時間や休日を気にする必要がないため、24時間365日フル稼働可能です。これによって人手不足を改善でき、該当業務を行うために必要な従業員数を減らすことができます。その結果、人件費や残業代の削減が期待できるでしょう。

サービスレベルを上げられる

RPAツールのメリットとして、サービスレベルを向上できることも挙げられます。単純作業をこなすRPAツールの処理速度は人間とは比較にならないほど圧倒的です。先述したように、RPAツールならば人的ミスを減らせるので、作業品質も向上できます。作業時間の短縮や作業品質の向上は、顧客対応の迅速さやサービスレベル全般の向上につながり、さらには顧客満足度の向上へと結びついていきます。

付加価値の高い業務に集中でき、生産性が向上する

RPAツールの導入は、従業員がより創造的な仕事、付加価値の高い仕事に専念できるようになることも大きなメリットです。少子高齢化などの影響で人手不足が進む昨今、貴重な人材は最大限に有効活用しなければなりません。その点、単純な繰り返し作業をRPAに任せることで、従業員はやりがいのある業務に時間を充てられます。これにより、従業員のモチベーションを維持し、全体の生産性を向上させることが可能です。

RPAツールを導入するデメリット

RPAツールを導入するデメリット

RPAツールを導入することで得られるメリットは数多くありますが、注意しなければならないマイナス面も同時に存在します。ここでは、RPAツールのデメリットを解説します。

システム障害などで業務が停止するリスクがある

RPAツールの運用に際して懸念されることとして、システム障害などのリスクが挙げられます。業務を人の手作業からRPAツールに移行させるということは、その業務遂行をコンピューターの働きに依存させるということです。しかし、RPAツールにサーバーの能力を超える高度な作業をさせた結果、サーバーがダウンしてしまうことがあります。

また、クラウド型RPAの場合は、自社に何の落ち度がなくても、クラウドベンダー側のシステム障害などによってサービスが使えなくなってしまう可能性も否定できません。このようなトラブルが発生した結果、業務が停滞したり、結局人が手作業することになってしまったりする場合があります。

担当者の異動でRPA処理がブラックボックス化する恐れがある

担当者の異動などによってRPAツールの処理がブラックボックス化してしまうケースがあるのも、懸念点の1つです。RPAツールの構築や管理運用が特定の担当者に属人化している場合、RPAをどのように扱えばよいのか他の従業員には分からなくなってしまう場合があります。

その結果、担当者がいないときにRPAツールにトラブルが発生した場合、有効な対策が取れなくなってしまうのです。RPAツールを運用する際には、担当者が変わっても対応できるように、マニュアルを作成するなど属人化を防ぐ対策が必要です。RPAツールに不具合が起こった場合の責任の所在や、対応の優先順位なども事前に決めておくようにしましょう。

情報漏洩により企業が損害を受ける可能性がある

情報漏洩リスクなどのセキュリティ面もRPAツールの導入に際して警戒しなければいけない点です。RPAツールで自動化する業務のなかには、個人情報などの機密情報を含んだものもあるかもしれません。この点、クラウド型RPAや、ネットワークに繋がったサーバーに構築されたRPAツールは、悪意ある攻撃者による不正アクセスや乗っ取りのリスクがあるため、セキュリティ対策を万全に整える必要があります。

間違った作業を繰り返す可能性がある

間違った作業を繰り返してしまう恐れがあることもRPAツールのデメリットです。たとえば、バックオフィス業務では、参照元や使用するシステムなど、データに関わる要素を変更することが多くあります。とはいえ、RPAツールが実行するのは、事前に設定された指示内容です。プロセスの変更に応じてRPA側の設定も更新しておかなければ、RPAツールはいつもどおりの指示に従ってデータをそのまま処理するだけになり、誤った結果やトラブルを生む可能性があります。RPAツールは放置しておけば勝手にすべてを解決するようなシステムではなく、人間が定期的にメンテナンスを行い、正しく動作しているか確認する必要があるのです。

RPAツールの比較・選定ポイント

RPAツールは数多くのベンダーが提供しているため、どの製品を導入すればよいのか選定に迷ってしまうことも多いでしょう。そこで以下では、RPAを選ぶ際の比較・選定ポイントを解説します。

対象業務に適した機能かを確認する

まず重要なのは、導入候補のRPAツールに対象業務に適した機能が搭載されているか確認することです。ひとくちにRPAといっても、製品ごとにさまざまな特徴があり、会計ソフト業務の自動化に適したもの、求人情報の管理に特化したものなど、得手・不得手が存在します。RPAの機能要件を明確にするには、自動化したい作業をフローチャートにまとめ、どのような動作が必要かを整理するのがおすすめです。

サポートやメンテナンスフォローを確認する

トラブルの発生時やメンテナンスの際のサポート体制を確認することも重要です。当然ながらサポートの品質は、無料版の製品と有料版の製品で大きな差が出ます。無料版では通常、サポートをあまり期待できず、エラーやトラブルが発生したときに対処に時間がかかるかもしれません。一方、有料版の製品は、トラブルサポートなどもサービスに含まれている場合があります。自力でのトラブル対応に不安がある場合や業務におけるRPAツールの重要性が大きくなりそうな場合は、サポート体制がしっかりした有料版の製品を選ぶのがおすすめです。

導入コストと機能とのバランス・費用対効果を確認する

予算との折り合いやコストパフォーマンスも重要です。種類や製品にもよりますが、RPAツールの導入には相応の費用が発生します。費用対効果を最大限に高めるためには、機能要件を明確化することが欠かせません。不必要な機能や高すぎる性能は、コストを無駄に増大させる要因になります。自社の予算と必要な機能のバランスを考え、最適な製品を探しましょう。

シンプルで使いやすそうかを確認する

RPAが使いやすそうかどうかも要注目のポイントです。いくら優れた機能を持っていても使いこなせなければ意味がありません。特に現場主導でのRPA活用を全社的に浸透させたい場合には、誰もが使えるようにシンプルで直感的に操作できるものを選ぶことが重要です。実際にツールを使う現場の従業員のITスキルを考えたうえで、製品を選びましょう。

RPAツールの導入手順

製品選びが完了したあと、次に取り組むべき課題はRPAツールをどのように業務に導入するかです。そこで続いては、RPAツールの導入手順を解説します。

対象業務を決める

最初の導入ステップは、RPAツールで自動化する対象業務を決めることです。自動化に適しているのは、PCを使って繰り返し同じ作業を行う定型業務です。抽象的な判断や複雑な作業手順が必要な業務、あるいは手順やルールが頻繁に変わるような業務はRPAツールでの処理に向いていません。これらの点を考慮したうえで、作業量、作業負担、業務の発生頻度などによって優先順位を定め、自動化する対象業務を決めましょう。

シナリオを作る

次に、業務の作業手順を分かりやすく示したシナリオを作成します。シナリオは、RPAの機能を使って作成可能です。たとえば、使いやすいRPAツールでは、自動化する作業を実際にPC操作するだけで、ツールにその作業工程を記憶させ、シナリオをそのまま作れます。あるいは、一般的によく行われるシナリオの場合は、あらかじめ製品にテンプレートとして組み込まれている場合もあります。

シナリオを作成する際のコツは、工程が少ない業務からシナリオ作りを始めることです。大規模な業務、複雑な業務の自動化は難易度が高いため、まずはスモールスタートで試験的に導入していくことを念頭に、簡単なところからシナリオ作りを行いましょう。

テスト導入と動作の確認・修正を行う

シナリオを作成したら、実際に業務に適用する前にテスト導入を行います。テスト導入を通して、事前に想定したとおりにRPAツールが動作するか確認していくのです。もしそこで誤作動や見落としが見つかった場合は、こまめに修正を行いましょう。事前の設定に不具合があると、RPAは延々と間違った作業を繰り返してしまうことになるため、テスト段階での確認は非常に重要です。

導入を行う

テスト導入においてエラーの発生数が減り、実用レベルに達したと判断できたら、いよいよ本格導入です。とはいえ、テスト導入でうまくいっても、本番環境ではなぜかトラブルが発生してしまうといった事態はITツールの導入に際して付き物です。そのため、本格導入後にトラブルが発生したときの初期対応や、担当者への連絡方法などを忘れず事前確認しておきましょう。また、定期メンテナンスの頻度を決めておくことも重要です。運用を続けるうえで、作業手順やシステムなどに変更があった場合は、適宜RPAのシナリオ設定を修正しなければなりません。

RPAの進化版IPAとは?

ここまで読んで、「RPAで業務を自動化するといっても意外と手間がかかる」と感じた方もいるかもしれません。実際、RPAツールで適用できる自動化範囲の狭さや融通の利かなさは多くの企業の悩みでした。そこで近年この悩みを解消するソリューションとして生まれたのが、IPA(Intelligent Process Automation)です。

ごく簡単に説明すると、IPAとは高度なAIを搭載することで進化したRPAです。従来のRPAは事前に細かく定義されたとおりにしか自動化処理を行えず、人間が適宜最適化したうえで運用する必要がありました。しかしIPAでは、機械学習や自然言語処理、画像処理などの機能を備えたAIが人間の代わりを務めます。

たとえば、従来のRPAでは、企業ごとに様式が違う請求書などの処理を同じシナリオ内で行うことは困難でした。しかしIPAならば、各請求書から重要な項目やその内容をツールそのものが識別して、システムに自動入力可能です。

それだけでなく、IPAは機械学習機能によって、自動化プロセスそのものを自ら最適化し、改善していくことができます。つまりIPAは、従来部分的にしか自動化できなかったRPAの適用範囲を、エンドツーエンドに拡大できるのです。

DXを推進する法人用RPAツール「Blue Prism Cloud」

最後に、DXを推進したい企業に向けておすすめしたいRPAツールとして「Blue Prism Cloud」を紹介します。

「Blue Prism Cloud」とは?

Blue Prism Cloudはクラウド型のRPAツールです。Blue Prism Cloudは、IPAのように、AIを搭載したRPA製品なので、従来よりも高度な作業を自動化できます。画像から情報を抽出したりといった機能がその一例です。また、Blue Prism Cloud に搭載されたAIは高度な自然言語処理機能も搭載しているため、チャットボットとして顧客からのお問い合わせ対応などを自動化することも可能です。これによってユーザー企業は、より広範な業務、複雑な業務にも自動化処理を適用し、DXを促進できます。

「Blue Prism Cloud」の導入で期待できる効果

Blue Prism Cloudの導入は、企業にさまざまな効果をもたらします。具体的なメリットとして第一に挙げられるのは、単調かつ大量の業務から従業員を解放すると同時に、作業時間を大幅に短縮できることです。これによって企業の生産性は大幅に向上し、従業員はよりクリエイティブな作業に専念したり、時間外労働を減らしてワークライフバランスを整えたりできます。

特にBlue Prism Cloudは高度な機械学習機能を持ったAIを搭載していることにより、従来のRPAよりも複雑な業務も自動化し、安定した業務品質を確保できます。

まとめ

本記事では、PCを利用した定型的なバックオフィス業務を自動化するITツール、RPAの概要を解説しました。RPAを導入することで、企業は大量の単純作業を自動化し、業務効率化や生産性の向上を実現できます。従来のRPAツールで自動化できる範囲は限定的なものでしたが、昨今ではAIと組み合わせることで、より柔軟な運用も可能になりました。

法人用のクラウド型RPAツールBlue Prism Cloudも、そうした最新のRPAの1つです。AIを搭載したBlue Prism Cloudは従来よりも複雑で高度な作業を自動化できます。自社に適したRPAツールを活用して、DXの推進を目指しましょう。

Smart Data Platform は、
お客さまのデジタル課題に合わせた
最適なサービス・プランの組み合わせを
ご提案することができます

新規導入のご相談やお見積、サービス仕様など
ご不明な点があればお気軽にお問い合わせください

お問い合わせ

このページのトップへ