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クラウドPBXとは?機能や仕組み、メリットとデメリット、選び方などを紹介

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クラウドPBXとは、クラウド上に設置したPBX(電話交換機)を活用した電話サービスのことです。インターネット接続のため、外出先でもスマートフォンを使って会社宛の電話対応ができるようになります。本記事では、クラウドPBXの基礎知識やメリットとデメリット、選び方やおすすめのケースをわかりやすく紹介します。

1.クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、PBX(電話交換機)をクラウド上に設置し、インターネットを介して電話機能を利用できるサービスのことです。PBX(Private Branch Exchange)は、社内外の通話をコントロールする装置です。従来のPBXには電話回線が使用されていました。

クラウドPBXでは、オフィス内に設置していた物理的な機器であるPBXをクラウド上に設置できます。初期導入コストの削減や納品までの期間を短縮できることから、クラウドPBXは主流になりつつあります。

①機能・仕組み

①機能・仕組み イメージ

クラウドPBXには、内線接続や外線接続、応答後の転送、保留などの電話機能が搭載されています。インターネット接続のため、スマートフォンやタブレット、PCからも電話機能が使える仕組みです。クラウドPBXを活用すると、別拠点や出張先にいる社員同士の内線通話料も無料になります。さらに、在宅からでも会社の固定電話番号で発着信が可能です。

クラウドPBXのサービスによっては、Web電話帳や名刺管理、CRM、チャット機能を有するアプリも提供されています。

②従来のPBXとの比較

クラウドPBXが登場する前は、レガシーPBXやIP-PBXが使用されていました。各PBXの特徴やシステム形態、利用可能な拠点数、コストは次のとおりです。

クラウドPBX レガシーPBX IP-PBX
特徴 クラウド上に設置されたPBX 電話回線を使用したPBX インターネット回線を使用したPBX
システム形態 クラウド オンプレミス オンプレミス
利用可能な拠点数 複数拠点 単独拠点 複数拠点
コスト
  • 初期費用が安い
  • 毎月の利用料金が必要
  • インターネット回線の月額料金が拠点ごとに必要
  • 設置や工事のための初期費用が高い
  • メンテナンス費用が必要
  • 初期費用が高い
  • インターネット回線の月額料金が拠点ごとに必要

クラウドPBXは、レガシーPBXやIP-PBXと比較して、初期費用を抑えられる点がメリットです。また、クラウド上に設置できるため、省スペース化を図れます。利便性が高いことから、クラウドPBXの普及が進んでいます。

2.クラウドPBXのメリット

クラウドPBXを導入すると、どのような効果があるのでしょうか。ここでは、7つのメリットを紹介します。

①どこからでも電話対応ができる

クラウドPBXなら、スマートフォンやPC、タブレットを使ってどこからでも会社宛の電話対応ができます。クラウドPBXがなければ、外出中の担当者にかかってきた電話を一度切り、担当者に連絡して先方に折り返す必要があります。

対してクラウドPBXを使用している場合、先方からの電話を保留にして担当者に内線でつなぐことが可能です。相手を待たせることなくスムーズに電話の取次ができ、顧客満足度の向上と業務効率化を図れるメリットがあります。

②内線の通話料は無料になる

クラウドPBXでは、離れた場所にいる社員同士の通話料が無料になります。インターネットに接続していれば、スマートフォンやPCなどのデバイスから無料で内線電話をかけられます。

異なる拠点同士の通話も無料になるため、拠点間のコミュニケーションが活発な企業にとって、通話料の大幅な削減が期待できます。

③初期費用を抑えられる

レガシーPBXやIP-PBXと比較して、クラウドPBXは初期費用を抑えられます。電話回線の工事や機器の設置が必要ないからです。サーバー上の初期設定のみで、短期間で導入が完了します。

また、クラウドPBXなら拠点ごとにPBXを設置する必要がありません。物理的な機器がないためメンテナンス費用も必要なく、企業にとって大幅なコスト削減が見込めます。

④資産管理が必要ない

クラウドPBXなら、資産管理の手間を省けます。物理的な機器が必要な従来のPBXでは、資産の老朽化対策が必要で、管理業務が負担となっていました。しかし、クラウド上に設置するPBXなら、物理的な設置が不要になり資産管理の負担削減につながります。

⑤小規模からでも利用できる

クラウドPBXは、小規模からでも利用可能です。スモールスタートした場合でも、事業の変化に応じてユーザー数を柔軟に増減できます。回線工事を依頼することなく、ユーザーがWeb画面から変更できるサービスもあります。

⑥サードパーティサービスと連携しやすい

クラウドPBXはソフトウェアベースであるため、サードパーティサービスと連携しやすい点がメリットです。チャットや電話帳などのサービスと親和性が高く、連携することでより効率的なコミュニケーションが実現します。

⑦BCP対策になる

クラウドPBXは物理的な機器を必要としないため、災害時のBCP対策となります。クラウド上に通信設備やデータを集約させているため、災害が起こっても通信環境を守れるからです。また、オフィスが被災して出社できない場合は、スマートフォンでどこからでも会社の電話を使用できます。

3.クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットや課題が残ります。ここでは、2つの課題を解説します。

①音質が劣る可能性がある

IP-PBXなど既存のオンプレミス型のシステムと比較して、音質が劣る可能性があります。インターネット接続するクラウドPBXは、利用場所によって通信状況が悪くなることがあるからです。自宅や外出先などの社外で使用する場合、通信環境によって音質が低下しやすくなります。

②緊急通報への発信ができない

クラウドPBXに接続して、110(警察機関)や118(海上保安機関)、119(消防機関)などの緊急通報へ発信ができません。緊急通報への発信は、スマートフォンのキャリア回線に切り替えるなど、回線を別途用意する必要があります。

4.クラウドPBXの失敗しない選び方

クラウドPBXのサービスによって機能や使い方が異なるので、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、クラウドPBXの失敗しない選び方として、7つのポイントを紹介します。

①必要最低限の機能から利用できる

必要最低限の機能が基本プランとして提供されているサービスを選びましょう。機能が多すぎると、使いきれず割高になる場合があるからです。受発信や内線、転送など基本メニューから始め、自社のニーズに応じてオプション機能を追加すると良いでしょう。

②拡張性がある

事業計画や端末台数の増加に合わせて拡張できるクラウドPBXなら、小規模で始めても事業の成長とともに数万台単位の大規模へ展開できます。規模の変化に応じて柔軟に拡張できるか、導入前に確認しておきましょう。

③デバイス・キャリアフリーに対応している

デバイスフリーやキャリアフリーに対応しているかも、重要な選定ポイントです。ビジネスフォンだけでなく、スマートフォンやPCも内線端末として使用できるデバイスフリー対応なら、利便性が高まります。

また、どの携帯キャリアでも利用できるキャリアフリーなら、社員のモバイルを業務使用するBYOD(Bring Your Own Device)の対応が可能です。

④セキュリティが高い

セキュリティが高いクラウドPBXを採用しましょう。クラウドが攻撃され不正アクセスが生じた場合、重要なデータが漏えいするリスクがあるからです。クラウドPBXのサービスに、独自のセキュリティポリシーを適用するのは困難です。そこで、強固なセキュリティ対策が取られたサービスから選定する必要があります。

⑤操作性が良い

操作性が良いサービスを選ぶことで、社内利用が促進されます。ユーザーが簡易な設定変更を管理ポータルから対応できれば、効率的な運用が実現します。

⑥電話番号がそのまま使える

既存の電話番号がそのまま使えるクラウドPBXを選びましょう。サービスによっては、新しく電話番号を設定し直す必要があるからです。オフィスの新設時では問題ありませんが、それ以外では取引先に周知する必要があり手間がかかります。

⑦導入実績

導入実績が豊富で、自社と同業種の導入事例があるベンダーを選定しましょう。実績が多いベンダーほどユーザーの課題やニーズを正確に把握し、最適な機能や使い方を提案してくれます。また、自社と同業種の実績があれば、スムーズな導入が実現します。

5.クラウドPBXの導入がおすすめなケース

続いて、クラウドPBXの導入がおすすめのケースを紹介します。いずれかのケースに当てはまる場合、ぜひ検討を進めてみてください。

①営業担当者のスマートフォンを内線化したい

外出が多い営業担当者のスマートフォンを内線化したい場合、既存のPBXは残したままクラウドPBXとの併用がおすすめです。外勤者にはクラウドPBXを使うことで、どこにいても内線通話に応答できます。

②短期的に電話環境を構築したい

短期的に電話環境を構築したい場合、クラウドPBXならスピーディーに電話環境の構築が可能です。クラウド上で設定が完了するため、事業所の新設やプロジェクトの開設など、急ぎの場合でもスムーズに導入できます。

③クラウド化によってBCP対策をしたい

通信環境のBCP対策を検討している場合、PBXのクラウド化がおすすめです。オフィスの災害時でもインターネット接続があれば、遠隔から会社の電話を利用できます。

④在宅ワーカーへ内線や外線電話を提供したい

在宅ワーカーへ内線や外線電話を提供したい場合も、クラウドPBXなら短期間で構築が可能です。スマートフォンやPCを使って、自宅でも会社の電話番号で受発信できるようになります。オフィスで対応する社員の取次業務が効率化され、スムーズなコミュニケーションが実現します。

⑤Teamsを活用して電話をクラウド化したい

コミュニケーションツール「Teams(Microsoft Teams)」で外線や内線を受発信したい場合、クラウド化がおすすめです。NTTコミュニケーションズのDirectCalling for Microsoft Teamsは、PBXのクラウド化や電話帳アプリなどとの連携サービスを提供。多様なデバイスに対応し、外出先や自宅からでもTeamsを使って会社宛の電話対応ができます。

6.NTTコミュニケーションズの
クラウドPBXソリューション

NTTコミュニケーションズでは、お客さまのご要望にお応えするために、さまざまなラインナップを取り揃えています。具体的には、お客さまのご要望を踏まえてフレキシブル・ハイブリッドワークを実現できる「S⁴IP/C-Voice」、必要最低限の機能がすぐにご利用いただける「Arcstar Smart PBX」を提供しています。

S⁴IP/C-Voiceでは機能をシンプル化して提供し、お客さまのニーズに応じてオプションの選択が可能です。利用数に応じた課金制度で、最適なコスト計画をご提案します。PBXの基本機能はもちろん、モバイルサービスとの連携や、既存のWANや電話回線の継続利用なども可能です。また、24時間365日の故障受付やオンサイト工事対応など、充実したサポートサービスも提供しています。

S⁴IP/C-Voiceには多数の導入実績があり、製造・流通や公共、教育、金融などの幅広い業種で利用されています。ご要望に合わせた提案が可能です。

また、Arcstar Smart PBXは、わかりやすい料金体系で、短期間で電話環境のクラウド化を実現したい企業におすすめです。

7.まとめ

クラウドPBXはインターネットでデバイスと接続するため、自宅や出張先からでも会社宛の電話対応を行えます。物理的な機器が必要なくスピーディーな導入が実現するため、早急に電話環境を構築したいときに役立ちます。クラウドPBXの導入は、電話業界において豊富な実績があるNTTコミュニケーションズにぜひご相談ください。

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