オフィス移転をスムーズにする移転手順

オフィスの移転をスムーズにするための7つの移動手順

オフィスの移動をスムーズにするための移動手順は大まかにわけて7つです。それぞれの手順について詳しく解説します。

現状の課題を洗い出し移転の目的を明確にする

オフィスの移転を検討している企業は、はじめに現在抱えている課題を透明化し、移転の目的を明確にする必要があります。例えば、オフィスを移転する企業が抱えている課題として、下記のようなものが挙げられるでしょう。

• 社員数の増加により座席数が不足
• 会議室が足りない
• 建物の老朽化に伴い耐震性や機能性の向上が必要
• 従業員が働きづらい動線となっている
• 社員同士がコミュニケーションを取りづらいレイアウトになっている

このような課題を洗い出した上で移転の目的を明確にしていきます。例えば、会議室が足りないという課題を抱えている企業は、会議室数が今よりも多いオフィスを選択するのが最適です。また、機能性や耐震性に懸念があるという場合は、オフィスを選定する際に建物の安全性や働く上で必要な機能が備わっている物件を選びます。課題を明確にすることでオフィス選定などがしやすくなり、移転をスムーズに行うことができるようになるのでおすすめです。

オフィス移転のコンセプトの決定

次に、オフィス移転のコンセプトを決めます。

オフィスの移転のコンセプトを決めることで社員の中でそれを浸透させて意図に合った働き方を推進することができたり、ロイヤリティを高められたりします。また、課題解決のためにコンセプトに立ち返ることは重要なため、移転をはじめる前に決めておくのがおすすめです。

オフィス移転のスケジュール作成と予算の確定

コンセプトが決まったら、具体的にオフィス移転のスケジュールや予算を確定させます。

スケジュールを作成するときは、はじめに新しいオフィスの営業開始日を決定します。その後に、営業開始日から逆算していつから移転をはじめればいいのかを算出した上でスケジュールを組むのが一般的です。オフィスの規模や移転先によっても異なりますが、中小企業の場合は約6ヶ月～9ヶ月程度かかるといわれています。スケジュールを組むときは、できるだけ余裕をもって計画を立てるのがおすすめです。

また、オフィスを移転する際は、現在使用しているオフィスの解約手続きを行う必要があります。オフィスは各企業でレイアウトなどをアレンジしているため、原状回復工事が必要です。また、契約書によっても異なりますが、解約予告は3～6ヶ月前に行わなければならないケースもあるので、その点に関しても十分に配慮する必要があります。

予算の確定には、オフィス移転に際し、何にお金がかかるのかを把握しなければなりません。一般的に、オフィス移転に必要なものとしては下記が挙げられます。

• 原状回復や内装工事などの工事費
• 不用品の処分費用
• 移動にかかるコスト
• 新しいオフィスの敷金・礼金・契約料
• ランニングコスト

それぞれの企業でオフィス移転にかかるコストは異なりますので、必要な項目をピックアップして予算を確定するようにしましょう。

移転先オフィスの選定

予算が確定したら移転先オフィスの条件を決定します。一般的に、移転先条件としては全体のコストやオフィスの機能性、床面積、部屋数、内装などが挙げられるでしょう。基本的に予算の範囲内で移転先オフィスを選定することになりますが、予算を気にしすぎるあまり、条件を低く見積もってしまうと本来の移転の目的が達成できない場合があるので、その点には注意が必要です。

その後に、条件に合った物件を選択していきます。物件の選定方法にはさまざまなものがありますが、それぞれの物件を比較するために、いくつか候補をピックアップするようにしてください。

オフィスデザインの決定

次に、オフィスのコンセプトに合うデザインを決定します。

オフィスデザインは、必要に応じてデザイン会社を選定します。また、デザイン会社を採用したほうが自社の提案に沿ったデザインになるケースが多いです。

その後に、オフィスレイアウトを決定する必要があります。一般的なレイアウトとしては、対向式レイアウトや同向式レイアウト、フリーアドレス式レイアウトの3種類です。『従業員同士のコミュニケーションを取りやすくしたい』、『座席数を節約したい』など目的によって採用するものは変化するため、ニーズに合った最適なレイアウトを選択するようにしましょう。

そのほかにもオフィスレイアウトが決まったらその企業が必要な機器を洗い出す必要があります。例えば、インターネット回線やICT機器などです。これらは業務の生産性などにも直接的な影響を与えるものになるため、慎重に検討することが求められます。

移転オフィスの工事手配

オフィスの内装が決まったら、移転際のオフィスに工事を手配します。算出した工事費の中でそれを実現できそうな業者を選定し、実際に工事を依頼するようにしましょう。

移転前の各種手続きの実行

最後に、移転前の各種手続きを進めます。

例えば、転居届を提出したり、労働基準監督署などへ各種変更申請書類を提出したりすることが求められます。また、新しいオフィスへ移転することを取引先に知らせる必要があるため、パンフレットや名刺を変更して正しい移転案内ができるように準備しなければなりません。

オフィスを移転する際にチェックしておきたい注意点

オフィスを移転する際の注意点は大まかにわけて2つあります。それぞれの注意点について早速チェックしていきましょう。

届け出を忘れずに提出する

1つ目の注意点は、届け出を忘れずに提出することです。

前述でも少し触れましたが、オフィスの移転に伴い提出しなければ届け出が多くなります。公的機関への届け出は期限が定められているものもあるので注意が必要です。

解約予約と原状回復工事を実施する

2つ目は、解約予約と原状回復工事を忘れないようにすることです。

解約予約は事前に必要になるケースが多く、『来月からオフィスを移転します』と管理人に報告しても許可されない場合があります。また、現在のオフィスを退去する際には原状回復工事が必要になるので、スケジュールを立てるときや予算を算出する際には注意しなければなりません。

まとめ

今回は、オフィス移転をスムーズにする移転手順や注意点について詳しく解説しました。オフィスの移転は、企業によって半年以上かかるケースもあります。また、まとまった予算がかかるので、しっかりと計画を立ててスケジュール通りに進めていくことが求められるでしょう。

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