社員証再発行費用と手続きに関する総合ガイド

社員証の重要性と利用状況

社員証はその企業に在籍する従業員であることを証明する重要なアイテムであり、社外では自社の従業員であることを証明し信頼感を与えることができます。
特にICチップを内蔵している社員証は、入退室管理や勤怠管理システムなど様々なシステムとの連携により、従業員の在籍証明以外の機能を増やすことが可能になります。
社員証は従業員の情報を管理するための重要なツールと位置づけられ、多くの企業では従業員に厳重管理するように促されています。

社員証が必要な理由

社員証は、上述したように社員の身元証明と共に社内セキュリティの維持も重要なツールです。社員証は、社内への入退室の際や会社内の特定の設備への入室する際、社員の確認を確実に行うためにも使用されます。これにより、部外者の入退室等のリスクを低減し、企業全体のセキュリティを向上させます。
例えば、大企業のオフィスビルでは、入り口で社員証をカードリーダーにスキャンすることで入室が可能になることが多いです。これにより、通行者の身元を確認できるので、不審者の侵入を防ぎます。また、機密情報が保存されている部屋への入退室も社員証によって管理されています。このように社員証の導入は、企業のセキュリティ体制の強化となります。
さらに、社員証は社内コミュニケーションが円滑になることにも役立ちます。社員証には、氏名や部署、写真などの情報が記載されていることが多く、新入社員や他部署との交流の際に役立ちます。

社員証再発行が必要なケースと手続き

これまで述べているように、企業において社員証は非常に重要な役割を果たしています。
しかし、以下のような状況により再発行が必要となる場合もございます。
1. 紛失: 社員証を紛失した場合、社員証には社内へのアクセス権限や社員自身の情報が記載されており、紛失すると不正利用のリスクがありますので紛失した社員証の情報の削除と共に再発行が必要となります。
2. 破損: 社員証が物理的に破損した場合、例えばICチップが読み取れなくなったり、カードが割れてしまった場合は再発行が必要となります。
3. 情報変更: 結婚や昇進、異動などによって名前や役職、所属部署が変更された場合、最新の情報を反映させるために再発行が必要になる場合があります。
社員証の再発行手続きは企業によって様々です。
社員証再発行のための書類を提出するように求められるケースが多いため、再発行の際には必ず社内ルールを確認してから行ってください。

再発行に伴う費用

社員証の再発行には材料費や人件費などが必要となります。また、企業が設定しているシステムの料金や手続きの費用も加算される場合があります。
例えば、プラスチックカードの社員証の場合、その原価に加えて印刷費や配送費が発生します。再発行費用は一般的に500円から3000円程度で、使用する素材や内蔵するシステム、セキュリティレベルによっても異なります。高度なセキュリティ機能を持つ社員証は費用が上がり、生体認証（バイオメトリクス認証）機能を搭載した社員証はさらにコストがかかる可能性があります。その社員証再発行にかかる費用の負担先は企業によって異なります。それは、費用を従業員が負担する場合と企業が負担する場合です。
企業により負担先は異なりますので、社内ルールを確認する際は費用負担に関しても確認をしましょう。

再発行に関するリスク管理

社員証の再発行には様々な手続きと費用を必要とします。
例えば、社員証の紛失時にはただ再発行するだけではなく、元のデータを削除し新たに社内管理のデータを作成する必要があります。それは、記載された社員本人の個人情報が漏洩だけではなく、なりすましによりオフィスに侵入され、情報を盗み出される可能性があるためです。これらのリスクを回避するためには、どれだけ会社に迷惑がかかるのか、セキュリティ上、どのぐらいの危険があるのかを社員全員に周知させることが重要です。

社員証管理と再発行費用を抑える方法

社員証を適切に管理することで、再発行にかかる費用を大幅に削減できます。以下の具体的な方法を考えてみましょう。

社員証の紛失防止策

社員証を紛失しないための具体的な対策としては、日常的な使用方法の見直しと専用ケースの利用があります。専用ケースを利用することで、常に社員証の所在を把握しやすくなります。

デジタル社員証を使用する

デジタル社員証は製作費を抑えることができ、再発行の際のコストも低減されます。また、スマートフォンでの利用が可能で、紛失のリスクも減少します。
具体的には、スマートフォンでQRコードやNFC機能（Near Field Communication）を利用して社員証として使用する方法があります。
デジタル社員証には最新のセキュリティ技術が取り入れられ、暗証番号や指紋、顔などの生体認証機能を組み合わせることで、高度なセキュリティを実現できます。また、紛失の際は管理者がデータの削除を行えるなど、紛失リスクも低いことが特徴です。さらに、リアルタイムで情報の更新が可能で、氏名や役職の変更があっても即座に反映することができます。

まとめ

本記事では、社員証の重要性、再発行が必要なケースと手続き、費用の内訳やリスク管理について詳しく解説しました。
企業は、社員に対して社員証を大切にすることへの意識啓発を行い理解させることが必要ですが、盗難や破損、自然劣化など再発行が致し方ない場合もあります。物理カードではなく、デジタル社員証の導入を検討し、効率的な社員証管理システムを構築することで、再発行にかかる時間と費用を大幅に削減できます。
NTTコミュニケーションズでは、社員証を電子化するサービス『SmartMe®』を提供しています。SmartMe®は社員証の確認をその場でデジタル化でき、スマートフォンによる認証が可能です。Web上から社員証の発行・廃止・再発行ができるので、紛失時のリスクも大幅に軽減されます。興味がある方は、ぜひSmartMe®の利用を検討してはいかがでしょうか。