請求書の書き方はテンプレートで対応できない？適切な方法を解説

適切な請求書の書き方とは

請求書の形式には「正しい書き方」はなく、テンプレートはあるものの、取引先に合わせる必要があります。ExcelやWordなどの文書ソフトで作成するケースもあれば、会計ソフトで作成することも可能です。

ここでは、適切な請求書の書き方についてみていきましょう。

取引先が求める記載事項を確認する

請求日や氏名、件名など取引先が求める記載事項を事前に確認しておきましょう。とくに、消費税や源泉徴収の有無について確認しておくとスムーズなやり取りが可能です。

基本的な項目の記載を行う

請求書に記載する項目は次のようなものが代表的です。

宛先・取引先名	取引先の名前を確認し記入する
発行者名	屋号や自分の名前、住所まで記入するケースもある
支払期日・発行日	翌月末や今月末など相手の期日に合わせる
消費税・源泉徴収税	どちらも計算式で算出できる。しかし、どちらかを記述しないケースがある
振込先・合計額	指定口座・税金計算後の金額を記入する

日付は支払い規定に合わせる

請求書の日付は取引先に合わせて記載しましょう。例えば、 月末締めの翌月15日払いや25日などの規定があり、請求書の日付に関しても規定がある場合は、そのルールを守る必要があります。

また、ExcelやWordを使用している場合は前月の請求書をコピーするケースもあるため、請請求や期日の間違いがないように確認することが大切です。

会社名を確認する

会社名だけでなく場合によっては部門や担当者の名前まで必要です。そのため、 期日ギリギリではなく事前に確認しておくことが大切だといえるでしょう。

サービス・商品名がわかる内容にする

4月分や5月分といった項目だけでは、当事者しか内容を把握することができません。そのため、サービス・商品名がわかる項目名を記載することを意識しましょう。例えば、レベルデザインの納品を行った場合はサイト名、事務代行を行った場合は担当の会社名を記載することでスムーズな処理が可能です。

印鑑はクライアントのニーズに合わせる

請求書には、法律で定められた記載事項はありません。ただし、取引相手から「印鑑が必要」といわれた場合はニーズに応える必要があります。また、社内の規定によって決められているケースもあるため、請求書を作る側の事情だけでなく受け取る側の事情を把握した上で対応しなければなりません。

インボイス対応における注意点

ここからは、インボイス制度が本格的にスタートした場合に想定される請求書の注意点についてみていきましょう。これまでの請求書と異なり、明確に記載する項目が決まっている点は把握しておくことが大切です。

インボイス制度について詳しく知りたい方はこちらから。

6つの記載事項がある

請求書のインボイス対応においては、以下6つの記載事項を記述する必要があります。

・氏名・インボイス登録番号
・取引年月日
・取引内容及び品目の税率
・区分に合わせた対価の額と適用税率
・消費税額
・宛先

インボイス登録番号は申請してから1ヶ月から2ヶ月程度の時間がかかるケースもあるため、前もって準備することが大切です。

複数枚の書類でも1枚として認められる

インボイスに対応した請求書は複数枚に分かれていても特に問題はありません。例えば、宛先と指名、取引年月日が一枚目に記載されており、他の記載事項が2枚目や3枚目にあったとしても正当な書類として発行可能です。

複数枚の書類を発行する場合は最初から、通し番号を打つなどの工夫によって 関連性のある書類であることを示さなければなりません。

税額計算が認められる方法が決まっている

インボイスに適用した請求書では、税率の区分ごとに端数処理を行わなければなりません。
切り上げ・切り捨てなどのルールは事業者ごとに決められるものの、税率計算に関しては明確な方法が決められています。

例えば、複数の項目がある場合には個々の税率を算出し合算するといった方法は認められていません。税率ごとに合算した合計値に対して、端数処理を行う必要があります。

まとめ

請求書は、テンプレートなどはいくらでも探すことが可能であるものの、実際は決まった項目はありません。また、企業によっては発行の日付や印鑑などに対して細かい規定があることも多いといえるでしょう。

インボイス制度が本格的にスタートした場合には、適格請求書としてインボイス登録番号や税率などの決まった項目を記述する必要があります。個人だけでなく、企業としても対応が必要な点を知っておきましょう。

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