エンタープライズサーチとは？
機能や導入メリット・ツールの選び方を紹介

エンタープライズサーチとは、企業や組織内に散在する膨大なデジタルデータを横断的に検索できるシステムのことです。メール、ファイルサーバー、クラウドストレージ、業務システム、社内ポータルサイトなど、さまざまな場所に保存されたあらゆる情報を一元的に検索できるため、「企業内検索システム」や「社内検索エンジン」とも呼ばれます。

従来の検索では、利用者が個別のフォルダーやシステムにアクセスして情報を探す必要がありました。しかし、エンタープライズサーチを導入すれば、複数のデータソースを高速に横断し、必要な情報を迅速かつ的確に見つけ出すことが可能です。

エンタープライズサーチは、全文検索エンジンの技術を基盤に構築されています。全文検索とは、文書やデータの中から特定のキーワードを含む内容を抽出する機能で、検索精度やスピードに優れている点が特徴です。文書ファイル（PDF、Word、Excelなど）の中身まで検索対象とすることで、表面上のファイル名だけでなく、コンテンツそのものにアクセスできます。

ただし、単なる全文検索と異なり、エンタープライズサーチは認証機能やアクセス権限の管理、OCR（文字認識）機能、検索ログの取得といった、企業利用に特化した機能を多く備えています。これらの機能によって、エンタープライズサーチでは機密性の高い情報も適切に管理しながら効率的に検索を行えます。

近年は、クラウド環境の普及やリモートワークの拡大により、企業内データの多様化と分散が進んでいるので、エンタープライズサーチの重要性がますます高まっています。

なお、自然言語処理や生成AIを活用した検索精度の向上、自動タグ付け機能など、新しい技術との連携によって、今後さらなる発展が期待されています。

エンタープライズサーチは、単なる社内検索システムにとどまらず、多機能で高度な情報探索ツールとして進化しています。ここでは、業務効率化や情報活用につながる代表的な機能について解説します。

エンタープライズサーチの中核をなすのが「検索機能」です。現在のエンタープライズサーチでは、より高度で柔軟な検索が可能になるよう、さまざまな機能が組み込まれています。ここでは、代表的な検索機能である「横断検索」「あいまい検索」「自然文検索」「絞り込み検索」について紹介します。

サジェスト機能とは、検索窓にキーワードを入力し始めた段階で、関連性の高い候補語をリアルタイムで提示してくれる機能です。たとえば「企画」と入力すれば、「企画書」「企画会議」「企画提案書」などの候補が自動的に表示されるので、正確なキーワードが思い出せない場合や表記に迷う場面でも、スムーズに検索を行えます。

また、過去の検索履歴やほかのユーザーの利用傾向、トレンドにもとづくワードが反映される場合もあり、検索効率だけでなく情報の発見性（ファインダビリティ）も向上します。

サムネイル表示機能は、検索結果に文書や画像などファイルの内容を縮小画像で表示する機能です。検索結果を視覚的に分かりやすく表示できるため、ファイル名や概要のテキストだけでは判断が難しい場合に便利です。

また、サムネイルを通じて中身を開く前に全体の構成や使用目的を把握できるのでファイルを開閉する手間が省け、業務のスピードアップにもつながります。サムネイルはアクセス権限がある情報のみ表示されるため、セキュリティ面にも配慮されており、安全かつ効率的な情報探索や対象ファイルのダウンロード判断にも役立ちます。

OCR（Optical Character Recognition）機能は、紙の書類をスキャンしたPDFや画像ファイルなどに含まれる文字を認識し、検索可能なテキストデータとして変換する技術です。これまで検索対象に含めることが難しかった契約書、申請書、図面などのデータも、OCR機能によってキーワード検索で簡単に呼び出せるようになります。

特に、過去のアーカイブ資料や紙ベースで保管されていた帳票類をデジタル化した企業にとっては、膨大な情報資産の有効活用にもつながる機能です。手書き文字の認識に対応するシステムも増えているので、読み取り精度の向上と合わせると、文書管理の効率化やコンプライアンス対応の強化にも寄与するでしょう。

認証機能では、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく制御することが可能です。ユーザー単位や部署単位で検索対象を制限することで、機密情報や個人情報の漏洩を防ぎ、社内の情報ガバナンスを強化できます。

たとえば、人事評価資料には人事部のメンバーのみがアクセスできるようにする、財務資料は経営者のみの閲覧とする、といった設定が可能です。利便性と安全性を両立しながら、企業内の情報検索環境を整備する上で重要な機能です。

エンタープライズサーチでは、単に情報を検索するだけでなく、検索の「ログ」や「行動履歴」を取得・分析できる機能も搭載されています。どのようなキーワードが多く検索されているか、誰がいつ何を探していたか、どの情報が頻繁にアクセスされているかといった傾向を把握することで、ナレッジの整理・再構築やマニュアル整備に活用できるでしょう。

また、検索されても情報が見つからなかったケースを分析して情報の未整備領域を特定し、必要な文書やコンテンツの整備に役立てることも可能です。さらに、過去の検索履歴からよく使われる関連キーワードを抽出し、マニュアル整備の参考にすることもできます。

数多くのシステムやファイルストレージが混在している企業では、情報の所在が分かりづらく、業務の非効率さが課題になっているところも多いでしょう。エンタープライズサーチを導入することで、情報の活用やナレッジの継承、セキュリティ強化などを行えます。ここでは、エンタープライズサーチの導入によって得られる具体的なメリットを3つ紹介します。

エンタープライズサーチは、複数の社内システムやストレージに点在する情報を一括して検索できるため、必要な情報を探す手間と時間を大幅に削減できます。横断検索やサジェスト、自然文検索、絞り込み機能などにより、目的の情報に素早くアクセスできるので、資料作成や意思決定のスピードが向上し、本来注力すべき業務やクリエイティブな作業に時間を振り分けられるでしょう。

単なる検索の効率化にとどまらず、業務全体の生産性向上に寄与する点が大きな魅力です。

エンタープライズサーチを導入すると、過去の業務資料や議事録、マニュアル、FAQなどのナレッジ情報に誰でも簡単にアクセスできるようになります。情報共有の属人化を防止でき、組織全体で知識や情報が蓄積・再利用されやすくなるのは大きなメリットです。

また、業務引き継ぎやチーム間の連携も円滑になり、ナレッジの継承がスムーズに行える点も魅力です。社内の情報が活用されずに埋もれてしまう状況を防ぎ、必要なときに必要な人が情報を引き出せる環境を作る際、関連するナレッジに素早くアクセスできるエンタープライズサーチは強力なインフラとなります。

近年では情報の利便性が向上する一方で、部外の者や従業員による情報漏洩や不正アクセスなどのリスクも増加しています。エンタープライズサーチには、セキュリティリスクに対応するための認証・権限管理機能が備わっており、ユーザーごとにアクセス可能な情報を制限することが可能です。

さらに、検索ログの記録やアクセス履歴を可視化することで、不審な行動の兆候を早期に発見できます。情報を守りつつ、有効に活用するという方法の両立が図れる点はエンタープライズサーチ導入の大きな利点の1つです。

エンタープライズサーチの活用は業務効率化につながる一方で、導入や運用にあたって注意すべき点も存在します。システムの特性を正しく理解しないまま活用すると、かえって非効率やセキュリティリスクを生む可能性もあるので、導入前に主な注意点を知っておきましょう。

エンタープライズサーチを導入する際には、「なぜ導入するのか」「どのような課題を解決したいのか」といった目的を明確にしましょう。その上で、自社に適した製品を比較検討する必要があります。選定を誤ると、十分な効果を得られないばかりか、コストや運用負荷がかえって増えてしまう可能性もあります。

ここでは、エンタープライズサーチを選定するときに注目したいポイントを解説します。

エンタープライズサーチを選ぶ際には、どのようなファイル形式やシステムに対応しているかを必ず確認しましょう。検索対象が限定的では、十分な情報にアクセスできず、本来の利便性が発揮されません。たとえば、PDFやOffice文書、画像、動画ファイルに加えて、業務アプリケーションのデータまで対応していれば、情報資産全体を活用できます。

また、複数のクラウドサービスや社内システムとの連携が可能であれば、より広範な情報を一括検索できるので、検索性が格段に向上するでしょう。

社内に大量の情報が蓄積されている企業では、検索の速度と精度が業務効率に直結します。検索結果が表示されるまでに時間がかかると、業務のテンポが損なわれ、ストレスや無駄が生じる原因になります。また、検索結果が大量に表示されても、関連性の低い情報ばかりでは意味がないので、キーワードの意味を理解し、適切な結果を上位に表示する性能も求められます。

候補として挙がっているエンタープライズサーチのパフォーマンステストが可能であれば、実際のデータ量に近い環境で試すことで、導入後のギャップを防げます。特に複数部門で同時に利用されるようなケースでは、処理能力の高さもチェックしておきたいポイントです。

多くの企業では、すでにドキュメント管理システムや社内ポータル、ワークフローシステムなどが稼働しています。エンタープライズサーチを導入する際には、すでに活用しているシステムとの連携がスムーズにできるかどうかを確認しましょう。連携が不十分であれば、情報の検索漏れや二重管理のリスクが発生し、利便性が大きく損なわれてしまいます。API連携やプラグインの有無も合わせて確認しましょう。

エンタープライズサーチは、多くの社員が日常的に使うシステムなので、操作性やインターフェースの分かりやすさも重要です。検索窓の位置、絞り込みメニューの設計、サムネイル表示の有無、検索結果の見やすさなど、UI（ユーザーインターフェース）の設計が直感的であれば、ITに不慣れな社員でもスムーズに利用できます。

デモ画面やトライアルを通じて実際に操作感を確認し、自社のユーザー層に合っているかどうかを見極めましょう。

企業が扱う情報には、機密情報や個人情報が含まれることが多いので、エンタープライズサーチにも高度なセキュリティ対策が求められます。検索権限の設定により、「誰が、どの情報にアクセスできるか」を細かく制御できるかを必ず確認しましょう。

また、アクセスログの取得や不正アクセスの検知といった機能が備えられているかも確認しておくと、万が一の事態にも迅速に対応できます。導入前には、どのような認証方式を採用しているか、外部からの攻撃に対する耐性があるかなどを確認しておくと安心です。

導入後も安心して使い続けるためには、ベンダーのサポート体制も大切な判断材料となります。たとえば、初期導入支援としての要件定義や環境構築のサポート、操作マニュアルの提供、社員向けの研修対応などが含まれていれば、スムーズに導入を行えるでしょう。

また、エンタープライズサーチの運用が始まった後は、検索精度向上のチューニング支援や定期的なメンテナンス、トラブル発生時の対応が発生します。費用だけでなく、どのようなサポートが提供されるのか、契約内容を事前に明確にしておくことが大切です。

シングルベンダーが多忙なIT部門を救う切り札になる

エンタープライズサーチは、社内に分散した情報資産を一元的に検索・活用できる強力なツールです。検索機能の多様性やOCR、認証管理など、企業ニーズに応じた機能を備え、業務効率化や情報漏洩リスクの軽減に大きく貢献します。

ただし、導入効果を最大化するには、自社の課題や業務環境に応じた製品選定と、運用体制の整備が不可欠です。費用対効果や既存システムとの親和性、サポート体制を含めて総合的に判断し、業務効率化を目指しましょう。

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