クラウド電話サービスとは?メリットや活用方法を解説!

2022年8月31日

顧客からの問い合わせ対応や、日々の電話応対に欠かせないビジネスフォン。事業を行う上で導入は必須といえますが、固定電話ではテレワークに対応しづらいと悩むケースも多いでしょう。

従業員の自宅やサテライトオフィスなど、テレワーク下で柔軟な電話応対を実現するには、クラウド電話が役立ちます。インターネット環境さえあれば、場所にかかわらず電話の受発信ができるからです。

こちらの記事では、クラウド電話の仕組みやメリット、活用シーンについて解説します。

もくじ

クラウド電話とは?

クラウド電話とは、クラウド上のPBXを介して通話するシステムです。

PBXとは複数の電話回線を相互接続するための電話交換機で、従来の仕組みだと、オフィス内にPBXを設置して電話網を構築する必要がありました。

一方のクラウド電話は、インターネットさえあればPBXが機能するため、場所をとらず工事も必要ありません。また、内線の増減もインターネット上で設定でき、導入後の管理や運営も容易になります。

着信があった際は、オフィスのビジネスフォン以外でも電話を受けることができます。従業員のスマートフォンを内線化することで、テレワーク中の電話応対にも柔軟に対応できるようになるでしょう。

クラウド電話では、電話回線ではなく主にインターネット回線を利用するため、電話回線やそれに関わる敷設工事などがいりません。さらに従来のビジネスフォンと同様、市外局番を持てるサービスや、フリーダイヤルの発着信ができるサービスもあります。

会社でクラウド電話を活用するメリット

クラウド電話を活用するメリットは次の通りです。

  • 場所を問わずに発着信ができる
  • PBXの導入コストを抑えられる
  • セキュリティ対策やメンテナンスを一任できる
  • 電話回線や電話加入権が不要になる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

場所を問わずに発着信ができる

クラウド電話の活用には、働く場所にかかわらず柔軟に発着信できるというメリットがあります。

これまでの電話応対は、オフィス内のビジネスフォンを利用して発着信を行うのが一般的でした。しかし、テレワークの導入が急増した近年、発着信がオフィス内に固定される従来の仕組みに課題が発生しました。

そこで注目されたのがクラウド電話です。

クラウド電話では、クラウド上で制御している電話番号を場所の制限なく利用できます。従業員の自宅やサテライトオフィスからでもスマホ・モバイル端末で発着信が可能なので、テレワークを推進する企業にとって高い利便性をもたらします。

PBXの導入コストを抑えられる

クラウド電話を活用すると導入コストを大幅に抑えられます。クラウド上のPBXを活用するクラウド電話は、PBXの購入費や工事費が不要だからです。

サービスによっては、初期費用が無料に設定されているケースもあります。

PBXの購入に割くはずだった予算を別のところに利用できるのは、クラウド電話の大きなメリットだといえるでしょう。

セキュリティ対策やメンテナンスを一任できる

本来、PBXの保守やセキュリティ対策は、企業自身で主体的に行う形になります。しかし、ノウハウやリソースの不足により、故障時の対応遅れや情報漏洩といったトラブルに発展してしまう可能性もあるでしょう。

その点、クラウド電話ではセキュリティ対策やメンテナンスをベンダーに一任できます。結果的に対応遅れや情報漏洩などのトラブルを避けられるほか、専任スタッフを採用する必要もなくなります。

ただし、PBXのセキュリティや保守作業がベンダーに依存してしまう点には注意が必要です。セキュリティ体制をよくチェックしたうえで、信頼できるクラウド電話サービスを選びましょう。

ビジネスにおけるクラウド電話の活用シーン

続いて、クラウド電話の具体的な活用シーンをご紹介します。

テレワークを推進したい企業

クラウド電話では、従来固定電話で受けていた着信に社外から対応できます。また、テレワーク中に従業員同士で連絡が必要な場合は、内線を通じたコミュニケーションが可能です。従業員の働く場所を問わずに電話の受発信ができるクラウド電話は、テレワークやハイブリッドワークに対応したい企業に向いています。

フリーアドレスを実現したい企業

配線工事が不要なため、フリーアドレスによって従業員の席が度々変わるような場合でも、インターネット環境さえあればどこでも電話の受発信が可能になります。

スタートアップ企業や個人事業主

通常のPBXを導入する場合に比べて導入費用を抑えられる点がクラウド電話のメリットです。そのため、予算が限られている場合でも導入しやすいでしょう。従業員が不在になりがちな小規模オフィスでも、場所を選ばず電話応対が可能です。

期間限定で電話窓口が必要な事業者

ビジネスフォンの購入手続きや配線工事が不要なクラウド電話は、インターネット環境さえあればすぐに電話応対を開始できます。緊急で電話窓口が必要になった際でも対応しやすいといえるでしょう。
また、工事などの費用やその他初期費用がかからなければ、不要になった際に利用停止の判断をしやすいというのも強みです。加えて、人員増加の必要が出た場合にもスムーズに対応できます。

クラウド電話サービスを選ぶ際のポイント

数あるクラウド電話サービスは、次の3つのポイントを意識すると自社に合うものが選びやすくなります。

  • 機能性
  • システムの使いやすさ
  • 費用感

それぞれのポイントを詳しく解説します。

機能性

クラウド電話は、ビジネスフォンとしての機能を使えるだけではなく、そのほかにも便利な付加機能が搭載されている場合もあります。その分、クラウド電話サービスによって機能の種類に大きな違いがあるため、その機能が自社の目的に適うか、機能性と価格のバランスは適正かといった点をよく確認しましょう。

クラウド電話に搭載されている機能には、以下のようなものがあります。

  • 通話の保留・転送
  • 通話の録音
  • ワンクリック発信
  • IVR(自動音声応答システム)
  • 顧客管理機能
    など

システムの使いやすさ

従業員の知識レベルや経験年数に合わせて、システムの使いやすさを検討することも大切です。使用感・操作性が自社の従業員に合うかどうかは、事前によく確認するようにしましょう。

たとえば、シンプルなユーザーインターフェースは、システムの使いやすさを表す一つの条件だといえます。どこにどのような機能があるのかが一目で把握できれば、PC業務に慣れない方から精通している方まで、幅広い従業員が利用できるからです。

無料トライアルによって操作性や使い勝手を試してみるのも方法の一つです。

費用感

初期費用と月額費用を考えて導入を検討しましょう。

設置工事が必要ないクラウド電話ですが、開通時にサーバー情報への登録や設定を行わなければならず、その作業代として初期費用が発生する場合があります。
月額費用に関しては、従来の電話と同じように回線(電話番号)ごとに料金を支払う必要があります。利用条件によっても異なる場合があるため、事前に見積りや料金シミュレーションを確認しておきましょう。

また、これから新規オフィスを立ち上げる場合には、別途インターネット回線の契約料金がかかる点には注意が必要です。

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ビジネスフォンを介さずにインターネット回線のみで電話の受発信ができるクラウド電話。導入を検討しているものの、サービスの種類が多く、どのクラウド電話を選ぶか迷っている方も多いのではないでしょうか。

スタートアップ企業でビジネスフォンを導入することが難しいという場合や、テレワークに対応するため緊急的にPBXをクラウド化させたいという場合は、ドコモビジネスが提供する「COTOHA Call Center」がおすすめです。

初期費用が無料、かつ最低利用期間の指定がないので、予算に余裕がない場合でも気軽に導入できます。電話が使えるだけではなく、顧客情報を見ながら通話できるCTI機能や、24時間365日の顧客対応ができるAI自動応対機能など付加機能が豊富です。

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