台風・災害時の出勤ガイドライン ～判断基準や通達の具体例～
台風・災害時の出勤を迷われている方や、会社の出勤方針やルールなどを整備をしたいと考えている人事・総務ご担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、台風・災害時の出勤に関する判断基準について説明するとともに、出勤ガイドラインの作成方法やポイントを解説します。
合わせて、台風・災害時における通達の具体例についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
もくじ
台風・災害時の出勤に関する判断基準
まずは、台風・災害時の出勤に関する判断基準について従業員側・企業側の両方の観点から見ていきましょう。
従業員は自己判断すべきか
通勤は労働者の自己判断で行う行動行為のため、企業の安全配慮義務の対象外とされています。従って、従業員は自身の安全を最優先に考え、自己判断で出勤するかどうかを決定することが必要です。
従業員側は台風・災害時に、警報の発令・公共交通機関の運休など、身の安全を確保できない状況の場合は無理に出勤しないことが望ましいでしょう。
企業の安全配慮義務とは
企業として従業員の安全を確保するため、適切な情報提供や安全対策を講じる義務があります。これを安全配慮義務と言い、労働契約法や労働安全衛生法など法令に基づき定められています。
具体的には、台風・災害時に企業側は公共交通期間の運行・運休の状況、警報発令や気象情報に基づいて、従業員に適切な判断を促す必要がありますが、自宅待機や出勤の禁止を命ずる義務はありません。
ところが、従業員の自己判断での出勤であっても、従業員が通勤時に事故や災害に巻き込まれた場合に企業は損害賠償を求められる可能性があります。
企業側は、事前に台風・災害時の出勤方針やルールなど社内の仕組みを整備しておき、予め従業員へ周知することが望ましいでしょう。
自宅待機・会社待機の判断基準
台風・災害時に従業員が安全に出勤・帰宅できない場合、自宅待機や会社待機を選択することが必要です。道路や鉄道など交通に関する運行情報や、気象庁や地方自治体の警報・発表などを判断基準として、従業員自身の安全を確保しましょう。
具体的には、交通事故による渋滞や通行止め、暴風による倒木・道路の冠水などによって安全に出勤・帰宅できない場合は、自宅待機や会社待機を検討することが望ましいでしょう。
遅刻しないよう早めに出勤すべき？
出勤時に台風や災害の影響が予想される場合、可能な限り早めに出勤することで交通機関の混雑を避け、安全を確保する人は少なくありません。台風・災害時に早めの出勤が適切かどうかは、各自で自己判断が必要です。
しかし、医療従事者・介護・消防士・警察官・保育・運送業者など、生活必須職従事者（エッセンシャルワーカー）の方々の場合、災害時でも出勤して職務を遂行しなければならないという事情もあります。そのような業種の場合は、会社待機を命じて会社に泊まらせたり宿泊先ホテルの手配をしたり、企業として従業員の安全を守ることも必要です。
また、台風・災害時に、早めの出勤を指示する会社や上司への不満の声が相次いでSNSなどに投稿されることも近年では多々見受けられます。事前に企業側が責任を持って自宅待機や会社待機・出勤の禁止や業務の停止、業務時間の変更などを通達・周知することで、これらの不満は防げることでしょう。
台風・災害時の出勤ガイドラインの作成メリット
従業員の安全を考慮しない場合、企業は法的責任を負う可能性があるため、適切なガイドラインを設けて安全対策を講じることが重要です。台風・災害時の出勤ガイドライン作成のメリットを見ていきましょう。
従業員自身が行動判断しやすくなる
台風・災害時における出勤方針が定められたガイドラインが会社に存在することで、従業員は自己判断をする際の基準を明確に把握しやすくなります。それによって、自然災害や緊急事態が発生した際の混乱や不安を軽減することが可能です。
帰宅困難や出勤時の労災を防げる
適切な出勤ガイドラインを設けることで、従業員が帰宅困難になる事態を避けることができたり、出勤時の事故による労災を防ぐことができたり、災害時のリスクを最小限に抑えることが実現できます。
法的リスクを軽減できる
台風・災害時の出勤ガイドラインを遵守することで、企業が法的責任を果たしていることを示すことができます。従業員の安全確保に関する適切な対応が行われていることを証明することができ、法的リスクを軽減することができます。
台風・災害時の出勤ガイドラインの作成方法やポイント
ここからは、台風・災害時の出勤ガイドラインを作成する際のポイントと手順を見ていきましょう。企業は当該地域での台風・災害の発生リスクや影響についても鑑み、事前に就業規則を含めルールを整備しておく必要があります。
気象情報と特別警報
台風や災害時は気象情報と警報の発令状況に基づいて、従業員に適切な対応を促す必要があります。特別警報が発令された場合は、従業員に出勤を控えるよう呼びかけることが望ましいでしょう。具体的な特別警報には次のようなものがあります。
- 台風特別警報
- 洪水特別警報
- 地震津波特別警報
- 大雨特別警報
公共交通機関の計画運休や道路の交通状況
公共交通機関の運行状況・計画運休の発表や、道路の事故・渋滞など通行可能状況などをもとに、出勤する際の判断基準を明確に定めます。
公共交通機関が運休する可能性がある場合、従業員の無理な出勤を防止したり、代替ルートを提示したり、出勤時間の変更や遅延を許容する方針を示すと良いでしょう。
有給休暇・賃金など勤怠に関して
台風・災害時に出勤が困難な場合、有給休暇の取得や特別休暇の導入、賃金の支給に関する規定など、従業員の福利厚生と権利を考慮した方針を定めることも重要です。
台風・災害時など出勤が不可能な場合には有給休暇や特別休暇として取り扱うと定めている企業もありますが、労働基準法の観点から有給休暇の取得を強制することはできません。そのため、従業員自身の意思のもと、予め有給休暇の申請をして取得してもらう必要があります。
もし、台風・災害時に企業側が休業を決定した場合、企業は賃金の支給の義務はありませんが、従業員がその日に有給休暇を取得する場合はそれに伴う賃金の支給が必要となります。
時差出勤、リモートワーク、在宅勤務の導入
台風・自然災害が発生した場合に備えて、時差出勤やリモートワーク、在宅勤務など柔軟な勤務形態の導入を事前に実施しておくことも重要です。従業員が各自の自宅や安全な場所で業務に従事することができ、災害時の出勤で発生する労災のリスクを軽減します。
また、様々な勤務形態の導入によって、災害発生時以降でも業務を継続するための体制を整えることができます。業務の進捗の報告・連絡や勤怠の管理など、予め在宅勤務に関するルールを設けておくと良いでしょう。
PCを使った作業・デスクワークが中心の内勤など、リモートワーク・在宅勤務（テレワーク）が可能な業種の場合は、災害時以外の平常時から適切なプラットフォームやツールの導入をして非常時に備えることが可能です。
台風・災害時に従業員の稼働を確保する必要がある場合
台風・災害時でも最低限必要な稼働を確保する必要がある場合、その対処方法を含んだ出勤ガイドラインを作成することも重要です。
まずは、業務の優先順位の把握を行い、出勤の必要性やリスクを適切に判断しなければなりません。自然災害の発生に伴って業務の中断や支障が発生した場合に備えて、災害時でも業務の継続ができるよう代替手段を確保しておくことも望ましいでしょう。
台風・災害時に従業員の稼働を確保するにあたって、従業員と円滑な連絡を取るための緊急連絡体制を整えることが必要です。緊急連絡体制を整備して、迅速な情報共有や通達、周知などができるようにします。
台風・災害時に従業員へ通達する文例を紹介
台風・災害時における、安全確保の観点から従業員へ周知する文例についてご紹介します。
台風・暴風雨の場合
出勤前の時間帯に台風の接近が予測される場合、事前周知の文例は以下の通りです。
従業員が混乱する余地がないよう、具体的な行動指針を含んだ通達を行います。
計画運休を発表した公共交通機関名・路線名を明記するなど、状況に応じて明確かつ分かりやすく伝えることが重要です。
- タイトル
重要：台風の接近に伴う出勤に関する注意喚起 - 本文
台風の接近に伴い、本日は出勤に関して自己判断をしてください。交通股間の混雑や運休の可能性がありますので、安全を最優先に考えてください。
また、特別警報が発令された場合は速やかに自宅待機または会社待機に移行してください。
地震の場合
次に、出勤前の時間帯に地震が発生した場合の、従業員へ通達する文例をご紹介します。
一般的には、震度5強以上の大規模な地震の場合に通達が必要になりますが、企業の方針によっては震度4や震度3でも通達を行うケースがあります。
- タイトル
緊急：地震発生に関する重要なお知らせ - 本文
重大な地震が発生しました。すぐに机の下などの安全な場所に避難してください。
その後、周囲の安全を確認しつつ、避難所への異動や自宅待機を検討してください。
出社時間までに安全が確保されるかどうか不透明ですので、今後の行動については追加の情報をお待ちください。
安否確認や緊急連絡先の確認を行い、安全を最優先に行動してください。
追加の情報が入り次第、再度連絡いたします。
津波の場合
続いて、出勤前の時間帯に津波警報が発令された場合の、従業員へ通達する文例をご紹介します。津波警報が発令された直後に速やかに従業員に通達することや、津波警報の発令状況や影響範囲の情報も明確に示すことなども重要です。
- タイトル
緊急：津波警報発令に関する重要なお知らせ - 本文
津波警報が発令されました。すぐに安全な場所に避難し、周囲の状況に注意してください。
従業員の安全を最優先に考え、出勤の必要はりません。
安全確認のため、状況が安定するまで自宅待機を続けてください。
追加の情報が入り次第、再度連絡いたします。
緊急連絡手段の重要性
いずれの災害の場合も、緊急連絡手段を事前に確保しておくことが重要です。たとえば、メールやSNS、社内連絡ツールなどを活用して、従業員に迅速に情報を伝えることができます。上記の通達の文例をぜひ参考になさってください。
また、警報が解除されるまでの間は、交通運行状況や被害状況を追ったり、最新情報を更新して再通達したりする必要があるため、一度通達するだけでは不十分です。
台風・災害時に備えて安否確認サービスの利用がおすすめ
台風などの自然災害が発生した際、従業員の安全確保が最優先ですが、安否確認サービスを用いての各従業員の安否状況の把握と、迅速な連絡手段としての活用がおすすめです。
Biz安否確認なら一斉連絡が可能
「Biz安否確認/一斉通報」システムには、台風・災害時に自動的に一斉配信し、従業員の安否などの情報を収集する機能があります。台風・災害時に従業員の稼働を確保する必要がある場合や、特別警報に関して通達を実施した後に状況確認や最新情報の再度通達をする場合などにおいても、非常に役立ちます。
災害の発生していない地域にいる従業員の状況を把握したり、システムを通じてアンケートを実施し、出勤可能と回答があった従業員に出勤を要請したりすることも可能です。
自然災害発生時のアンケートで出勤可能と回答した従業員に対して、安全を確保した上で出勤してもらうためにも、先述の台風・災害時の出勤ガイドラインの作成に組み込むと良いでしょう。
従業員の安全と稼働の両方を確保し、業務継続性を維持するための一助となる「Biz安否確認/一斉通報」の活用をぜひご検討ください。