ファイル共有の基礎知識

大容量ファイル送信のための方法とツールを紹介

2021年3月18日公開 (最終更新日:2021年3月18日)

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大容量ファイルは企業規模の大小や業界に限らず、多くの企業で取り扱われています。しかし、メールに添付して社外に送信するには、容量制限によってファイルを分割したり、情報漏洩対策でパスワード設定や上長承認が必要になったりと、煩わしく思うこともあるでしょう。そこで、大容量ファイルを送受信する方法の中でも、安全で使いやすいおすすめのツールを紹介します。

1. 大容量ファイル送信のさまざまな方法

ビジネスで取り扱うデータは、仕様書、CAD、DTPなどの大容量データや、取引先情報、契約情報など多種多様です。これらのデータをメールで送受信できない理由は「メール1通あたりの送受信容量オーバー」「メールボックスの保存容量オーバー」「インターネット回線のスピードによるデータ転送の失敗」などが考えられます。メールに添付できない大容量ファイルを送信するにはどのような方法があるのか、詳しく解説します。

加工してメールに添付

大容量ファイルをメールに添付して送信するための代表的な方法は、ファイルの圧縮や分割、また画像の解像度を下げることによって容量を減らすというものです。

ポピュラーなのは、ZIP形式に変換して圧縮する方法で、受信者側は添付されているZIP形式の圧縮フォルダーを展開(解凍)し、元の状態に戻してからファイルを開きます。「分割ツール」を使って1つのファイルを指定したサイズに分割する方法もあり、こちらは複数回に分けてメールを送信することになります。いずれも送信者、受信者ともに手間が掛かり、受信者側のメールサーバーを圧迫します。

日本ではセキュリティを担保するため、パスワード付きZIPファイルに並んで、通称PPAPと呼ばれる手法が採用されてきました。PPAPは、ZIPファイルをパスワードで保護し、そのパスワードを別送する手法です。しかし、ZIPパスワードは無料ソフトでも容易に解析が可能です。中央省庁が使用を廃止する動きをとっていることからもわかるように、PPAPはセキュリティ対策としての有効性が低く、多くの企業で脱却する動きがあります。パスワード別送をシステムで自動化している場合は、宛先の誤送信がインシデントにつながるため注意が必要です。

無料のクラウドサービスを利用

無料のクラウドサービスは誰でも気軽に利用開始できるのが特徴です。しかし、無料サービスで一度に送信できるファイル容量は数百MBから数GBであり、回数制限が設けられているケースも少なくありません。また、画面に広告が表示され、取引先が誤ってクリックしてしまう場合や、セキュリティ意識の高い取引先ではサイトアクセスを禁止していることもあります。
また、セキュリティ面においても注意が必要です。利用するサーバーはサービス運営会社が所有しているため、アップロードしたファイルをユーザー自身が削除できないこともあります。悪意のある第三者が外部サーバーに不正アクセスした場合、情報漏洩を引き起こして何百万人もの利用者のメールアドレスやパスワードが盗まれてしまいます。それらのデータが暗号化もハッシュ化もされていなければパスワードリスト攻撃などに晒されてしまう危険があり、社会的に大きな問題に発展してしまいます。

会社から許可されていないサービスやデバイスを従業員個人や部署が使用する「シャドーIT」のリスクについても考えなければなりません。特に社内インフラとして大容量ファイルを送受信できるシステムを導入していない場合には、業務上必要なファイル転送を無料のクラウドサービスに頼ってしまうケースが多発します。上述の通り、セキュリティが脆弱なサービスを利用していた場合、機密情報の漏洩につながる恐れがあるので、会社として一刻も早い対策が求められます。

自社サーバーで外部と共有

自社でファイルサーバーを立て、取引先企業や社内間でデータの受け渡しを行う方法もあります。まず、相手に共有フォルダーを提供してユーザーの権限を設定します。データファイルのアップロードとダウンロードに使用されるファイル転送用プロトコルは、非暗号化(平文)のFTPが最も有名ですが、現在では通信を暗号化するFTPS・SFTP・SCPの利用が推奨されています。

自社サーバーのメリットは、「データの一括管理が可能」「自社の業務に合わせたカスタマイズと拡張の柔軟性」「アクセスログ確認の簡便性を向上」といった点が挙げられます。

デメリットは初期費用と運用管理のコストが大きいことです。サーバーは24時間365日稼働しており、適切に維持管理するにはサーバールームや専門知識がある人材が必要です。

USBメモリーやDVDなどのメディアで渡す

USBメモリーやDVDなどの外部記録媒体にデータを保存し、相手と物理的に受け渡しするのも1つの方法です。容量が数GBを超えているときに便利な一方で、データが現物として存在するため、盗難や紛失のリスクが高まります。
企業がUSBメモリーを管理・運用する負担も大きな課題であり、外部記録媒体の使用を禁止する企業は増えています。企業規模に関わらずテレワーク業務が非常に増えている昨今、管理・運用はますます煩雑になり、人的ミスの発生にもつながりかねません。また、万一に備えパスワードや暗号化を設定しても、解析技術は日々進化しているため脅威の分析と対策は必須です。

2. 大容量ファイル送信のツール紹介

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大容量ファイルの送信手段をいくつか紹介しましたが、どれも一長一短です。そのため、セキュリティ対策が万全で、効率的にデータを送受信できる大容量ファイル送信ツールを、会社として導入することが最善の策であると考えられます。

では、セキュリティポリシーが厳しい会社でも問題なく管理でき、容量制限を気にせず使えるツールは実際にどのようなものがあるのでしょうか。

大容量ファイル送信に適切なツール選択のポイントとは

大容量ファイル送信に適切なツールを選択するには、今後取り扱うデータ容量や送信頻度が増えることを予測し、以下4つのポイントに着目することが重要となります。

1つめは「サービス提供時間」です。クラウドサービスは基本的に24時間365日使えるものですが、事業者によっては機器の不具合対応や定期メンテナンスが頻繁にあることで、必要な時に使えないのは困ります。稼働率実績が100%に近いサービスだと安心して利用できます。

2つめは「データ転送の速度」です。大容量ファイルに対応と記載されていても、アップロードに数分を要するケースは少なくありません。回線の品質が良くない海外地域との送受信に問題がないかなども、実際に使ってみるなどしてチェックしておくと安心です。

3つめは「セキュリティ機能」です。誤送信を防ぐ機能や、不正な持ち出しを防ぐアクセス制限、アクセスログ管理など、セキュリティ対策が万全なツールが求められます。

4つめは「自社に適した料金プラン」です。たとえば、一部の社員のみが大容量データを扱う場合は契約ID数による料金プランのサービスが適しています。しかし、シャドーITのリスク対策のためには、社員全員にIDとパスワードを配布することが望ましく、契約ディスク容量による料金プランがあるサービスがおすすめです。ファイル転送サービスに慣れていない社員にこそ随時使える環境が必要であり、企業のコンプライアンス強化につながります。

3. 法人の大容量ファイル送信に最適のBizストレージ ファイルシェア

上述の4つのポイントをしっかり押さえたツールに「Bizストレージ ファイルシェア」があります。これは、NTTコミュニケーションズが提供する法人向けファイル転送・共有サービスです。

個人向けのサービスは無料で提供されているサービスが多く、コスト面でメリットがありますが、企業向けサービスに比べセキュリティ対策や機能が十分でないことがあります。また、ポストコロナ社会でテレワークが増加して以降、ペーパー出力した資料を郵送したり、USBメモリーやDVDに記録した機密情報をセキュリティ便で送ったりすることが難しくなりました。今後は既存媒体でのデータのやり取りが困難になるため、オンラインストレージの活用が広がることが予想されます。

Bizストレージ ファイルシェアは、ファイル転送機能とファイル共有の両機能を備えたクラウドサービスのため、業務におけるファイル送受信の問題を解決できます。大容量ファイルの送受信はもちろん、今後ニーズが高まる機密性の高いデータのセキュアな共有、保管にも役立てられます。

Webブラウザーだけで大容量ファイルが転送可能

大容量ファイルの転送に必要な情報は、相手のメールアドレスと名前だけです。複数名への同時送信も可能で、相手の環境を気にすることなく送信することができます。操作は、Webブラウザー上にファイルをドラッグ&ドロップすることでアップロードでき、簡単です。相手がURLにアクセスしてファイルをダウンロードするとメール通知が届き、送信したファイルは指定期間経過後に自動で削除されます。

一度に大容量ファイルの送受信が可能で、送信だけでなく、相手からファイルを送ってもらう「ファイル受信」機能もあるところも選ばれる理由の1つです。また、ユーザーごとに日本語と英語の表記が選べるため海外とのやり取りもスムーズです。
ログの解析結果や更新プログラムの転送、CAD・画像データのやり取りに便利です。メールからBizストレージ ファイルシェアに変えるだけで、メールサーバーの容量や負荷が減り、コスト削減と安定運用につながります。

高度で信頼性の高いセキュリティ

ウイルスチェックや暗号化機能に加え、不正アクセスの検知・遮断(Firewall・WAF・EDR)や、Web脆弱性にもしっかり対応しているため、安心して業務で利用できます。また、NTTコミュニケーションズの高度なセキュリティ体制と、通信事業者としての設備とノウハウで、システム冗長化・ディスク多重化・ディザスタリカバリ(DR)・二重障害対策などを施し、システムの安全性と安定性を高めています。

ファイルへのアクセスに必要なURLやパスワードを同一経路のメールで送信することは、誤送信した場合の情報漏洩リスクが高まります。Bizストレージ ファイルシェアでは、誤送信対策としてパスワードは自動送信せずに、電話やビジネスチャットなど、メールとは別の経路で伝えていただくフローとしています。送信者は送信を実行する前に、画面上でファイル名・送信者・送信先メールアドレスを再確認し、上長承認、上長供覧といったダブルチェックを組み合わせることも可能です。

万一誤送信してしまった場合、アップロードしたファイルは後から削除でき、相手がURLにアクセスしても、エラー画面が表示されます。また、ダウンロード状況は、いつ・だれが・何度アクセスしたのかを把握できます。

ファイル転送機能だけでなく、共有フォルダー機能も搭載

Bizストレージ ファイルシェアは、ファイル送受信機能と共有フォルダー機能の2つを搭載しています。
一時的に相手とファイルのやり取りが発生する場合にはファイル送受信機能、同じメンバーでやり取りを継続する場合には取引先やプロジェクトごとに共有フォルダーの作成が最適です。

共有フォルダーも1度に2GBまでアップロードできます。ルートフォルダー(最上位の共有フォルダー)ごとに管理者を登録でき、管理者はメンバーの追加や権限変更、削除を任されます。共有フォルダーにファイルがアップロードされるとメンバーに通知が届き、だれがいつダウンロードしたのか履歴が残ります。ファイルを上書きした際は、元のファイルが自動でバックアップされ、最大99世代までさかのぼってダウンロードが可能です。

ユーザー数の増加に対応しやすい料金体系

Bizストレージ ファイルシェアは契約ディスク容量による料金プランで、プランごとに1,000ID・2,000ID・10,000IDまで登録できるため、自社・取引先を含めて多量のIDが必要でも採用しやすい料金体系になっています。また、何回使っても定額で、従量制課金ではない点も安心です。

月額15,000円(税込16,500円)から利用でき、サービス開始月は月額基本料が無料、さらに、Webでお申し込み(お手軽導入プラン)なら初期設定費用も無料になります。

4. 業務における大容量ファイル送信には法人向けサービスが最適解

「Bizストレージ ファイルシェア」は2週間の無料トライアルを提供しているため、見積もりと合わせて試験的に導入可能です。Webブラウザーだけで安全かつ安定的にやり取りできるため、取引先企業との間にあるセキュリティの障壁を乗り越えられます。自社のPPAP廃止策としても活用できるツールであり、大容量データの送受信だけではなく、共有する・保管するといった用途にも使える点が大きなメリットです。

グローバル化やアウトソーシングサービスの普及により、外部ネットワークを通じた大容量ファイルの送受信頻度は増えていくことが予想されます。テレワーク推進などビジネス環境の変化に対し、低コストで安全にデータのやり取りができるBizストレージ ファイルシェアの利用価値は高まっています。
・Bizストレージ ファイルシェアについての資料ダウンロードはこちら「資料ダウンロード」にアクセスください。
・無料トライアルをご希望の方はこちら「無料トライアル申し込みページ」からお申し込みください。

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Bizストレージ ファイルシェア

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