オンラインストレージの比較方法

オンラインストレージ・クラウドストレージの選び方、無料・有料サービスの比較

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従来のオンプレミス型ファイルサーバーの活用が徐々に減少し、オンラインストレージに移行する企業が増えています。これから自社にオンラインストレージを導入する企業では、数あるサービスの中からどのサービスが自社にとって最適なのかを見極める必要があります。そこで本記事では、オンラインストレージサービスの選び方について解説します。

1. 法人向けオンラインストレージの選び方

「オンラインストレージ」とは、インターネット上にデータを保存するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。利用者は物理的な設備を保有せず、サービス提供事業者が設置したクラウドサーバーを利用することで、オンプレミスのファイルサーバーと同じようにファイルを保存します。自社でのサーバー購入・保守が不要になることや導入期間が短く済むこと、インターネット環境があれば職場外からもアクセスできることなどがメリットです。

自社でオンラインストレージを選定する際には、以下の6点についてよく比較検討する必要があります。
オンラインストレージサービスの利用料金は、ベンダーがスペックに応じた価格表を設けています。
自社における利用用途と、それに必要な機能・利用者数・容量を正確に把握した上で、最適なオンラインストレージを選定してください。

法人向けオンラインストレージの選び方 画像

データ容量

オンラインストレージでは、使用するデータ容量によって料金が変動するサービスが多いです。容量無制限をうたったサービスもありますが、月額料金が割高になりやすいので費用対効果を考えると必ずコストメリットがあるとは言い切れません。まずは自社でどれくらいのデータ容量が必要かを把握することが大切です。

しかし、「全体でデータ容量がどれくらい必要か」と聞かれ、すぐに答えられる人は少ないでしょう。さらに「1アカウントあたりに必要なデータ容量は」と聞かれたら、なおさら答えづらいかもしれません。

社内のファイルサーバーからの全面的な移行が導入目的の場合、全体でどの程度の容量を使用しているかを確認します。それを踏まえた上で、将来的に増えていく分を加味し、契約容量を決定することが望ましいです。なお、サービス選定の際には、容量が不足した場合のことも考え、契約プランが途中で容量変更できるか、変更するまでの手続きの流れや期間はどれくらいかも確認しておくと安心です。

また、リモートワークの導入などで保存するファイルが増える可能性がある場合には注意が必要です。たとえば、現在は行っていないものの今後はビデオ会議を録画して保存する、ペーパーレス化に移行するため紙媒体をスキャンするなど、大容量のファイルが今後発生する予定があれば、運用コストを事前にシミュレーションする必要があります。場合によっては、容量無制限のサービスを選定した方が全社的なコストが下がることもあります。

一方、導入の目的が取引先企業とのファイル授受の場合は、全社でどれくらいの容量のファイルを、どの程度の頻度でやりとりしているかを確認します。オンラインストレージはサービスによってアップロードやダウンロードできるファイルサイズが異なるため、一度に送信するファイル容量が大きい場合は注意が必要です。1アカウントあたりに必要なデータ容量を計算する際には、社員が日常的にどのようなファイルを扱っているかが参考になります。動画・音声ファイルや高解像度の写真、大量のデータなどを扱う業務であれば、大容量が必要になります。一方、事務業務などで申請書類や見積り書類を扱う業務であれば、状況は全く異なるはずです。

機能

オンラインストレージには、データを保存する以外にもさまざまな機能が備わっています。自社で優先すべき機能が含まれているのか確認しましょう。

ファイル共有機能においては、フォルダーやファイルへのアクセス権限を柔軟に設定できると使いやすく、さらに、その設定操作が管理者のみに限定されているとセキュリティ面でも安心です。また、ファイルが共有フォルダーにアップロードされたことをメンバーにメール通知する機能があると業務効率があがります。

取引先への一時的なファイル送信やファイル公開では、誤送信などのヒューマンエラーを抑止する対策として、ファイルの送信先制限や、上長による承認後にファイルを送信する機能(上長承認)が備わっているかを確かめてください。パスワードでのアクセス制限や公開期間設定などの機能があると不正アクセス防止対策としても有効で、企業におけるインシデントを未然に防止できます。

さらに、オンラインストレージならではの特長であるバックアップは、自分のPC上で誤ってファイルを削除してしまった場合でも必要なファイルをオンラインストレージから復元できます。また、ファイルの世代管理ができるサービスを選定すれば、謝って上書きしてしまったファイルも過去バージョンに戻せて安心です。

自社で利用する機能ではないので見落としがちですが、検討するオンラインストレージサービスで、サーバーの保全対策がきちんと行われているかも意識するとよいでしょう。24時間のシステム監視体制やRAIDによるストレージの冗長化、災害時におけるディザスタリカバリなど、万が一の際にサービス側の対応が手厚いかどうかは重要な選定ポイントです。

対応デバイス

サービスが利用できる端末種類についてもサービスによって異なります。移動先や自宅で利用することも考慮して、スマホで操作できるか、OSやブラウザーに制限はあるか、専用アプリのインストール可否など、従業員だけでなく、ファイル共有する取引先企業が実際に利用する環境とあっているか確認しましょう。

料金プラン

オンラインストレージの利用料金の多くは、利用人数やデータ容量によって変動します。料金体系が自社の運用に合っているかを必ず確認してください。たとえば、利用人数が多い企業では、アカウント数で料金が変動するサービスでは利用料が高額になることが多く、契約ディスク容量による料金体系のサービスを選んだ方がコストを抑えられる可能性が高くなります。そのため、いくつか候補を選んだ後、自社で導入した場合の料金比較表を作成して検討することをおすすめします。

なお、通常は月額(または年額)利用料のほか、初期費用がかかります。サービスによってはキャンペーンなどで初期費用が無料になっていることもあります。また、ほとんどのサービスでは、無料版や無料トライアル期間を用意しており、導入前に利用ができます。使い勝手をチェックするためにも、導入前に活用しましょう。

情報セキュリティ対策

オンラインストレージでは、インターネット上のサーバーに企業の機密情報を保存するため、セキュリティ対策は特に重要なポイントです。通信がSSL/TLSで暗号化されているだけでなく、データも暗号化して保存されているかを確認しておきましょう。

ログイン認証も、通常のIDとパスワードによる認証に加え、IPアドレスによるログイン制限やワンタイムパスワードなど、複数要素での認証があると安全性がより高いです。
このようにオンラインストレージでは、情報漏えい対策、不正アクセス防止対策がより整っているサービスを選ぶことが望ましいです。

ユーザビリティ

実際に利用する際の使い勝手は、業務効率にも影響するためよく検討することが必要です。直感的に利用できるか、誤操作しにくいかといった操作性のほか、ファイルをアップロード、ダウンロードする際のスピードにも意識することが重要です。

そこで無料版や無料トライアルなどを利用して、実際に利用する社員に試しに使ってもらい、使い勝手や不明な点をレビューしてから導入を判断することをおすすめします。

2. 無料サービスと有料サービスとの比較

オンラインストレージには、個人向けに提供されているものや無料で利用できるサービスも数多くあります。そこでここでは、有料サービスと無料サービスの主な違いを比較してみます。

管理者の存在

有料サービスと無料サービスで大きく異なるのが管理者の存在です。有料サービスでは細かな権限管理ができ、ユーザーが操作できる範囲を詳細に設定できるものが多くあります。ユーザーのログを確認できる機能があるサービスであれば、トラブルが発生した際に履歴を追うことも可能です。しかし、無料サービスは個人でのサービス利用を前提とし、管理者機能が不足していることが多く、ログの確認も困難なことから、万が一、トラブルが発生した際に対策を講じるのが難しくなります。

ファイルの暗号化保存/ウイルスチェック

有料サービスは、通信のSSL/TLS暗号化をはじめ、ファイルを保存する際に自動で暗号化したり、ウイルスチェックを実施する機能を備えるなど、セキュリティに配慮された機能が充実しています。しかし、無料サービスの中には、ファイルやパスワードなどが暗号化されずに保存されていたケースもあることから、法人として安全・安心に使うなら有料サービスが望ましいです。

ログイン制限/情報漏えい対策

有料サービスは、不正アクセスの検知・遮断、IPアドレスによるログイン制限といったログインのセキュリティを強化する仕組みや、ファイル転送時の上長承認、送信先制限といった誤送信対策の機能が備えられているサービスがあります。システムとして情報漏えい対策がとられていれば、ビジネスでの利用も安心できます。
その点、無料サービスは基本的にファイルを送る機能に特化していることが多く、パスワード設定やダウンロード回数・期間を設定できる範囲となり、有料サービスではセキュリティが強化されていることがわかります。

送信画面やメールでの広告表示

無料サービスでは広告表示が出る場合が多く、ユーザビリティを損ねる場合があります。なかには悪意のあるフィッシング広告や、マルバタイジングと呼ばれるマルウェアに感染させる広告、人によっては不快な広告が表示される場合もあり、広告表示によるマイナス影響は少なくありません。

有料サービスの場合には、広告など不要な情報がないためストレスなく作業が行えます。またファイルを受け取る取引先から見ても、機密情報などの重要な情報はセキュリティがしっかりしているサービスでやり取りしたいのではないでしょうか。自社の信頼性を保つ上でも、ビジネスではセキュリティが高いサービスを利用することが望ましいです。

3. オンラインストレージはBizストレージ ファイルシェアがおすすめ

オンラインストレージやファイル転送サービスには法人向けのサービスがいくつもあり、機能や価格を比較しても選ぶのが難しいと考える方も少なくありません。

どのサービスを選べばよいか迷った際は、NTTコミュニケーションズの法人向けオンラインストレージ「Bizストレージ ファイルシェア」をご検討ください。
通信事業者としてのノウハウを生かしたセキュリティで、一度に2GBファイルの送受信ができるため、大容量のファイルもスムーズにやり取りができます。

ほかにもファイル転送時の誤送信対策である上長承認・送信先制限、不正アクセス防止対策として不審なアクセスを遮断するファイアウォール・不審な挙動を検知し遮断するエンドポイントセキュリティ、データの安全性を高めるための通信・ファイルの暗号化など、豊富なセキュリティ機能を提供しています。

システム保全対策としても、システム冗長化・ディスク多重化・ディザスタリカバリ(DR)など安定したサービスを提供できる環境が整っています。そのため、安全性・安定性のどちらも重視している企業にもおすすめです。

Bizストレージ ファイルシェアの料金プランは、契約ディスク容量によって月額料金が異なり、1GBから1TBまで6プランがあります。アカウント数に比例せず、最大1万人まで利用可能なため、人数が多い組織にも適しています。料金は月額15,000円(税込16,500円)からとなり、最短5営業日で利用が始められます。

法人でオンラインストレージを導入するなら、セキュリティ対策が万全で、自社に合った便利な機能のあるサービスを選びたいところです。業務を効率化するためにも十分な比較・検討を行うことが重要です。

「Bizストレージ ファイルシェア」では、無料トライアルをご用意しています。自社のニーズに合うかどうか、一度お試しください。

・無料トライアルをご希望の方はこちら「無料トライアル申し込みページ」からお申し込みください。
・Bizストレージ ファイルシェアについての資料ダウンロードはこちら「資料ダウンロード」にアクセスください。

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