電話予約システムで業務を効率化！ 5つの導入メリットを紹介

電話対応でありがちな3つの問題点

電話予約の対応には、人手で対応することによる以下のような問題点があります。

• 聞き間違いや情報伝達ミスの可能性
• 取りこぼしによる機会損失の可能性
• 電話対応で時間が取られてしまう可能性

上記の問題について、詳しく確認していきましょう。

1.聞き間違いや情報伝達ミスの可能性

電話予約では、聞き間違いや情報伝達ミスの可能性が常にあります。例えば、読み方の似ている「1時（いちじ）」と「7時（しちじ）」を間違って予約してしまう、事前にスケジュールを確認せずに予約を入れてしまうなどです。

手間取ったりミスが起こったりする可能性を低下させたい場合は、プロに電話対応を代行してもらうかAIを活用した電話自動応答サービスを利用しましょう。

2.取りこぼしによる機会損失の可能性

通常の業務と並行して電話対応をする場合は、忙しくて電話対応が疎かになってしまう可能性があります。とくに回線が込み合っている状態では、入電を取りこぼしてしまう可能性が高いです。

お客さまが再度電話をかけてくれた場合は改めて対応することができますが、多くの場合は電話がつながらなかったことによって、別店舗に予約を変更するケースが想定できます。

それにより、本来なら自店舗に入っていた予約が入らないことになってしまうので、機会損失につながってしまうのです。

3.電話対応で時間が取られてしまう可能性

電話予約の対応をしている間、スタッフは他の業務に対応することができません。電話を使った予約件数が多いときや通話が長引く場合は、電話対応に足を引っ張られて本来やるべき業務ができなくなってしまうのです。

とくに店舗内のスタッフ人数が少ない場合や繁忙期の場合、予約件数が多い場合は、電話対応が大きな負担になってミスも発生しやすくなります。

また、電話対応が苦手なスタッフもいるので、そういったスタッフへの研修に時間を取られてしまうと、業務が遅延することも考えられます。

電話予約システムとは

電話予約システムとは、本来人間が行う予約対応業務を代行してくれるシステムのことです。飲食店や宿泊施設、美容院、料理教室やヨガスクール、クリニック、診療所などのさまざまな施設で使用されています。

電話予約システムの中にはAIを活用した電話自動応答サービスもあり、それらには最新の音声認識技術が導入されていることによって、人の手を介さなくても自然な会話ができるという特徴があります。

このボイスボットと呼ばれるシステムは自社で運用するものであるため、セキュリティ対策を徹底している場合は外部に情報が流出するリスクが少なく、人手が不要なため営業時間外の受付もできます。

電話予約システムを導入すれば、予約受付業務をより効率化することができるのです。

電話予約システムを利用する5つのメリット

電話予約システムを利用するメリットは、以下の5つです。

1. 24時間対応で機会損失を防ぐことができる
2. スタッフの負担を軽減できる
3. 予約ミスを防ぐことができる
4. 利用者の満足度が向上する
5. 人件費を削減できる

予約システムの料金やサービス内容はシステムによって異なるので、自社の事業規模やお客さまのニーズに合ったものを見つけて運用することが大切です。以下、電話予約システムを利用するメリットを確認していきましょう。

1.24時間対応で機会損失を防ぐことができる

電話予約システムは24時間365日電話対応ができるので、営業時間外の問い合わせや大量の架電があった場合でも、機会損失を防ぐことができます。

店舗側にとってのメリットだけではなく、お客さまにとってもスマホやパソコンから、通勤時間や仕事の合間に、簡単かつ短時間で予約ができるので、便利です。

電話に苦手意識を持ったお客さまに対しても予約のハードルを下げることにつながるので、予約数の増加が期待できます。

2.スタッフの負担を軽減できる

電話予約システムを導入することで、スタッフの負担を軽減できます。

店舗や事業所にかかってくる電話に対応していたスタッフが、電話対応に時間と労力を割かなくて済むことで、本来担当すべき業務に注力することができます。

また、電話対応をする必要がなくなることで、電話対応が苦手なスタッフの心理的負担を軽減することが可能です。従業員の負担が軽くなれば、生産性向上や従業員の健康維持につながるというメリットも期待できます。

3.予約ミスを防ぐことができる

電話予約システムは人の手を介した電話予約とは異なり、聞き間違いや勘違いによる予約ミスを防ぐことができます。

予約件数が増加した状況では人為的ミスが発生しやすくなり、ダブルブッキングや予約漏れ、予約時間の入力・登録間違いなどが起こりやすいです。しかし、電話予約システムでは人手を介さずにAI自動音声などで会話をし、電話番号などの連絡先も記録するので上記のミスが発生しません。

これにより、顧客満足度の向上も期待できます。

4.利用者の満足度が向上する

予約システムの導入は顧客満足度の向上につながります。

例えば、ネット予約が苦手な高齢者や遅くまで働いている会社員なども、24時間いつでも予約を取り付けられるので利便性が高くなります。

また、現場で働くスタッフのその場にいるお客さまに対応する時間が確保できるようになることで、お客さまや患者さまなどを待たせる時間が減り、満足度の向上につながるのです。

5.人件費を削減できる

電話予約システムの導入は電話対応業務に必要な人件費を削減できるというメリットがあります。

電話対応に必要な人材の確保や教育には多大な予算と時間がかかり、採用後は彼らに給与を払い続けなければなりません。受電本数が多い会社の場合はその分、電話対応に多くの人手が割かれるという弊害が生じます。

しかし電話予約システムを利用することで、人材確保や育成にかかるコストをかけることなく、電話対応の質を向上できるのです。

電話予約システムを利用するデメリット

電話予約システムは便利なシステムですが、以下のようなデメリットも存在します。

• 臨機応変な対応がしにくい
• 導入コストがかかる

臨機応変な対応がしにくい

電話予約システムでは臨機応変な対応はできません。例えば、予約と別件でお客さまが聞きたいことがあったり問い合わせたいことがあったりしても、回答してもらえないケースがあります。

基本的には、電話予約業務の対応のみを代行してもらえるシステムだと考えておきましょう。

導入コストがかかる

電話予約システムを導入するには、初期費用やランニングコストなどがかかります。

ただし、人件費の削減や機会損失を防げることなどを考えれば、回収できるコストだと考えられるので、そこまで大きなデメリットだとは言えません。

導入する場合は今後何年間も使用することを想定し、必要な機能やそれに伴う費用をよく吟味した上で契約プランを決めましょう。

電話予約システムならNTTドコモの「AI電話サービス」

電話予約システムの中でも、ドコモの「AI電話サービス」はクラウド型サービスであるため現場にスピーディーに導入できるという特徴を持ったサービスです。

ドコモが提供する「AI電話サービス」は、音声認識技術により自然な会話が可能で、会話相手の名前や質問内容などの情報収集力も高く、質問に対する回答も素早い点が特徴です。このため、予約受付業務の代行による顧客満足度の向上が見込めます。

また、顧客関係管理（CRM）システムやチャットツールとも連携させられるので、商品やサービスのご案内・お支払い状況の確認など、予約業務以外の業務にも対応できます。

詳細は以下のリンクからご覧ください。

＞＞サービスについて – AI電話サービス

まとめ

会社や店舗のお客さまからの予約受付はスタッフの時間的・心理的負担が大きい業務ですが、電話予約サービスを導入することでその業務負担を軽減しつつ、利便性の高い高品質な電話対応が可能になります。

予約業務に充てる時間が短くなると、スタッフは他の業務に時間と労力を集中させられるので、自社業務の効率化と高品質化が実現できるでしょう。

電話予約システムの中では、とくにNTTドコモの「AI電話サービス」がおすすめです。

受電業務の効率化や人件費の削減についてお悩みごとがある企業さまは、以下から資料請求し、AI電話サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

詳細は以下のリンクからご確認ください。
＞＞ サービスについて – AI電話サービス