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大容量ファイルを安全に送信するための方法や注意点について解説!

2021年11月18日公開 (最終更新日:2021年11月18日)

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業務上、メールで大容量ファイルを送る際に不安を感じたり、手間がかかっていたりしませんか?本記事では、大容量ファイルを安全に送信するための方法から注意点まで紹介します!

大容量ファイル送信サービスとは?

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大容量ファイルを送る際に適したサービスがあります。どのような人が利用するのか、サービス選定時に注意点はあるのかなどを紹介します。

大容量ファイルの送信が必要な場面

大容量ファイル送信サービスは、次のような人に必要です。

  • 多くの画像や動画を含むファイルを送信する人
  • 複数の送信先に一括送信することが多い人

ファイルの容量が大きくなりやすい要因として、画像や動画が含まれている点が挙げられます。動画には映像と音声データが含まれているため、短いものでも大容量になりがちです。
また、複数の送信先に一括でメールを送る際、相手側のメールサーバーでも多くの容量を必要とするため、ファイル送信サービスを使って対応するのが向いています。

大容量ファイルを送るときの課題

メールで大容量ファイルを送る際の課題として、以下の2点が挙げられます。

  • メールサーバーが取り扱えるファイルのサイズを制限している
  • 回線の混み具合によって、時間がかかる場合がある

メールサーバーが取り扱えるファイルのサイズを気にしないといけない

メールサーバーに負担がかかりすぎないよう、取り扱えるサイズを制限していることがあります。これは送信側と受信側の双方で制限をかけている場合があり、送信はできたものの受信ができないというケースもあります。

回線の混み具合を気にしないといけない

回線の混み具合によっては送受信ともに時間がかかる場合もあり、日中などのメール利用者が多い時間帯では注意が必要です。大容量ファイル送信ではタイムアウトしてしまう可能性もあります。

大容量ファイルを送信する際の注意点

大容量ファイルを送信する際には、事前に準備が必要な場合があります。

事前にファイル・画像を圧縮する必要がある

少しでもファイルサイズを抑えるために、事前にファイルを圧縮して送信することがあります。一般的に使われているのがZIP形式です。
また、画像のファイルサイズを小さくするために解像度を下げる方法もあります。画像1つ1つを加工しなくてはならず、手間がかかります。

メールでのファイル送信は、セキュリティ上の問題も

メールを使ったファイル送信では、セキュリティ面にも注意しなくてはいけません。業務で使うのであれば、安全かどうかは重要です。

ファイルを送信する場合、多くはデータ容量を圧縮できてパスワードをかけやすい「パスワード付きZIPファイル」にしてメールで送信します。
しかし、ZIPファイルのパスワードは比較的、簡単に解析でき、無料ソフトでも解析できてしまいます。

また、パスワード付きZIPファイル内にウイルスが含まれていた場合、ウイルスチェックができず、ファイルを開いた企業がウイルスに感染してしまう場合もあります。

セキュリティ面では、メールでのファイル送信は安全とは言えません。

大容量ファイル送信は大容量ファイル転送サービスが適している

「大容量ファイル送信は大容量ファイル転送サービスが適している」のイメージ画像

大容量ファイルの送信は、インターネット上のストレージを介して送受信ができる大容量ファイル転送サービスが適しています。

ストレージとはPCなどのデータを保管する場所のことで、データの倉庫のようなイメージです。ストレージの例としてはハードディスクやUSB、DVDがあげられます。そのほかに、インターネット上にあるストレージは「オンラインストレージ」や「クラウドストレージ」などと呼ばれ、大容量ファイルを転送できるサービスです。

大容量ファイル転送サービス選びの注意点

ビジネスで大容量ファイル転送サービスを選ぶ際は、セキュリティを最重視して選ぶことが大切です。ビジネスでは機密情報の送受信も多く、安全性の高いシステムは欠かせません。

セキュリティに関するチェックポイントは以下の点です。

  • 通信やファイルの暗号化
  • ウイルスチェック
  • セキュリティに関する詳細な設定
  • アクセスログなどの機能
  • 事業者の信頼性

利用のしやすさを確認するために、以下も確認してください。

  • 送信可能なファイルの容量
  • スマホなど、PC以外のデバイスへの対応
  • コストパフォーマンス

詳しくはこちらの記事に記載しています。
セキュリティは大丈夫?ファイル転送サービスを選ぶときの注意点

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアは大容量ファイルを送信できるサービスです。機能や特徴を紹介します。

機能

Bizストレージ ファイルシェアは2つの機能を持ち合わせています。

  • ファイルの送受信……都度、ファイルの送信相手が違う際に使う機能
  • 共有フォルダー……特定のメンバーとファイルのやりとりをしたい時に使う機能

共有フォルダーは取引先やプロジェクトなど、ファイルのやりとりが必要なメンバーごとに作成できます。

特徴

Bizストレージ ファイルシェアの特徴は以下のような点です。

  • 一度に最大2GBの大容量ファイルをやりとりできる
  • 十分な回線帯域を確保しており安定している
  • ドラッグ&ドロップの簡単操作
  • 送受信の記録やアクセス履歴の確認
  • ウイルスチェックや上長承認機能

2GBまでの大容量ファイルを回線の混み具合を気にせずにやりとりでき、業務を効率化できます。

また、新しいシステムを導入した際は操作に慣れるまでが大変ですが、Bizストレージ ファイルシェアならドラッグ&ドロップの簡単操作で使いやすいのもポイントです。専用ソフトも不要でWebブラウザーだけで利用できます。

送受信の記録やアクセス履歴を確認でき、相手がファイルをダウンロードしたかどうかがわかります。相手に確認することなく、画面でダウンロード状況を把握できることで、スムーズに業務を進められるのもメリットです。

また、テレワークにも対応しやすく、自宅などでデータを確認することもできます。

セキュリティ対策

セキュリティも充実しており、安心してお使いいただけます。

アクセス権限は詳細に設定でき、共有フォルダーではフォルダーごとに違う権限を与えることも可能です。ログインパスワードの有効期限を設定できるのでパスワードを定期的に変更するようになり、安心して使い続けられるシステムになります。

また、24時間365日監視で、障害やトラブルを速やかに検知・対応する体制が整っているため、いつでも誰かが守ってくれているという安心感があります。
NTTの持つ設備や培ってきたノウハウで安全性と安定性の高いシステムも運用しています。

まとめ

業務メールを利用した大容量ファイル送信は、手間と時間がかかります。さらに、送信側と受信側の双方のサーバーに負担がかかる上、セキュリティにも不安が残る方法です。大容量ファイル送信に適した方法を用いることで、業務の効率化・安全性の確保へとつながります。

企業で大容量ファイル転送サービスを利用することは一般的となってきました。インターネット空間の安全な倉庫にデータを置いておくイメージで、そこからファイルを送信したり共有したりします。

Bizストレージ ファイルシェアではNTTグループとして培ってきたノウハウで、法人向けのセキュリティ機能を豊富に具備しています。さらに複数あるオプション機能で利便性を高めることもできます。安定したシステムで、回線の混み具合が業務に影響しないのもメリットです。安心安全に使い続けられるBizストレージ ファイルシェアがおすすめです。

NTTコミュニケーションズの
法人向けファイル転送・共有サービス

Bizストレージ ファイルシェア

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ファイル転送・共有サービス

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