【経理担当者必見】架空請求・不正請求の防止策や解決策について解説！

架空請求・不正請求とは？

架空請求や不正請求とは、詐欺行為に当たるものです。

• 架空請求……実際には契約していないサービスや商品の代金を請求される
• 不正請求……サービスや商品の契約はしたが、請求された金額が正しくない

どちらも不当な金額を請求します。

起こりうる架空請求・不正請求

具体的には以下のような架空請求・不正請求があります。

見覚えがない請求書が届く

架空請求では見覚えのない請求書が届く、という例もあります。見覚えのない請求書に騙されるはずがないと考えがちですが、取引先を騙っていたり、似た名前の企業から請求書が届いた場合は騙されてしまうことがあります。

特に、「至急」との記載や入金期日までの時間が短い場合、請求内容が正しいのか確認を取るのが難しいことがあります。

経費の水増し請求

経費の水増し請求には以下のようなものがあります。

• 交通費
• 接待費・出張費
• 領収書の改ざん
• 重複精算

交通費精算時に、定期券の区間も申請する不正請求は多くあります。接待費や出張費では実際には接待ではない飲食費を経費として申請したり、実際には行っていない出張の費用を申請する場合も多いです。

領収書の改ざんで多いのは、数字を書き足す方法です。例えば、3,000円の領収書を13,000円に書き換えるなどがあります。重複精算では、1度経費として申請した領収書の金額や日付を変更して再度申請する方法です。領収書の改ざんや重複精算は、手書きの領収書で行われやすいという特徴があります。

経費の水増し請求では、社内からのケースだけでなく社外からも請求で不正がある場合もあります。

社外からのケースで問題になるのは、先方から届いた請求書の変更ができない点です。実際の金額とは違った水増し請求であることがわかっても、請求書の内容を変更できません。

架空請求・不正請求の防止・解決策

架空請求や不正請求による被害を防ぐためには、次のような対策をすることが大切です。

契約を結んでいる会社以外から届く請求書に注意

請求書が届いたら、その請求書が契約を結んでいる企業からのものなのかを確認します。

経理業務は期日に合わせて処理が行われるため、日毎の業務に多少の差があります。しかし、忙しいからといって確認を怠ると、架空請求の請求書を処理してしまうかもしれません。

請求書の確認を徹底し、被害に遭わないように自衛することも大切です。

監査チームの強化・設置

社内に監査チームを設置して強化したりすることは、不正請求の抑止効果があります。不正を働こうとしている人が「経理業務に多くの人が関わっているから、発見される可能性が高い」と感じる状況を作ることが大切です。

また、監査チームを強化しておけば、架空請求や不正請求があった場合に、早期発見や対応がしやすくなります。

経理担当者と社員が結託して不正を働くリスクもあるので、監査チームとして経理担当者と分けておくことも重要です。定期的な担当者の交代も効果的でしょう。

内部通報制度を設置

内部通報制度とは、会社の不正を早期発見しやすくするために通常のように上司に報告するのではなく、異なるルートで報告できる仕組みです。2020年6月に公益通報者保護法が改正され、従業員301人以上の企業などに内部通報制度の整備が義務付けられ、2022年6月に施行されました。

内部通報制度では正社員だけでなくアルバイトやパートタイマー、取引先社員などの労働者が通報できる仕組みです。通報先としては事業者内部、行政機関、それ以外の報道機関や労働者組合から選ぶことができます。

通報者が通報したことで不利益を被らないように、通報者は保護されている仕組みです。

内部通報制度を導入することで会社の自浄作用を発揮させられるようになり、抑止効果も期待できます。

請求書業務を電子化すると架空請求・不正請求防止につながる

架空請求や不正請求の対策方法をご紹介しましたが、人が行う作業なのでミスが起きる可能性もあります。また、ミスに見せかけた不正のリスクもゼロではありません。

そこで、経理業務を電子化し、データで管理することで不正が起こりにくい仕組み作りをする方法もおすすめです。請求業務を自動化することで、人の手によるミスを減らすことはもちろん、改ざんする余地を無くし、また変更履歴を記録しておくことで不正の抑止にもつながります。

まとめ

架空請求や不正請求とは、詐欺行為です。架空請求は契約していないサービスや品物の代金を請求されること、不正請求は、契約はしているものの正しくない金額を請求されることを指します。
請求書業務には経費の水増し請求や見覚えのない請求書が届くなどのリスクがあります。

BConnectionデジタルトレードでは、プラットフォームとしてTradeshiftを採用しています。Tradeshiftは次のような仕組みがあるため架空請求や不正請求が起きにくいと考えています。

• 発行した請求書の修正・削除ができず、再発行する必要がある
• プラットフォーム上で「つながり申請」を承認した企業のみ請求書の取り交わしが可能

Tradeshiftで作成・発行した請求書は修正・削除ができず、必要であれば再発行して対応する仕組みとなっています。これにより、請求書の不正抑止につながります。また、プラットフォーム上の「つながり申請」という仕組みにより、お互いに合意した取引先とのみ請求書のやり取りができ、これは知らない企業から請求書が送られてくるリスクを減らします。
BConnectionデジタルトレードはTradeshift上でさまざまな機能を提供しており、より利便性高くプラットフォームをご利用いただけます。請求書業務の電子化をお考えの方は是非ご検討ください。