DX推進の遅れが指摘されてきまた日本企業ですが、最近ではようやく“巻き返し”に向かっている状況も見られるようになりました。

一般社団法人日本能率協会（JMA）が2022年11月に発表した「日本企業の経営課題2022 調査結果速報」によれば、DX に取り組む企業は55.9%と過半数を超えており、大企業では 80％超に達しています。さらに何らかの形で取り組みの成果が出ているとする企業の割合も70％を超えており、昨年と比べて大きく増加しています。

しかし、この動きから取り残されているのが中小企業であり、DXへの取り組みを始めている企業は 36.1%にとどまっています。「検討を進めている」「これから検討する」も合算すると 76.1％となり、DXに対する関心が高まっていることは事実ですが、なかなか具体的な動きにつながっていません。

停滞の背景にあるのは、企業かいでデジタル化を牽引していく人材の不足です。同調査を見ると、すでにDXへの取り組みを始めた大企業でさえ「DX 推進に関わる人材が不足している（育成が思うようにできていない）」、「DX 推進に関わる人材が不足している（採用が思うようにできていない）」といった課題を挙げているほどです。
ましてや地方の中小企業ともなれば、デジタル人材の不足はより深刻です。

しかしDXは、大企業だけが推進可能な専売特許ではありません。実際に業務のデジタル化といっても以前のように多大な投資を伴う大規模なシステム構築は必要ありません。クラウドから提供されている多種多彩なSaaSを利用することで、身近な業務から変革に取り組み、成長の原動力とすることができます。

Google が提供している Google Workspace も、中小企業がさまざまな業務のデジタル化を促進していく上で大きな可能性を持ったSaaSのひとつです。

Google Workspace は、独自ドメインのメール（ Gmail ）やスケジュール（ Google カレンダー ）、大容量ストレージ（ Google ドライブ ）、ビデオ会議（ Google Meet ）、文書作成（ Google ドキュメント）など、クラウドベースの業務用ツールを1つのパッケージにしたグループウェアです。時間や場所に縛られない快適なIT環境で働き方改革を推進し、組織全体としての生産性を向上します。

新潟県内全域および隣県を中心に害虫駆除・有害生物対策サービスや、飲食店の消毒作業などの衛生管理業務を提供している三条害虫も、Google Workspace の導入により業務効率化とサービスの向上を実現した地方の中小企業の1社です。

もともと同社がどんな形で業務を回していたかというと、紙によるスケジュール管理が基本でした。手書きもしくはExcelで作成したスケジュール表を出力し、変更があれば各自それぞれに新たな内容を上書きしていくという運用です。

とはいえ、そうした変更は必ずしもスムーズに行われるわけではありません。従業員の多くを占める技術担当者や営業担当者はほとんど社外で活動しているため、顧客から突発的な依頼が入った際に誰が対応できるのか、社内に残った事務担当者が一人ひとりと連絡をとって最新のスケジュールを確認しなければなりません。技術担当者が運転中や作業中で電話に出られないこともよくあり、長時間にわたって顧客を待たせてしまうなど、サービス品質の低下を招く要因となっていました。

また、現場で必要となる顧客情報や作業指示書、関連資料なども紙での状態で管理されていたため、情報伝達もプリントアウトした書類を手渡しで行うほかありません。

もちろん同社としても、デジタル化の遅れに起因するこれらの弊害を認識していていなかったわけではありません。何とかしたいと考えていましたが、社内にはIT専門の部署は存在せず、自分たちだけでデジタル化を進めるには限界がありました。

この課題を克服し、デジタル化による業務変革の一歩となったのが、Google Workspace の導入だったのです。

Google カレンダーによるスケジュール共有から利用を開始したところ、現場を飛び回る技術担当者や営業担当者の間に「外出先からスケジュールを更新しても、その内容がすぐに反映されて事務の人たちにも伝わるので、突発的な案件にも対応しやすくなる」という利便性が実感されるようになり、次第に定着していきました。

一方、事務担当者も誰がどこにいるのかひと目で把握し、顧客の現場の近くにいる人を素早く効率的に手配できるようになりました。これにより無駄な残業を削減するとともに、顧客からも「すぐに対応してもらえて助かった」といった喜びの声が寄せられるなど、サービスに対する満足度を高めています。

そして同社は、この成果をデジタル化における次のステップに繋げるべく、Google ドライブの活用にも着手しています。作業で必要な書類や現場で撮影した写真などの情報を全社的に共有する基盤とすることを想定したもので、現場とオフィス間の部署を越えたよりスムーズな連携による業務効率化を進めるほか、若手担当者の育成のためにも活用していきたいという構想を描いています。

関連情報（導入事例）：
Google Workspace の導入により業務効率化とサービスの向上を実現
IT部門のない地域密着型企業が取り組む“いいとこ取り”のDXとは

自分たちだけでデジタル化を進めるには限界があるというという企業にとっても、Google Workspace なら比較的容易に導入することが可能です。三条害虫の事例からも見て取れるように、グループウェアの導入はDX推進の最適なスタートとなります。