1.DXのファーストステップ、ペーパーレス化を実現するには

コロナ禍という誰もが予測しえなかった未曽有の危機に直面し、「オフィスで働かないと生産性が低下してしまう」「ビジネスプロセスには押印業務が不可欠だ」といった固定概念が大きく変化しました。テレワークやオンラインミーティングはもはや当たり前となり、デジタルによる社会活動が一気に普及しています。

こうした変化をチャンスに変えるために、またデジタル競争に打ち勝つために、多くの企業がデジタル化による変革（DX）に取り組んでいます。「DXレポート2」では、コロナ禍で起こった変化は今後も元には戻らないとして「ビジネスにおける価値創出の中心がデジタルの領域に移行する」と指摘しています。

しかし、実際には紙をやり取りするプロセスが多く残っています。内閣府が発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」によると、テレワークの利用拡大に必要なことについて「書類のやりとりを電⼦化、ペーパーレス化」という回答が42.3％にものぼりました。

※内閣府「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」 P27（2020年5月）

企業の資産である情報がデータ化されていなければ、DXも実現しません。DXのファーストステップとして、紙のやり取りを順次オンライン化していくことが求められます。とはいえ、オンライン化したくても費用対効果の面から断念しているケースもあるでしょう。そこでおすすめしたいのが、普段使っている汎用的なツールや安価なツールでペーパーレス化を実現することです。次章からは簡単に始められるペーパーレス化の手順を3ステップに分けてご紹介します。

2.ペーパーレス化の手順①：社内業務のオンライン化

まず手を付けるべきなのが、社内業務のオンライン化です。専用のツールを導入するのが理想ですが、まずは Google Workspace やMicrosoft 365といった代表的なコラボレーションツールを活用して、社内業務の紙のプロセスをなくしていきましょう。日々行う身近な業務をオンライン化していくことがペーパーレス化の第一歩です。

●スプレッドシートの共有

各支店からの報告書をファイルで受け取り、集約する業務はありませんか。各担当者のファイルを手作業で集約するのは膨大な手間がかかります。またメールでやり取りするうちに、バージョンが違うファイルが混在するということにもなりかねません。
そこでおすすめなのが、報告書や管理表など多くの人が記入する文書について、Google Workspace やMicrosoft 365を活用し、クラウド上で共同編集することです。
ある企業ではメールでのファイルのやり取りを禁止し、スプレッドシートの共有により、担当者が直接報告を記入するようにしました。誰がどこにいても報告や最新の情報を取得することができ、集約の手間もなくなりました。

●Web会議の画面共有

打ち合わせ資料の印刷は、作業に手間がかかることはもちろん、直前に修正が入ると、印刷しなおさなければならず、非効率です。
打ち合わせ資料はWeb会議で画面共有することで、印刷の必要がなくなります。それと同時に、資料をクラウド上に格納してURLを参加者に配布すれば、各参加者が後で資料を確認できます。

3.ペーパーレス化の手順②：アンケートやFAXをオンライン化

社内業務のオンライン化が進んでいる企業でも、アンケートやFAXはオンライン化から取り残されているケースが多いのではないでしょうか。これも Google Workspace やMicrosoft 365をうまく活用すればデジタル化できます。

●簡易的な画面を作成

職場環境やビジネスプロセスの改善、アイデア募集など、アンケートは社内で頻繁に行われます。アンケートはルーティーンの業務ではないため、オンライン化から取りこぼされることがあります。
Google フォーム やMicrosoft Formsでは、簡単に入力画面が作成できます。アンケートだけでなく、他部署からの依頼や申請など、いままでメモやメールでやり取りしてきたものについても活用できます。管理を効率化できるだけでなく、必要に応じて他システムとの連携もできるようになります。

●FAXで送られた情報をデータ化

取引先からの発注書がFAXで送られる場合、日中外出していたり、テレワークをしていたりすると発注状況を把握することができません。
そこで、FAX機能を搭載した複合機で受信データをパソコン内のフォルダーに保存するように設定し、そのフォルダーを Googleドライブ またはOne Driveの同期対象フォルダーに指定すれば、クラウド上でFAXのデータを確認することができます。

4.ペーパーレス化の手順③：契約書類や押印における出社や管理を削減

契約書類については、電子署名法により、電子文書と電子署名が認められています。しかし、署名鍵が IC カードなどに格納されて利用者が手元で管理することが想定されており、利便性やICカードの紛失リスクへの懸念から普及が遅れていました。しかしクラウドサービス事業者が提供する電子署名サービスを活用すれば、契約書を安全に迅速に取り交わすことができます。

●電子署名サービスの活用

以前は、DocuSignやCloudSignといった電子署名サービスの適法性の解釈が曖昧でしたが、2020年には適法であるという政府見解が発表されました。民間取引先との契約について100％電子サイン化を表明している企業もあり、今後は利用の拡大が一気に進むと見られています。

電子署名サービスの活用により、印刷や印紙、郵送、契約書の保管に関わるコストが削減できるだけでなく、Salesforceなど他システムと連携することで、ビジネスプロセス全体の合理化を実現できます。

5.データは価値の源泉、できるところからペーパーレス化に着手するべき

データは21世紀の石油とも言われ、データを持つ企業が最終的に勝ち残ることが誰の目にも明らかです。全ての企業において、もう一度身近に紙のプロセスが残っていないか洗い出し、できるところからペーパーレス化に着手することが求められます。

今回ご紹介したように、費用対効果の面やリソース不足などの理由により、専用のツール導入や本格的なシステム構築が難しい場合でも、工夫次第でペーパーレス化を実現する方法はあります。ドコモでは、お客様の状況に応じて最適なツールをご紹介し、ペーパーレス化を支援しています。ぜひ一度ご相談ください。