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「それ、電話会議でやりません?」 電話会議のほうが通常の会議よりも準備の手間を削減できる3つの理由

会議を開催する際には、様々な調整をする必要があります。参加メンバーのスケジュール調整、会議室の場所取りなど、会議準備にかける手間は、実際の会議時間よりも多くかかることもよくあります。参加人数にふさわしい席数の会議室をとろうと調整に四苦八苦したり、そもそも会議室に参加者を物理的に集めること自体が難しいことさえあります。そこで思い切って会議を電話会議に置き換えるだけで、調整や準備の手間や稼働を削減できるかもしれません。

では、会議準備と考えられるものにはどういった事柄があり、どのように電話会議が会議の準備を減らすことができるのでしょうか? 電話会議という場所や相手を選ばないツールが通常の会議準備の手間削減にどのように役立つのでしょうか? 電話会議のほうが通常の会議よりも準備の手間を削減できる3つの理由をご紹介します。

1. 出席者のスケジュールを調整しやすい

1. 出席者のスケジュールを調整しやすい

会議を設定する際、出席予定者が外出や出張などでスケジュールが調整できず、全員の都合がつくのは2週間後、ということはありませんか?その会議は、全員が同じ会議室に集まる必要がありますか?物理的に集まる必要がなければ、電話会議を使ってみてください。電話会議なら、電話を使う時間さえ担保できれば会議設定が可能です。客先からの移動のちょっとした空き時間や、出張先のホテルなど遠隔地からでも会議参加ができます。固定電話だけでなく携帯電話からも参加可能なので、移動や待機時間を会議に充てることができます。オフィスにいることが少ない参加メンバーにも、移動時間を考慮することなく空き時間だけを確認して会議参加依頼を出すことが可能です。

2. 会議室が埋まっていても会議が開催できる

スケジュール調整はついたが、全員が入れる会議室が押さえられない、ということもあります。会議室の空き状況や大きさが調整できず、メンバーのスケジュール調整を一からやり直していませんか?電話会議なら、電話機が使える場所ならどこでも実施可能なので会議室調整の手間が省けます。大会議室はもちろん、複数の小会議室に分かれたり、自席から参加したりも可能です。会議室の大きさを気にしなくてよいので、収容人数やそれに応じた参加者の調整が不要になります。移動が発生しないので、他拠点や出張中のメンバーも気軽に招集できます。発話する人については場所の考慮も必要ですが、聞くだけの参加者なら参加の場所も選びません。 駅のプラットフォームやカフェ、移動中のタクシーからも参加できます。会議室の都合に左右されない会議設定が可能になれば、会議招集のハードルも下がります。

3. 電車遅延で会議参加者が集まらなくても開催可能

せっかく会議参加メンバーや会議室の時間調整ができたのに、当日電車が遅延してメンバーが会議室にたどり着けない、といったことはありませんか? 5分の遅れなら許容できますが、いつ到着するか分からない場合は会議をリスケジュール(リスケ)するほかありません。電話会議なら、リスケせずに予定通りに会議開催ができます。会議室への到着が間に合わないメンバーは、移動中に電話を使って会議の内容を聞くことができます。録音機能も併用すれば、会議時間に間に合わなかったメンバーや、やむを得ず欠席したメンバーも内容を把握することができます。 台風や大雪といった事前に予想されている悪天候の日は、はじめから電話会議を予定しておけば、無理に早く起きたり交通機関を迂回したりする手間も省けます。

電話会議は、電話さえあればいつでも、どこからでも会議に参加が可能になります。参加者の物理的な居場所や会議室の制約にとらわれず、時間だけ確保すれば会議ができるので、事前準備にかける時間を抑えることができます。会議準備にかかる時間(稼働)を削減し、業務効率を上げるための手段として電話会議の利用を検討されてはいかがでしょうか?

3. 電車遅延で会議参加者が集まらなくても開催可能

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