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遠隔会議サービスを選ぶときに押さえるべき4つのポイント

「業務効率の向上」・「働き方改革」・「テレワーク」・「出張の削減」など、ここ数年よく聞かれた仕事環境改善の現場には、ビデオ会議や電話会議といった遠隔会議の導入が積極的に行われました。個人でビデオチャットを使う機会も含めると、こうした手段の何かしらに触れた経験のある方がほとんどかと思います。

企業がこうした目的で遠隔会議を選ぶとき、後々のことを考えた上で検討項目に入れたいポイントが4つあります。いずれも、最適な遠隔会議を最適な運用方法で無理なく使うためのチェックポイントです。遠隔会議サービスを選ぶときに押さえるべき4つのポイントを一緒に見ていきましょう。

遠隔会議サービスを選ぶときに押さえるべき4つのポイント

1. ユーザー導入・浸透のためのサポートがあるか

働き方改革のような大きなテーマで全社導入を行うと、まず起こりがちなのがこの「ユーザー浸透」という課題です。導入当初においては無理もないことですが、新しいツールや新しい使い方といったものに抵抗感があったり、よくてもその新ツールを習熟するまでの時間がかかってしまったりします。

オンライン会議ではアイスブレイクによる一体感が大切!

遠隔会議のほとんどはクラウドサービスです。このためユーザーにIDとパスワードからなるアカウント情報が付与されます。ユーザーはそこから、自力でログインし、マニュアルを読み込み、画面を操作して使い方を学びます。

しかし現状、そうした自習では操作方法に習熟しづらいユーザーがいらっしゃるのも事実です。ITリテラシーの不足、膨大な業務量、そのツールを使う機会に恵まれない、などさまざまな理由でそのツールから遠ざかります。

こうしたことを避けるため、ユーザー浸透を積極的にサポートするサービスのある遠隔会議を選ぶのがおすすめです。アカウント情報の配布方法についてはもちろん、その遠隔会議の基本的な使い方や便利なライフハックまで、ユーザーに対する直接的な説明機会を提供してくれるサービスがよいでしょう。

遠隔会議サービスを導入してしばらくしたら、ユーザーの利用率といった統計情報を振り返り、順調にユーザー浸透が進んでいるかの確認をし、次の打ち手が必要かを検討することも大切です。

2. ユーザーが直接問いあわせできるカスタマーサポートがあるか

2. ユーザーが直接問いあわせできるカスタマーサポートがあるか

ユーザーが直接、サービス側のカスタマーサービスに問い合わせができるような遠隔会議サービスを選びましょう。

ITツールにおいて、企業の導入担当者・契約部門のみがカスタマーサービスを受けられるという制限があるものは少なくありません。担当者となると、サービス導入時にベンダーとやりとりした窓口の方か、社内IT部門でヘルプデスク業務に携わる方々が多いのではないでしょうか。そうした方々が全ての社内問い合わせを受け付け、解決するというのは大きな稼働がかかります。特に導入直後でユーザーがまだツール慣れしていない時期には、その傾向が強く表れます。

こうしたヘルプデスク業務を減らすためにも、サービス側が直接のユーザーサポートを受けもつかどうかを、確認項目のひとつに加えていただきたいものです。

3. 一元管理ができる使い勝手のよいサービスか

こちらの記事で触れたとおり、スマートフォンやインターネットの安定高速化の恩恵で、個人の視聴体験はだいぶ豊かになりました。

このためユーザーが「自分のスマホでできているあの機能を、仕事でも活用したい」という発想を持つのはとても自然なことです。スマホでそれを実現しようともするでしょうし、会社支給のPCにソフトをインストールしてまかなおうともするでしょう。

もちろんそうした個人やユーザー部署での導入判断は、全社のIT環境をサポートする部署からすると、「保守対象外」ということになります。それでも、ユーザーが困った時に泣きつく先というのがIT部門でもあるわけです。

こうしたユーザーの、個人的な視聴体験を職場に持ち込むという流れを逆手にとるというのも一案かもしれません。IT部門として保守面でも安心で信頼できるツールを全社導入し、ユーザーの需要に応えながらヘルプデスク業務を整備するというものです。前述のようなユーザー浸透やカスタマーサポートがあるサービスにすれば、全社導入の効果はよりはっきりするでしょう。

4. 自社のネットワーク環境や拠点展開に最適なサービスを提案してくれるか

4. 自社のネットワーク環境や拠点展開に最適なサービスを提案してくれるか

ITツールの提供は、自社開発製品もあればパートナー企業製品の場合もあります。

自社開発製品のみを取り扱うベンダーの利点は、製品知識の深さや改善要求の通りやすさが挙げられます。逆にデメリットとしては、導入企業の事情に合うかどうかは未知数だということです。

一方、パートナー企業製品を販売するベンダーと付き合う場合、パートナー製品とベンダー企業の付加価値を一緒に提供してもらえるというメリットがあります。しかし自社開発していないだけ、製品を改善してほしいという依頼が通りにくいという側面もあります。

もっとも大切な要素は、自社の要求仕様や置かれた状況、制限事項といった個社の事情に最適な提案ができるベンダーと付き合うべきだということです。一般的には、自社開発製品もパートナー製品も扱うベンダーの方が、業界を広い目で見ていることが多いため、幅広い選択肢の中から最適な選択をする手助けをすることができると思われます。

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