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ワークライフバランスを実現!在宅勤務を導入するには?

IT機器やインターネット通信網の発達によって、家にいながらにして働く「在宅勤務」がしやすくなりました。多様な働き方や女性の活躍などが意識される現代では、ワークライフバランスを実現する上でも効果的な、在宅勤務について注目が集まっています。
そこで、在宅勤務の導入を検討する際に知っておきたい意義や注意点、リモートで連絡をとり合うために必要となるサービスなどについてご紹介します。

ワークライフバランスを実現!在宅勤務を導入するには?

在宅勤務とは?

会社に出社せずに、在宅で働くことを在宅勤務といいます。大企業を中心に、在宅勤務制度を採り入れる企業も増えてきています。
在宅勤務には、業務委託によって仕事を請け負って報酬を得る個人事業主やSOHOのようなケースと、企業に雇用されている社員が出社せずに自宅で働くケースの2つがあります。クリエイティブな仕事など、専門性が高く個人のスキルで成果を上げる仕事や、コールセンターやメールサポート業務といった個人で行える仕事は、特に在宅勤務に適している職種といえるでしょう。

在宅勤務とテレワークの違い

在宅勤務は自宅で仕事を行うものですが、テレワークは社内以外で働くこと全般を指す言葉です。飲食店やコワーキングスペース、電車の中などで業務を行うことはテレワークに該当します。広義では、在宅勤務もテレワークの一種といえます。

現在、政府でもテレワークを積極的に推進しています。2020年までに全省でリモートアクセス機能を導入し、必要な人が必要なときにテレワークを利用できる環境を整備するとしています。
また、東京オリンピック・パラリンピックのある2020年までに、自宅等で働くスタイルを導入するよう、各企業や団体に求めています。

在宅勤務の実例

NTT Communicationsのグループ会社「NTTコム チェオ」では、「在宅型コンタクトセンター」を開設しています。全国各地にいる在宅オペレーターをICTソリューションで組織化し、コンタクトセンターとして顧客対応をしています。
オペレーターは自宅で仕事をすることができ、転居や出産、育児、介護など、さまざまな事情により通勤が難しい人にも就業機会を提供。「どこにいても働ける」「自分の都合に合わせて働ける」という自由な働き方を実現しています。NTTコム チェオの在宅オペレーター業務の特長は、業務に関わる全ての作業が在宅環境で完結するように徹底していることです。全国から人材を募集し、選考から業務開始までをすべてのプロセスをWebフロースルー化しています。 つまり、まったくの来社不要で業務開始ができるのです。
(一例として下図参照)

在宅勤務の実例

労働力不足がいわれるなか、従来の方法では勤務をあきらめざるを得なかった人材を柔軟なシステムで全国から集められることがスキルの高い人材の発掘につながり、競争力の源泉になっています。

在宅勤務の実例

在宅勤務のメリット

「在宅勤務の導入は企業の負担である」という考えもあります。しかし、本当に在宅勤務は、企業にとって負担が大きいだけのものなのでしょうか?在宅勤務のメリットについて考えてみましょう。

ワークライフバランスを実現

昨今では、ワークライフバランスを重視する社員が増えてきています。世の中の流れとしても、仕事だけにまい進するのではなく、プライベートを大切にしながら働くというスタイルが一般的になってきています。
こうした流れの中で在宅勤務を採り入れることは、社員のワークライフバランスを実現させ、長く働き続けられる環境を作るために役立つでしょう。

通勤に時間をかける必要がなくなる

勤務時間が8時間であっても、通勤に片道1時間かかる場合、結局は休憩時間を入れて11時間拘束されることになってしまいます。通勤にかかる時間は、実際の勤務時間ではないにもかかわらず、社員に多大な負担をかけているといえるでしょう。また、通勤時間帯の満員電車は非常に混雑するため、社員の心身に負担をかける原因にもなります。

在宅勤務を導入することは、このような状況を回避し、ストレスフリーで働ける環境を作るために役立ちます。実際に在宅勤務をしている人だけでなく、同じ時間帯に通勤している人々にとっても、在宅勤務が広がることで混雑が緩和されることにもなるでしょう。

電話や顧客対応に邪魔されず集中して働ける

出勤して働いている場合、直接担当する仕事でなくても、電話に出たり、顧客対応をしたりする必要が出てきます。それほど緊急の用事ではなかったり、自分でなくてもできる電話対応をしたりしているうちに、どんどん時間が過ぎてしまい、本来やるべき仕事が全然片付かないことも多くなります。

在宅勤務に切り替えることで、このような問題はほとんど起こらなくなります。電話や顧客への対応は、会社に出勤している窓口担当者が行うことになりますから、自分が担当する仕事に注力することができます。

仕事をしているあいだに差し込みで別の業務を行うと、どうしても生産性は低下してしまいます。在宅で集中して仕事をすることができれば、それだけ時間あたりの効率も向上するでしょう。

会社のイメージアップにつながる

多様な働き方が求められる昨今、在宅勤務を採り入れることは、それだけでイメージアップにつながります。採用の現場においても、在宅勤務の制度があることは、優秀な人材の確保のための強みになると考えられます。

会社のイメージアップにつながる

在宅勤務を導入するための注意点

在宅勤務のメリットを紹介してきましたが、導入するために以下のような注意点もあります。それは、「セキュリティ」「労務管理」「周囲の理解」の3つです。

・セキュリティ

社外から社内システムにアクセスしたり、業務データを自宅で取り扱ったりするため、十分なセキュリティ対策をしておかなければなりません。万が一のことがあった場合、社内だけでなく顧客からの信用も失いかねないためです。

・労務管理

在宅で働く場合、周囲の目がありませんから、労働時間の管理システムについても検討しておく必要があります。在宅勤務になることで働き過ぎてしまう社員もいるため、心身の健康管理のためにも、労務の実態を正確に把握する必要があるでしょう。

・周囲の理解

社内全体が在宅勤務について正しく理解し、制度を運用していく必要があります。また、それとともに、在宅勤務を行う社員の家族の理解も必要です。自宅で働くというスタイルについて周囲の理解を得なければ、働きやすい環境を作ることはできません。

在宅勤務をスムーズに導入するためには

それでは、在宅勤務の制度をスムーズに導入するためには、具体的にどうすればいいのでしょうか?いくつかのポイントにまとめました。

・目的を明確にする

在宅勤務を導入する目的は、ワークライフバランスの向上やオフィスコストの削減、生産性の向上、本社に業務を一極集中させないことによる災害対策など、さまざまです。
しかし、すべてを目的に考えて導入しようとするよりも、自社が何のために在宅勤務制度を導入したいのかを明確にしておきましょう。定めた目的は社員に周知し、利用する社員やチームメンバーが、「何のための在宅勤務か」ということを正しく理解しておく必要があります。

・勤務時間の管理方法を決める

勤務時間を管理するためにどのような方法をとるのかを決定します。裁量労働制の導入やクラウド型勤怠管理システムの導入などが、選択肢として挙げられます。
また、働き方についても注意が必要です。在宅勤務中の仕事時間を常に一人で過ごすのではなく、ビデオ会議システムを利用して社内とコミュニケーションをとりながら働くなど、メリハリをつけられる工夫をすることが大切です。

・コミュニケーション手段を確保する

社内と在宅勤務の社員とのコミュニケーション手段を確保することは必須です。メールや電話だけではなく、チャットやビデオ会議などのツールを活用しましょう。在宅で働いていると、会社とのエンゲージメントが薄れたり、社内の人間とのコミュニケーション不足によるトラブルが発生したりするおそれもあります。どのように意思の疎通を図るかが重要なポイントです。

在宅で働く社員の端末やインターネット回線について、十分なセキュリティ対策を行わなければなりません。また、在宅で働く社員自身が情報を外部にもらしてしまったり、家族や来客の目があるところで機密情報にふれたりしないように、セキュリティへの意識を高めていく必要もあります。

思い立ったらすぐ会議! 在宅勤務でも簡単に始められる環境を整える

在宅勤務をする人なら、自社の会議室にいる人、出先でテレワークをする同僚、他社の方々(パートナーやクライアント)といった様々な環境のひとたちとオンラインで話すようになる機会が多くなるでしょう。相手の環境によらず、簡単にインターネットベースで使っていただける会議サービスを社内で使えるようにしておくことが大事です。NTT ComのTV会議サービスArcstar TV Conferencing (PC利用)は、1ID 3,000円(税込3,300円)*の手軽な価格でご利用できます。
ブラウザーがChromeならアプリのインストールなく利用開始できてさらに便利です。
*5ID~のご利用となります。

初めての方でも使いやすいシンプルな画面で、マルチデバイスでつながりやすい映像会議はきっと在宅勤務の力強い助っ人になってくれると思います。

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