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働き方改革とは?企業に求められる業務効率化とテレビ会議・ビデオ会議の関係

近年、「働き方改革」という言葉を多くのメディアで目にするようになりました。2019年4月からは関連法も順次施行され、今後ますます働き方改革を意識した経営が求められるようになります。
法令を遵守するためにも、より効率良く働けるシステムを構築していくためにも、まずは働き方改革の意義や具体的な法令を知っておく必要があります。
そこで、働き方改革の基本と、改革を進める上で役に立つテレビ会議・ビデオ会議の活用方法についてご紹介します。

働き方改革で業務効率化を進めるために

働き方改革は、いったい何を目的に、どのように始まったものなのでしょうか。近年では当たり前に耳にするようになった働き方改革の実体について、改めて考えてみましょう。

働き方改革で業務効率化を進めるために

働き方改革の始まり

働き方改革は、2016年に第3次安倍内閣が「働き方改革実現推進室」を設置 したことでスタートしました。メディアや企業のあいだではすっかり定着した言葉ですが、スタートしてからまだそれほど時間の経っていない、比較的新しい考え方です。

とはいえ、男女平等やワークライフバランスといった考え方は、働き方改革という言葉ができる前から盛んに叫ばれていることです。ですから、2016年に突然改革を求められるようになったというよりは、それ以前から起こっていた時代の流れに対応する形で、働き方改革という考え方や言葉が生み出されたといえるでしょう。

働き方改革の目的

新しいことを行うときは、常に何を目的にそれを行うのかをはっきりさせておく必要があります。企業としても、単純に「法令順守のために行う」というのではなく、それを通して何をなすべきなのかということを理解しておかなければいけません。

従来の「終身雇用制度」「年功序列制度」といった雇用の在り方や、「女性はある程度の年齢で結婚して家庭に入る」といった人生観は、すでに古いものになっています。また、「何歳頃にこのようなライフイベントが発生する」という人生のモデルケースも、現代社会においては万人にあてはまるものではなくなっています。

「ダイバーシティ」(多様性)という言葉が一般的に使われるようになってきていることからもわかるように、現代は「個」が大切にされ、個人の生き方や考え方が尊重される時代です。人々の生活が多様化する中で、「働きたい」という意思を持っている人が、自分の望む形で仕事を続けられるようにするというのが働き方改革の目的です。

出産後の女性の社会復帰や、要介護の家族を抱える人の働き方への配慮はもちろん、自分自身もそうなった場合に働き続けられる環境を整える、あるいは、勤労意欲のある高齢者が活躍できる場を作るといったことも、働き方改革の目的とするところでしょう。それぞれの人のプライベートを犠牲にすることなく、個別の状況に適した働き方ができるようにするというのが、働き方改革の考え方です。

このように働き方改革は、「働く人の意欲を大切にする」「働きやすい環境を整える」といった目的のもとで行われている政策ですが、これを実現することによって、いったい何が起こるのでしょうか。

働きたいのに働けない人をなくし、多くの人が自分に合った働き方を選べるように制度を整えることは、労働人口を増やすことにつながります。これまでも、日本では少子高齢化による労働人口の減少が問題視されてきました。この問題を解決し、日本経済を活性化させるための施策が働き方改革です。つまり、働き方改革を実現することで最終的に目指しているのは、日本経済の再生であり、労働人口を増やすことなのです。

働き方改革の今後

「働き方改革実現会議」は、2016年9月27日から2017年3月28日までに計10回行われました。その後、「働き方改革関連法」(働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律)が成立し、2018年7月6日に公布されました。同年10月15日には、働き方改革実行計画の進捗状況の調査と施策の見直しのための「働き方改革フォローアップ会合」も開催され、2019年4月1日から働き方改革関連法が順次施行されます。

なお、関連法は、施行の5年後を目途に見直しが行われる予定になっています。また、法整備と併せて、2016年に15.6%だった不本意非正規雇用労働者の割合について、2020年に10%以下にすることが働き方改革の目標として掲げられています。

このように、2019年は実際に働き方改革関連法が施行され、東京オリンピック・パラリンピックも近づいていることから、各企業が働き方改革を意識した経営を行う必要性が、ますます高まっていくと考えられます。

働き方改革の具体的な内容

それでは、従来の日本人の働き方を改革するために行われている働き方改革について、具体的にどのような取組みが行われているのでしょうか。以下にまとめてご紹介します。

働き方改革の今後

長時間労働の解消

従来の日本には、「長く働くのは誇らしいことである」とする風潮がありました。しかし、こうした考え方に根付いた働き方を続けることによる、長時間労働や過労死といった多くの問題が顕在化しています。

現状、日本の労働時間は1日8時間、1週間に40時間までと「労働基準法」で定められています。しかし、実際には36協定を結ぶことで、1ヵ月45時間、年間360時間までの残業が可能になる上に、特別条項(特例)を付記すれば、これを超えた残業も制限なく行うことが可能となっています。

こうした状況が長時間労働に結び付いているとして法改正がなされ、2019年4月1日から(中小企業は2020年4月1日から)、上限規制が導入されることになりました。残業時間を1ヵ月で100時間未満、年720時間以内、複数月平均で80時間以内とし、特例が認められるのも年6ヵ月以内と定められました。なお、これは休日出勤の労働時間を含めた時間です。

さらに、年次有給休暇の取得率の向上に関しても、新しい基準が設けられます。1年以上雇用されている社員のうち、年次有給休暇が10日以上付与される人については、年に5日以上、企業が時季指定をして有給休暇を取得させなければなりません。

ただし、本人が取得した有給休暇が5日を超えている場合、この必要はありません。また、本人が1~4日の有給休暇を申請して取得していた場合は、5日に満たない分のみを時季指定で取得させます。これは、企業規模にかかわらず、すべての企業に義務付けられる新しい制度です。

正規雇用と非正規雇用の待遇差の解消

現状、正規雇用者と非正規雇用者のあいだには、大きな待遇格差があります。たとえまったく同じ責任を持って、同じ内容の仕事をしていたとしても、正規雇用者か非正規雇用者かによって大きく待遇が異なるということは、現在の日本企業では当たり前に行われていることです。しかし、今後はこのような格差をなくしていくことが求められます。

そこで、「パートタイム労働法」に有期雇用労働者も対象に含まれることとなり、「パートタイム・有期雇用労働法」(短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律)として2020年4月1日(中小企業は2021年4月1日)から施行されます。

この法律では、「職務内容」と「職務内容・配置の変更の範囲」「その他の事情」の3点を考慮した上で、不合理な待遇差をつけることが禁止されます。また、「職務内容」と「職務内容・配置の変更の範囲」が同一である場合の、不合理な差別も禁止されます。これについての具体的なガイドラインについては、2018年12月現在、法案が出されている状態で、今後確定することになります。

さらに、労働者が待遇差の内容や理由の問い合わせがあった場合、企業には説明が義務付けられます。これは、パート、有期雇用社員、派遣社員すべてにおいて適用されます。

子育て・介護・高齢者など多様な働き方の実現

近年は、働き方改革に関連する法改正がほかにも行われています。2017年10月1日には、「育児・介護休業法」の改正法が施行されました。

育児休業は、原則として子が1歳になるまで取得できることになっています。しかし、保育園に入れなかった場合などの理由がある場合は、延長が認められます。これまでの延長期間は1歳6ヵ月まででしたが、改正法が施行されたことで、最大2歳まで延長できるようになりました。また、「育児目的休暇制度」の設置に努めることや、職場内の育児休暇への理解を深めるために、周知に努めることなども企業に義務付けられています。

さらに、父親が子の出生後8週間以内に育児休業を取得・復帰した場合、再度、育児休業が取得できる「パパ休暇」制度や、両親ともに育児休業を取得する場合、一定条件を満たすことで育児休業期間が1歳2ヵ月まで延長できる「パパ・ママ育休プラス」制度など、父親の子育て参加を促すことで女性の職場復帰を後押しする制度も作られています。

同様に、介護に関しても、介護休暇が取得できる対象を広げたり、介護状態の要件を緩和させたりする法改正が行われています。介護を必要とする家族がいる場合の残業免除制度や、半日休暇を使って介護ができる制度などもあり、要介護者を抱える人が、辞めることなく働き続けられる体制が整えられています。

また、これまで60歳がおもであった定年についても、2025年までには、65歳まで引き上げるか、定年制を廃止するか、再雇用制度を導入するか、いずれかの対策をとらなければならないと義務付けられました。

企業が今すぐ実施できる働き方改革は?

働き方改革関連法が施行されていく中で、企業がすぐに行える働き方改革の取組みには、どのようなものがあるのでしょうか?具体的に何をどうすればいいのかについてまとめました。

企業が今すぐ実施できる働き方改革は?

働き方改革関連法改正の理解と実施

法令遵守のためにも、まずは働き方改革関連法についての理解を深める必要があります。社員に対して正しい周知を行うためにも、まずは企業担当者や経営者が働き方改革についての知識を身に付け、関連法が施行されることで何が変わるのかを知らなければいけません。どのようなときにどういう対応をとる必要が出てくるのか、変更点を十分に理解しましょう。

さらに、実際に働き方改革を実現できる社内環境や制度を整える必要もあります。例えば、企業は社員に対して2019年4月1日以降、有給休暇を会社が時季指定して、年に5日以上取得させることについて説明しなければいけません。しかし、社員みずからが5日以上有給休暇を申請・取得するよう、推奨することも大切です。社員自身が有給を取得する風土が出来上がっていれば、時季を指定して有給を取得させる必要もないからです。

法令を守り、規定どおりのことを行うことも大切ですが、そもそも何のための法令かを意識して、より働きやすい環境を提供していくように努めましょう。

生産性の向上

長時間労働を是正することは、企業の生産性を向上させることにもつながります。だらだらと残業を続けると、時間あたりのパフォーマンスは低下していきます。そうなれば、人件費や光熱費、管理費といったコストがかさむ割に、思ったほどの成果を上げられない可能性が高くなるでしょう。
そのため、極力残業時間を減らそうという取組みを行っている企業も増えてきています。しかし、ただやみくもに「残業は禁止」「この日はノー残業デーなので全員定時で帰宅しなければいけない」といった制約をつけることでは、長時間労働の根本的な問題解決にはなりません。

これまで100時間かけて行っていた仕事について、何の対策も行わずに「80時間で行え」と強制するのには無理があります。業務改善を行わないまま労働時間だけを短縮しようとすることは、「ジタハラ」(時短ハラスメント)と呼ばれることもあり、社員の大きな負担につながりかねません。
見た目の労働時間を減らすだけでなく、業務効率を上げるための取組みを積極的に行い、社員の負担を減らして自然と労働時間が減っていくようなしくみを作っていかなければ、長時間労働の問題を本当に解決することはできないでしょう。

柔軟な働き方ができる環境の整備

40年を超えることも珍しくない社会人生活の中では、出産、育児、看護、介護など、さまざまな理由から、これまでどおりの働き方ができなくなることがあります。このような事情を持った社員が、会社を退職するという選択をすることなく、プライベートと仕事を両立して働き続けられる環境を整えましょう。社員が退職という道を選ばずに働き続けることは、人材の確保という意味で企業にとっても意味があることです。同様に、社員にとっても、長期的なキャリア形成や生活の安定のために、大きなメリットとなるでしょう。

自分の暮らしや状況に合わせた柔軟な働き方ができる環境づくりとしては、「社内保育室の完備」「ベビーシッター制度」「短時間勤務制度」「テレワーク制度」「サテライトオフィス制度」などが挙げられます。また、多様な働き方を容認するという意味では、昨今注目を集めている「パラレルワーク」も該当するでしょう。これまでの働き方にとらわれず、一人ひとりが望む形で働ける社会を作ることが、働き方改革につながります。

ビデオ会議・テレビ会議を働き方改革に活用する

遠隔地にいてもやりとりが可能なビデオ会議・テレビ会議は、柔軟な働き方を推進する働き方改革でも大いに役立ちます。

ビデオ会議とは、手持ちのスマートフォンやタブレット、パソコンなどの通信デバイスを使って、離れた場所にいる相手と簡単に会議が行えるサービスやシステムのこと。一方のテレビ会議は、専用の機器や専用線でのコネクションを導入することで、離れた場所の相手ともスムーズでクリアなやりとりができるようになるサービス(システム)です。どちらも離れた場所にいる相手とやりとりができるという点では同様ですが、専用機器等の有無や画像の鮮明さ等のレベルに違いがあります。

ビデオ会議を利用した働き方

インターネットベースのビデオ会議を利用すれば、諸事情で出社ができない状況でも、自宅から本社に接続してやりとりをすることができます。また、介護や育児中であっても、出社せずに必要な打ち合わせを気軽に行うことが可能になります。ビデオ会議を利用することで、「今どこにいるか」にとらわれず、自由な働き方ができるようになるのです。

また、出先からの打ち合わせも簡単にできるようになるため、介護・育児等のハンディとなる事情がなく、通常の業務を行っている場合でも業務効率化に役立てることができます。

テレビ会議を利用した働き方

大勢の人が集まる研修や遠隔地との会議には、テレビ会議の利用が便利です。遠方から社員を集めて研修を行ったり、全社会議を行ったりするのは、時間と労力、コストの無駄につながります。離れた拠点を複数同時に接続でき、しかも回線が安定していて画像がクリアな状態でやりとりができます。
テレビ会議を使えば、各支店や取引先とのやりとりや研修がスムーズに行えるようになるでしょう。

働き方改革を進めるインフラとしてのテレビ会議・ビデオ会議

働き方改革を進めるためには、長時間労働の是正、正規雇用者と非正規雇用者の待遇格差の是正、多様な働き方の実現などが必要です。テレビ会議やビデオ会議のサービスを活用して業務効率を上げることができれば、長時間労働の是正につながるでしょう。手持ちのデバイスで遠隔地とやりとりができるビデオ会議は、多様な働き方の実現に役立ちます。また、テレビ会議でなら、その通信の安定性やより鮮明な画像を生かして会場に集まった大勢の人と別の会場を結ぶというような使い方もできます。

複数の拠点でも専用回線で結ぶため安定性の高い通信となるテレビ会議ではさらに鮮明な画像やクリアな音声で臨場感の高いコミュニケーションが可能です。幹部会議や重要な会議にテレビ会議を導入される企業が多いのもうなずけますね。 とはいえ、全体でのコストを抑えるために 本社や主要拠点間はテレビ会議でつなぎ、それ以外の拠点は時々の必要性に応じてビデオ会議でつなぐというように、うまく両者を併用している企業もあります。

NTT Comでは、PC/インターネットベースで手軽に使える「Arcstar TV Conferencing(PC利用)」や専用端末/専用回線で利用する「Arcstar TV Conferencing(専用機型)」を提供しています。新しい働き方をスムーズに推進していくためにも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

*本稿は2018年12月28日時点の情報に基づいています。

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