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テレカンとは?その種類と導入のメリット

遠隔会議という意味を持つ「テレカン」を使えば、離れた場所でもコミュニケーションができ、会議にかかる時間やコストを削減することができます。出張や外出の多い参加者を交えた会議や、別の拠点のメンバーとプロジェクトを進める際にも便利です。多様な働き方が求められる中、テレカンに改めて注目が集まっています。
そこで、テレカンの具体的な手法とメリットのほか、使用する際に注意したいポイントなどについてご紹介します。

テレカンとは?その種類と導入のメリット

テレカンは電話会議?テレビ会議?それともビデオ会議?

テレカンとは英語でいえばteleconference、遠隔会議のことです。最初に、遠隔会議のサービスとして普及したのは「テレフォンカンファレンス」(電話会議)でした。その後、「テレビカンファレンス」(テレビ会議)が登場しました。電話回線を利用していた電話会議や衛星回線を利用したテレビ会議の時代から、現在ではインターネット回線を使用した「ビデオ会議」(Web会議)も一般的になりました。
しかし、サービスの提供社によってもユーザーによっても、どれを指してテレカンといっているのかまちまちなので、注意が必要です。ここでは、遠隔会議を総称して「テレカン」と呼ぶことにします。

そもそも、遠隔地にいる社内外の多様な関係者が一堂に会するのは、コストや時間がかかるだけでなく、調整も難しいため、プロジェクトの進捗や意思決定を遅らせる原因にもなります。テレカンを利用することで、スピーディーな経営判断ができるため、積極的に活用を検討したいところです。特に、経済のグローバル化が進む現代では、海外との重要な会議やミーティングで威力を発揮します。

テレカンを導入するメリット

テレカンを導入することで、場所の制約を超えた遠隔地とのコミュニケーションを可能にします。具体的に、テレカンにはどのようなメリットがあるのか見てみましょう。

メリット1 複数拠点と通信できる

通常の電話では、2つの拠点間でのコミュニケーションが限界でした。しかし、テレカンのサービスを使用することで、3拠点以上での通信も容易にできるようになります。

メリット2 手軽にすぐ始められる

最近では、パソコンやスマートフォンにソフトウェアやアプリをインストールするだけで、無料で誰でも利用できる遠隔会議サービスが増えています。品質やサポートを重視するビジネス向けの有料サービスであっても、インターネットを使った技術であれば、導入手順は大きく変わらず、同じような感覚で手軽に利用できます。

メリット3 交通費・宿泊費などのコストを削減できる

遠隔会議では、遠方から1カ所に集まる必要がないため、交通費や宿泊費のコストを大幅に削減することができます。また、予定日の調整作業や移動時間も削減できるため、仕事の効率化にもつながります。

メリット4 多様な働き方が可能になる

介護や育児といった家庭の事情による離職が問題となっている昨今、テレカンは多様な働き方をサポートすることができます。必ずしも出社する必要のない業務であれば、テレカンを利用することで在宅や地方での勤務を可能とします。人手不足に悩む企業は、優秀な社員を継続して確保するためのアピールポイントにもなります。

メリット5 多彩なメンバーと仕事ができる

これからの時代、多様な価値観や得意分野を持ち寄ってビジネスを共創することが、企業価値を高めるために不可欠だといわれています。テレカンを活用することで、国や文化を超えたメンバーとの円滑なディスカッションや意思疎通を行うことが可能になり、プロジェクトが進行しやすくなります。

テレカンを導入する前に考えておくべきこと

さまざまなメリットがあるテレカンですが、機器や設備をただ使用していれば、良い会議ができるわけではありません。テレカンを導入する前に、どのような会議で導入したいのかを考えておきましょう。

重要な会議か、カジュアルな会議か?

担当者同士・実務者同士で比較的頻繁に行う打ち合わせなら、自席から簡単に参加でき、特別な機器も不要なサービスがよいでしょう。メンバーを気軽に呼び出したり、会議ごとに異なるメンバーが参加したりする場合もスムーズです。逆に幹部会議等では、高品質で回線が安定したサービスを選ぶべきでしょう。

音声のみか動画も必要か

音声だけで済む会議なのか、それとも参加者の表情や雰囲気、資料を指し示しながら説明したり意思の疎通を図ったりする必要がある会議なのかを見極めましょう。会議の性格に合わせて適切な手段をとれるよう、その時々でフレキシブルにサービスを選べるよう、工夫することも大切です。

主催者側と参加者側それぞれの心得

テレカンでは、主催者と参加者が互いに協力し合うことで会議をスムーズに進めることができます。音声だけの場合は、表情が見えないことに留意して、司会者は意見の要約を適宜行いながら進めたり、発言者は自分の名前を名乗ったりするといった配慮が大切です。
また、チャット機能がついたビデオ(Web)会議であれば、会議の進行中に相手を特定してメッセージを送ってサポートしたり、発言を促したりすることもできます。ビデオ(映像)がある分、表情を読みやすく、発言のタイミングもとりやすくなります。
海外の参加者と議論する場合には、普段より準備に力を入れ、余裕を持って事前に英語の概要資料を送る、時差を考慮して参加しやすい時間帯に会議を設定する等の配慮を行う、また後日議事録でも確認するといったことも必要になってきます。

主催者側と参加者側それぞれの心得

テレカンを導入する際のポイント

テレカンをいざ導入しようと考えても、利用した経験がなければ、何を基準に検討するべきかわからないのではないでしょうか。そこで、テレカンを導入するにあたって、どのような点に気を付ければいいのか、注意点をまとめました。

料金プランを比較・検討する

テレカンのサービスを提供する業者により、料金プランは異なります。また、同じサービス提供社でも、接続する拠点数や映像品質、同時接続数・利用期間などによって、細かく料金プランが設定されている場合があります。どのような種類のテレカンをどの程度導入するのかということと同時に、どのような料金プランがあるのかも比較・検討しながら、選択するといいでしょう。

高品質で安定した回線を選ぶ

テレカンを実際に使用していると、回線が不安定で通信が途切れたり乱れたりすることもあり、会議の主催者や参加者のストレスになる場合があります。意思疎通やコミュニケーションが妨げられ、せっかくの会議がスムーズに進行できない可能性もあります。そのため、ストレスなく利用でき、テレカンできちんとした取り決めや結果を出すためには、より高品質で安定した回線サービスを選ぶことが重要です。

サポート体制のしっかりしているサービスを選ぶ

テレカンであっても、通常の会議と同様、参加者が同じ時間を空けておかなくてはならないことに変わりありません。せっかく時間を取ってテレカンを実施していても、参加者の誰かがうまく接続できないなどのトラブルが生じてしまっては、他の参加者の迷惑になるばかりか、重要なビジネスの局面で損害が出るおそれがあります。

操作もカンタン。すぐに使える「Arcstar TV Conferencing (PC利用)」

NTT Comが提供する遠隔会議サービス「Arcstar Conferencing」では、ユーザーフレンドリーな「Arcstar TV Conferencing (PC利用)」を用意しています。基本的機能に絞って、だれもがすぐに使えるように設計。1ID 3000円(税込3,300円)/月で100人(100接続)まで同時に会議に参加できるキャパシティを準備。インターネット接続環境があればチームミーティングでも大規模会議でも思い立ったときにすぐ開始ができます。

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