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電話会議のメリットと導入のポイント

電話会議とは、固定電話や携帯電話を使って、複数人が会話できる音声による会議システムです。これまで利用してきた電話設備をそのまま使用することができ、新たな設備投資をしたり、機器の操作方法を覚えたりする必要がないため、誰でもすぐに会議に参加できます。
そこで、電話会議と他の遠隔会議サービスとの違いや、電話会議を導入することのメリット、また導入する際に注意したいポイントについてご紹介します。

電話会議のメリットと導入のポイント

電話会議とは?

電話会議とは、複数人で音声のみのコミュニケーションができる、遠隔会議システムのことです。
固定電話や携帯電話を使用するのが一般的です。新たな機器を設置したり、設備のある拠点まで出向いたりする必要がなく、電話さえつながれば世界中のどこからでも参加できます。その上、いつも使い慣れている電話を利用するので、特別なITリテラシーも不要で、誰でも簡単に会議に参加することができます。

ビデオ会議やテレビ会議との違いは?

遠隔会議システムには、電話会議のほかにも「ビデオ会議」「テレビ会議」などがありますが、どのような違いがあるのでしょうか。それぞれの特徴を確認していきましょう。

ビデオ会議(Web会議)

ビデオ会議はWeb会議とも呼ばれ、インターネット回線を使用した遠隔会議システムです。参加者はパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末にビデオ会議用のソフトウェアやアプリをあらかじめインストールしておき、端末に内蔵されたカメラやマイクを介して会議に参加します。最近ではアプリのダウンロードをせず、Webブラウザーベースですぐに使えるWebRTC(Web Real-Time Communication)という方式での会議サービスもでています。

また、映像や音声だけでなく、パソコン画面を通して、保存しているプレゼンテーション用の資料などを共有することも可能です。機能が豊富な反面、回線の品質によっては通信が途切れてしまうこともあり、一定のITリテラシーが必要となります。

テレビ会議

テレビ会議は、映像を使うという意味ではビデオ会議の一種ですが、専用の回線や機器を使うハイエンドのサービスを指すことが多いようです。必要な機器や環境が比較的準備しやすいビデオ会議と違って、専用の設備のある特定の拠点や会議室でのみ利用することができます。また、専用の機器やシステムとなるため、操作方法を覚える必要もありますが、より品質の高い安定したコミュニケーションがとれます。そのため、大規模な会議や重要な商談、定例での集会などがある場合に向いています。

電話会議を導入することの4つのメリット

ビデオ会議(Web会議)、テレビ会議など、さまざまなサービスのある遠隔会議システムですが、音声のみによる電話会議にはどのようなメリットがあるのでしょうか?電話会議を導入するメリットを4つご紹介します。

メリット1 新規での設備投資は不要

電話会議は、電話さえあれば利用できるサービスです。専用の通信機器や設備を新たに準備する必要がなく、設備投資にコストがかかりません。

メリット2 使い慣れた機器で手軽に始められる

電話会議は、指定された電話番号に電話をするだけで利用できる会議システムです。そのため、参加者はいつも使っている電話機器さえあれば、難しい手順やITリテラシーを習得する必要がなく、手軽に始められます。

メリット3 安定性や信頼性がある

インターネット回線を使用するビデオ会議などのシステムでは、回線の混雑や通信速度の低下によって通信品質が低くなったり、接続が途切れたりして、会議が円滑に進まない可能性があります。これに対して、電話会議は電話回線を利用するため、より安定して回線がつながるという安心感があります。特に海外拠点を含む会議の場合には、国や地域によってインターネット回線の品質が低いことや、利用すること自体に制約を受けているということもあります。そのため、電話会議は安定した電話回線による遠隔会議システムとしてのニーズがあるのです。

メリット4 場所を選ばない

機器や設備、国、地域、リテラシー、回線品質などを総合的に勘案して、いつでもどこでも利用できる点で、電話会議はとても魅力的です。ソフトウェアやサービスが特定の国や言語に対応していないという問題もないため、世界中からアクセスできる共通の遠隔会議サービスとして、高い利便性があります。
また、災害時等には「すぐ連絡できる」「どこにいてもつながる」という機動性が、非常に重宝されています。

電話会議のデメリット

電話会議にはメリットがいくつもある反面、デメリットもあります。そのデメリットとは、参加拠点のそれぞれが電話会議システムに接続するのに電話回線を利用するため、通話料金が必要になることです。特に拠点数が増えるとその分の通話料がかさむため、ランニングコストに注意しましょう。
また、音声のみのコミュニケーションとなるため、会議に必要な資料などは事前に別の方法で共有しておく必要があります。

電話会議を使用する際のポイント

以上のようなメリットやデメリットを踏まえた上で、電話会議を使用する際のポイントをご説明します。また、会議参加者が事前に確認しておきたい心得も合わせてご紹介します。

電話会議への参加方法

電話会議を行うには、参加者が電話会議システムに接続できなければなりません。電話会議システムへアクセスするには、大きく分けて以下の2つの方法があります。

・参加者が専用アクセス番号にダイヤルする

参加者が電話会議システムに電話をかける「ローカルアクセスポイント」と呼ばれる方法があります。「03」「06」「050」などから始まるアクセス番号に、参加者各自が電話をかけます。通話料は参加者の負担になるため、複数のアクセス番号を用意している場合は、最もコストのかからない番号を利用するようにします。
また、参加者個人に負担がかからず、通話料金を企業などの契約者が負担する「トールフリー番号」にダイヤルできるプランもあります。日本では「0120」から始まるフリーダイヤルが一般的で、電話会議のサービス事業者によっては、海外における無料通話番号に対応している場合もあります。

・会議主催者が参加者を呼び出す

会議主催者から参加者にダイヤルする「コールミーバック」と呼ばれる方法もあります。この方法では、参加者が通話料を負担することがないため、お客さまや取引先を交えた電話会議が開催しやすくなります。予定時間になっても参加してこない人がいる場合、呼び出すこともできます。また、電話会議に参加するためには「PIN」(暗証番号)を入力する必要がありますが、このPINを知られたくない場合にも利用できます。

主催者側と参加者側それぞれの心得

電話会議をスムーズに行うために、参加者が心掛けておきたいことがあります。対人でのコミュニケーションでは、声以外にも表情や態度から多くの情報を得ています。しかし、電話では声だけのやりとりになるため、普段以上に司会進行に気を使い、確認の意味をかねて議事の要約を折々に行いつつ、進めることが必要です。
また、大勢が出席する会議では、声が似ている参加者もいたりします。発言する際には、誰の発言か判別できるように名乗ることも大切です。

電話会議を導入する際のポイント

電話会議は、音声のみによる遠隔会議システムです。そのため、メリットやデメリットがあり、使用する際の注意点などをご紹介してきました。
しかし、遠隔会議システムの導入に際し、システムを1本にしぼらなければならないというものでもありません。会議の内容によって、テレビ会議やビデオ会議(Web会議)など、他のサービスと電話会議を適宜使い分けることもできます。音声だけで話が伝わるのか、全員が参加できる環境を用意できるのかといったポイントから、最適なサービスや方法を選びましょう。

料金プラン

電話会議の料金プランは、サービスを提供する業者やプランによって異なりますが、概ね月々の基本料金に加えて、会議ごとに料金が発生するのが一般的です。これに加えて、主催者からコールする場合やフリーダイヤルを利用する場合には、主催者側で通話料を負担する必要があります。
そのほかに、録音機能などのオプションサービスを利用する場合は、別途料金がかかります。また、会議の長さや頻度によって料金が異なったり、割引が適用されたりするプランもありますので、さまざまなサービスの料金プランを比較・検討するといいでしょう。

高品質で安定した回線を選びたい

電話会議は、電話さえできれば会議に参加できますが、参加者によっては、電波状況の悪い場所から携帯電話で参加したりする場合もあります。そうした参加者がいる場合、円滑な会議の進行を妨げることにもなりかねません。
そのため、電話会議システムを導入する際には、安定的な固定回線を用いたサービスや、多くのアクセスポイントを用意しているサービスを採用するといいでしょう。

サポート体制のしっかりしているサービスを選びたい

電話会議をはじめとした遠隔会議では、貴重な時間を割いて重要な打合せを行うことが多いでしょう。そのため、トラブルにも迅速に対応できるサポート体制は重要となります。特に国内だけでなく、海外からの参加者にも対応したサポート体制があるサービスであれば安心です。

信頼性の高いNTT Comの「Audio Conferencing(電話会議)」

NTT Comが提供する遠隔会議サービス「Arcstar Conferencing」では、「Audio Conferencing」という電話会議のサービスを利用することができます。Audio Conferencingは、円滑な会議を行うための以下のような特徴を備えています。

世界中から24時間使える

33カ国の国際ローカルアクセスと60カ国/地域からのフリーダイヤルを設置しているため、海外とのコミュニケーションも高品質で安価に行うことができます。

豊富なセキュリティ機能

電話会議に必要なPINは、1回の会議だけに有効な「ワンタイムPIN」を利用できるため、関係者以外の不用意な参加を防ぐことができます。また、会議中にさらに参加者を限定した「サブ会議」を開催することもできます。

充実したカスタマーサポート

会議中であっても、サポート対応を行うオペレーターを呼び出せますので、トラブルが発生しても、その場で迅速な解決が可能です。また、サポートは日本語と英語に対応しているため、海外からの参加者がいても安心です。こうしたサービスは、24時間365日提供していますので、多様な働き方をするチームや海外との時差がある会議でも安心して利用できます。

無料なのに便利な主催者用管理ツール

電話会議は手軽に利用できるのが特徴ですが、主催者にとっては参加者を管理する作業が負担になります。Arcstar Conferencingでは、主催者側で参加者を管理できる便利なツールを無料で提供しています。Webが利用できる場合であれば、視覚的にも管理しやすく、参加者へのコールを簡単に行える機能も備えています。遠隔会議システムの導入を検討するなら、付加価値の高いサービスを選択するのもおすすめです。

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