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英語の電話会議を成功させよう!便利なビジネス英語フレーズ集

ビジネスのグローバル化によって、海外と直接オンライン会議でコミュニケーションをとる機会が増えてきています。そうした場合、おもに用いられる言語は英語です。特に映像のない電話会議では、どのような言い回しで議事をスムーズに進行できるかがカギとなります。では、英語の電話会議を成功させるためには、どのような準備をしたら良いでしょうか?
ここでは、英語での電話会議が難しいといわれる理由と英語の電話会議に臨むときの準備や心構えのほか、会議の状況に応じて覚えておきたい便利なビジネス英語のフレーズをまとめました。

英語の電話会議が難しいのはなぜ?

英語の電話会議が難しいのはなぜ?

英語での電話が対面のコミュニケーションよりも難しいと感じるのには、実は理由があります。その理由を知り、きちんと対策して会議に臨むことが大切です。

電話会議では「ジェスチャーが使えない」

英語の電話会議が難しいと感じる理由は、表情やジェスチャーなどを使えないためといわれています。表情やジェスチャーは「ノンバーバル・コミュニケーション」ともいわれ、コミュニケーションの9割は「ノンバーバル」(非言語)によって行われるという心理学の研究報告もあるほどです。

ノンバーバル・コミュニケーションには、声質や声の調子、話すスピードなども含まれます。電話会議に参加する場合には、声に表情をつける、あいづちをうまく打って間を持たせるなどの工夫が必要です。

英語の電話会議の準備や心構え

英語の電話会議のために、短時間で効果的な準備をするにはどうしたら良いでしょうか。また、自分の英語力に自信を持って電話会議に参加するための心構えについてご紹介します。

うまい英語よりも伝わる英語を目指そう

英語の電話会議というと、英語ネイティブのような美しい発音や、気の利いた表現を使わなくてはと思いがちです。しかし、英語の電話会議だからといって、その参加者が英語ネイティブばかりとは限りません。
気取った表現や発音を無理にまねる必要はなく、誰にでもわかるよう、正確でわかりやすい表現や発音を使い、ゆっくりと話すことが大切です。うまい英語よりも、きちんと伝わる英語を目指すといいでしょう。

電話会議では事前の環境づくりが重要

英語の電話会議では、正確に言葉を聞き取る必要があります。そのためには、電話の音質も重要です。 事前に以下の項目をチェックしておきましょう。

・音声がよく聞き取れる環境か
・通信回線は安定しているか
・電話会議の端末機器は正常に機能しているか

どうしても雑音が入る環境であれば、遮音性の高いイヤホンを使ったり、マイク付きのヘッドセットを利用したりするのもおすすめです。

会議前にスモールトーク(雑談)をしよう

英語で電話会議をする際には、時差などの影響もあり、メンバーがそろうまでに少し時間がかかることがあります。そのため、全員がそろうまでの時間を使って、スモールトーク(雑談)を行うことが多くあります。
特に、初めてミーティングする相手との雑談は「アイスブレーク」といって、お互いの緊張をほぐすために欠かせません。アイスブレークの話題は、天気やスポーツといった肩のこらない話題で十分です。
すでに知っている相手なら、お互いの近況報告や仕事に役立つちょっとした情報交換などをするのも良いでしょう。

電話会議で使える英語のフレーズ【スタート編】

電話会議で使える英語のフレーズ【スタート編】

それでは、英語で電話会議をするにあたって、覚えておくと便利なビジネス英語のフレーズをご紹介しましょう。
実際の会議の流れに沿ってまとめています。まずは、電話会議をスタートする際によく使うフレーズです。

音声チェックを兼ねた「ひと言目の挨拶」

英語ミーティングの第一声は、通話の音声チェックを兼ねています。会議を主催し、議事を進行するメンバーがはっきりと明るい声で、以下のように言うのが定番です。

Can you hear me? (聞こえますか?)

音質などに問題がない場合は、以下のように答えます。

Yes, I can hear you. (はい、聞こえます)

聞き取れない場合の対処法

聞き取りが難しいときは、以下のような英語フレーズを使って伝えます。どの例文も「Sorry,」(すみませんが)「I'm afraid,」(恐れ入りますが)を文頭につけて始めると、丁寧な表現になります。

I can't hear you. (聞こえません) ※音量や音質に問題がある場合
I didn't catch that. (聞き取れません) ※発話のスピードや言い回しが原因の場合

音量や音質が原因で聞き取れない場合には、その原因の伝え方も覚えておきましょう。

The volume is too low. (音量が小さすぎます)
There is noise (an echo). (ノイズ(エコー)が入ります)
We have a bad connection. (通信状態が悪いようです)

自分がわかるように話してもらう英語フレーズも準備しておきましょう。どの例文も「Could you~」(~していただけますか)で始めると丁寧な表現になります。

Could you please speak slowly?(ゆっくり話してください)
Could you please speak louder?(もっと大きな声で話してください)
Could you please repeat that? (もう一度言ってください)

会議の出席者の確認

相手の姿が見えない電話会議の場合、点呼を取って出席者を確認することは必須です。会議の主催メンバーは、以下のように声掛けをしましょう。英語の会議では名字だけでなく、ファーストネームを使って呼び合うことも一般的です。

Is everybody there? (皆さん、おそろいですか?)
Is Ted joining us today? (今日、テッドは参加しますか?)

姿が見えない電話会議で自分が発言していることを伝えるには「Yes」(はい)だけでなく、自分の名前をこまめに発言の頭につけて話します。

Takuya here. (拓哉が参加しています)
Takuya from NTT Communications speaking. (NTTコミュニケーションズの拓哉が話しています)

複数のメンバーの参加を報告する場合には、以下のように言います。

Today, we have ..., ... and ... . (本日の参加者は…と…、そして…です)

メンバーが全員そろっていない場合には、スモールトークをしながらしばらく待つことも必要です。
メンバーがそろったら、次のように言って会議を始めます。

Ok, let's get started. (それでは始めましょう)

議題の確認と意識の共有

ミーティングが始まったら、その日の会議の議題を確認します。扱う議題の概要や、プレゼンターが誰かを伝えることで、参加者にその会議のアウトラインをイメージさせることができます。

Today we'd like to discuss... (本日は…について話し合いたいと思います)
Today we have 2 topics. (今日は議題が2つあります)
First we’ll talk about... Then we’ll discuss... (まず最初に…について話し合いましょう。次に…についてディスカッションしたいと思います)

会議の議題とその議題に関するシチュエーションや問題、補足情報も共有しましょう。その後の会議の方向性を示し、無駄なトークを省いて短時間で電話会議を終わらせるためには、重要なプロセスです。

電話会議で使える英語のフレーズ【ディスカッション編】

電話会議で使える英語のフレーズ【ディスカッション編】

電話会議でディスカッションをするときには、相手とのコミュニケーションに気を使いたいものです。やりとりを円滑にするために覚えておきたい英語フレーズをまとめました。

自分の意見の切り出し方

英語の会議中に自分の意見を切り出すには、いくつかのパターンがあります。

We understand the situation but... (状況は理解しているのですが…)
From our point of view, (我々の観点からしますと)
It’s my understanding that... (私の理解しているところでは)

こうした前置きをするだけで、相手への印象も良くなるでしょう。

よく使うあいづちのフレーズ集

電話会議においては、あいづちをうまく打つことがとても重要です。会議中に長く沈黙してしまうと、「聞こえているのか」「何かまずいことでもあるのだろうか」と、相手を不安にさせてしまうからです。
あいづちは短くて覚えやすく、ニュアンスも誤解なく伝わりやすいため、ネイティブのまねをして、気の利いた表現を増やすように心掛けるといいでしょう。

I see. (なるほど)
Okay. (わかりました)
Hmm... (うーん) ※考えている表現
Really? (そうなんですね) ※文頭にアクセントで
Really? (本当ですか?) ※文末にアクセントで
Great! (すごい!)
Wonderful! (それはすばらしい!)
Absolutely. (まさにそのとおりです)
Fair enough. (事情は十分わかりました)
Your point is right. (ご指摘のとおり)
You mean ...? (…ということですか?)
Yes and no. (どっちとも言えますね) ※明言を避けるあいづち
We have the same situation. (こちらも同じ状況です)
Oh. / Oh, I see. (ほぅ…そうですか) ※ゆっくりと低い声で言うと、問題提起や批判を表す。

失礼にならない否定の言い方・断り方

相手から何かを提案されたり、頼まれたりしても断らなくてはならない場合があります。そういった際は、失礼にならない断り方をしたいものです。外国人は日本人に比べると、はっきりと「No」(いいえ)を言うとされていますが、その言い方にはいくつものパターンがあります。
ですから、文脈に応じてニュアンスを選んで使い分けましょう。どの文例も文頭に「Thank you, but」(ありがとう、でも)をつけると丁寧な表現になります。

Let us consider and get back to you later. (少し考えてから返答させてください)
We actually have a different plan. (我々には別のやり方があります)
We actually don't have that option. (その可能性はありません)

会議がヒートアップしたとき

会議がヒートアップして感情的になってしまった場合、どう言ったらいいでしょうか?
皆をなだめるシチュエーションでは、以下のような表現をします。

Okay, let's calm down. (いったん落ち着きましょうか)
Now let’s get back to the first point. (最初のポイントに戻りましょう)

電話会議で使える英語のフレーズ【クローズ編】

ここまで、会議の始まりから中盤までの流れを見てきましたが、最後に会議の終わりに使う英語の決まり文句も覚えておきましょう

質疑応答のとり方

会議の最後には、何か疑問点や確認しておきたいことがないか、質疑応答をとることも重要です。しかし、残り時間を明示しないと、また新たな議論が始まってしまうこともあります。
時間が足りないときはメールで質問してもらう、質問時間を区切るなどの工夫が必要です。

Any questions? (質問はありますか?)
Do you have any questions? (どなたか質問はありますか?)
We have 5 minutes left. (残り時間はあと5分です)
Sorry, but we’ve run out of time. (残念ながらもう時間がありません)
If you have any questions, please e-mail us. (質問がある方はメールでお願いします)

会議の終わりの挨拶

会議の最後は、出席者への感謝で締めくくりましょう。

Thanks for joining us today. (今日はご参加ありがとうございました)
I think we had a good discussion. (いいディスカッションができたと思います)
Talk to you at the next meeting. (次回のミーティングでまたお話ししましょう)
Thank you, bye. (ありがとうございます、失礼します)

電話会議の成功には十分な準備と通信環境の整備が大切

ビジネスパースンにとって、一通りの英会話ができても、電話会議を英語で行うことは簡単ではありません。自分が絶対に伝えなくてはならない内容は、まえもってきちんと英訳しておくなど、事前準備を怠らないことが大切です。

また、英語の正確な聞き取りには、英語力だけでなく、会議を実施する場所や環境、設備機器の音質も重要です。NTT Comでは、安定した通信環境による電話会議システムを提供しています。定期的に英語で電話会議を行うのであれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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