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日常的なオンライン会議で便利なアイスブレイク

テレビ会議やビデオ会議などのオンライン会議では、参加者同士の物理的な距離が遠いため、一体感が生まれにくくなってしまいます。しかし、参加者同士がお互いに壁を感じていたり、緊張したりしているようでは、本音の話し合いをすることはできないでしょう。
そこでおすすめなのが、「アイスブレイク」を活用する方法です。会議の最初にアイスブレイクを行うことで緊張をほぐし、活発な意見交換ができようになります。

日常的なオンライン会議で便利なアイスブレイク

アイスブレイクとは

アイスブレイク(ice break)とは、「氷を砕く」という意味ですから、会議の現場では、本題に入る前に参加者同士が打ち解けるための工夫のことを指します。

アイスブレイクは、研修・ワークショップ・勉強会といったグループで活発な話し合いをする目的で集まる際に、その集まりの冒頭で使われることが多いです。「他己紹介」や「マシュマロ・チャレンジ<注1>」など、皆さんも経験があるのではないでしょうか。簡単なゲームを参加者みんなで楽しみ、体を動かしたり会話を持ったりすることで、雰囲気を和やかにしモチベーションを高める効果が期待されます。

参加者の気持ちと体がほぐれ、言葉が出やすくなるので、アイスブレイクに続くミーティングでの発言量や意見交換が活発になります。

<注1>乾麺のパスタ、テープ、ひも、マシュマロを使い自立可能なタワーを立て高さを競う。チームビルディングゲームとしても有名。

オンライン会議ではアイスブレイクによる一体感が大切!

とはいえ、こうした非日常で単発的に開催される会議にのみ、アイスブレイクが用いられるわけではありません。通常業務中の会議でもその効果を発揮します。普通に仕事をしているときのアイスブレイクですから、「他己紹介」や「マシュマロ・チャレンジ」をするわけにはいきませんが、それでも相手に興味を向けていることをさりげなく伝えたり、最近のエピソードを話すことで十分なアイスブレイクになります。

アイスブレイクの大事さは、さらにオンライン会議ではなおさらです。会議室に物理的に集う場合と違い、相手の気持ちや雰囲気が事前に分かりにくいため、軽めのアイスブレイクがより助けになってくれます。テレビ会議やビデオ会議では、参加者同士が同じ場所に集まっているわけではありません。そのため、会議をどこか他人事のようにとらえてしまったり、より一層緊張を感じてしまったりする恐れもあります。ですから、オンライン会議では全員で参加できるアイスブレイクの方法を活用して、会議全体の一体感を高めるように意識しましょう。まずは、全員が発言したり笑ったりすることで、意見を言いやすい和やかな雰囲気を作ることが大切です。
複数メンバーが物理的に同じ会議室にいて、遠隔地でひとりオンライン会議で接続してくる相手がいるような場合、特に遠隔地側に配慮したいものです。こうした場合、顔を合わせているメンバー間での会話だけが盛り上がり、オンライン会議からの遠隔参加者がその会話の流れについていけずに孤独感を感じることがあります。アイスブレイクが使われる会議冒頭はもちろんのこと、本題に移ってからもそうした遠隔メンバーを意識して会話を進めたいものです。

オンライン会議ですから、日本国内の相手はもちろんのこと、海外にいる人との会議を持つ機会も増えます。海外相手となるとお互いに母国語以外で話す際のぎこちなさや、文化的背景の違いに対する理解の少なさ、単純に会ったことのある回数が少ないなどの理由から、国内相手の場合より緊張感が漂うことがあります。そうなると、簡単なアイスブレイクでお互いが話しやすい雰囲気を作ってから本題に臨む方が、段違いに話しやすくなります。

また、「こんにちは」「お疲れさまです」程度のあいさつだけ手短に済ませ、いきなり本題に入ってしまうと、場合によっては相手にぶっきらぼうな印象を与えることもあります。ここに相手に質問を投げかけるようなアイスブレイクを入れると、相手に興味を向けていることがおのずと伝わりますので、相手も気持ちを開きやすくなるでしょう。

このように、普段の会議から軽いアイスブレイクを積極的に使うメリットは数多くあります。

では、日常的なオンライン会議で使いやすいアイスブレイクにはどのようなものがあって、どのような感覚で使うといいのかを見ていきましょう。どれも大変基本的ですが、使用頻度の高いものばかりです。よりよい会議ファシリテーションにつながるものもあります。お手持ちのアイスブレイク方法が増えれば幸いです。

オンライン会議ではアイスブレイクによる一体感が大切!

普段使いしやすいオンライン会議向けアイスブレイクのヒント

「週末はどうでした?」

特に月曜日や休暇明けで、久しぶりに話す機会を持つときによく使われますね。相手が、プライベートのことをあまり仕事で話したくないと考えているかもしれませんので、いろいろな答え方ができる聞き方が無難かもしれません。「何をしてましたか?」「どこかへ行ったんですか?」といった具体性に迫る質問もいいですが、相手との親密さやその本人から事前に聞かされていたことに沿って質問を選ぶとお互い快適です。

逆にこうした質問に受け取ったら、「週末に起きた出来事をできるだけつまびらかにしなくては!」と肩に力を入れる必要はないのは言うまでもありません。こうした質問は場の雰囲気を和らげるためだけのもので、かっちりした情報収集ではないことを思い出し、「ゆっくりできました」「少し遠出をしました」程度の、話しても負担を感じない程度の内容で十分です。相手との親密さによってはもっと具体的なことを話せれば、さらに場の空気があたたまりますね。

「今日はどうでした?」

遅めの午後から夕方にかけては、その日のことを質問しやすいかもしれません。仕事している「本日」のことを聞かれた相手は、その日の仕事内容で特徴的だったことを話し始めるでしょうし、そこから自然な会話の流れで本題に入ることもあるでしょう。相手にとっても今日の出来事ですから記憶が新しく、返答しやすいタイプの質問です。また、相手を気にかけていることも同時に伝わるので、よい雰囲気作りにも効果的です。

オンライン会議でつながる相手というのは、同じオフィスで日々顔を合わせる相手ではないことが多いため、ひんぱんに会ってればおのずと分かるような、言葉にならない情報が把握できていない場合がほとんどです。であればなおさら、議題の消化や結論を導き出すといった本題だけで会議を収めようとせず、「今日はどうでした?」のようなリラックスした会話から、やわらかめに会話をはじめるメリットは大きいのではないでしょうか。

「前回のおさらいをしておきましょうか」

同じメンバーと2回目以降の会議をするのであれば、前回の会議で決まったことや、そこから生まれたタスクを再確認するのもよい方法です。会議と会議の間が開いている場合、記憶をリフレッシュする効果もあります。

いくら重要な会議であっても、いくつもの業務を並行して進める忙しい毎日を送っていると、前回までの記憶があいまいになることは多々あります。おさらいをすることで、その場ですぐに記憶が呼び起こされ、スムーズに会議を始められるようになりますので、少々の手間を惜しまず声掛けしたいものです。

ひととおりおさらいが済んだら、内容に抜けもれがないかを参加者全員に聞いてみましょう。遠隔側を含めた全員というのが大事です。全員が会議の内容についてくることができるようにすると、会議をすること自体への満足度が飛躍的により高まります。

「今日の議題を確認しましょう」

議題を事前に確認することで、その日に話し合うべきことが明確になり、何のために会議をするのかという目的意識が共有できますね。また、その会議で決めなければいけない結論など、ゴールもあわせて設定したいところです。

議題の事前確認には、話題の思わぬ脱線を未然に防ぐという役割もあろうかと思います。いろいろな発想が活発に展開するのもよいことなのですが、それがあまりにも本題を離れてしまうと、何時間あっても会議が終わらないという事態を迎えます。時間の貴重さや会議の生産性を考えると、話題が脱線したらなるべく早めに本線に戻したいものです。議題が事前確認できれていれば、話題を本線に戻すための声掛けを、角を立てずにしやすくなります。

会議の時間と言えば、これもアイスブレイクの段階で示しておきたいポイントです。「この会議は○時まで」と一言添えるだけで、参加者全員に有限な会議時間を意識づけることができます。終わりの時刻に向かって、会議のゴールにたどり着こうとするきっかけにもなりますので、会議冒頭のみならず会議の最終にも「あと残り○分」とはさみたいものです。時間内に会議を終えるということは、相手の貴重な時間を尊重する態度を示すことにもつながります。

いかがでしょうか?日常使いのアイスブレイクは、複雑で仕込みの必要なものではなく、ちょっとした気遣いを言葉にするというだけのシンプルな方法で実現できます。肩肘の張らないアイスブレイクは、スムーズな会議進行やファシリテーションへの糸口であるという見方もできるかもしれません。

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