業務効率がアップする！社内コミュニケーションを活性化させる方法

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

そもそも、なぜ社内コミュニケーションを活性化させる必要があるのでしょうか？社内におけるコミュニケーションは必要ないと感じている社員もいるかもしれません。そうした社員に働きかけるためにも、まずは社内コミュニケーションのメリットを正しく理解しておくことが大切です。

1　円滑な人間関係を構築できる

「会社の人間と慣れ合う必要はない」と考えている人であっても、社内の雰囲気がギスギスしているよりは、なごやかな雰囲気の中で働きたいと思うものではないでしょうか。最低限のマナーは守っていたとしても、社内コミュニケーションが希薄だと、他人行儀で助け合いの精神を感じられない個人プレーの企業になってしまいます。企業という団体で業績アップを目指していくのであれば、やはりチーム内の人間関係は良好に保つ必要があるでしょう。

2　スムーズに情報を伝達・共有できる

良好な関係を築いている人に対しては気軽に情報を伝えることができるけれど、そうでない人にはかしこまってしまう、ということがあります。例えば「仕事が積み上がってしまって誰かに手助けを頼みたい」というようなとき、日頃から良好な関係が結べている相手であるほうが、そうでない相手に対してよりも頼みやすいでしょう。同様に、細かい情報の伝達や共有についても、やはり普段から密にコミュニケーションをとっている相手のほうが行いやすくなります。

3　業務効率がアップする

人間関係を構築することは、業務効率のアップにも役立ちます。コミュニケーションが活性化すれば、誰が、いつ、何をしているのかがわかりやすくなります。そのため、必要なときに必要な手を貸すことができるようになるのです。また、一人で解決できない悩みが発生した際も、チームメイトに協力を依頼したり、質問したりしやすくなるはずです。

4　エンゲージメントが向上する

社員のエンゲージメント（会社に対する愛着、思い入れの強さ、愛社精神）を向上させることは、企業にとって重要なことです。離職率を下げ、業務に前向きに取り組んでもらうためにも、楽しく前向きに働ける環境づくりをしていく必要があるでしょう。社内コミュニケーションを活性化させ、社内を“居心地がいい場所“と感じてもらうことができれば、それだけエンゲージメントも向上すると考えられます。

5　創造性が高まる

社内コミュニケーションが活性化し、社員同士が活発に交流を持つようになれば、自然と社内の雰囲気も活性化されます。社員がただ黙々と自分の業務だけをこなしている企業よりも、活発に意見交換がなされている企業のほうが魅力的ですし、より良いアイディアも出やすくなるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させる方法

それでは、社内コミュニケーションを活性化させる方法をいくつかご紹介しましょう。
ただし、社内コミュニケーションを活性化させる方法に”絶対“はありません。社員の個性や世代、企業の特性などによっても異なるでしょう。そのため、ここで紹介している方法が合う企業もあれば、合わない企業もあるはずです。誤ったやり方で進めると逆効果にもなりかねませんので社風や社員に合った方法か確認しながら、段階的に取り入れてみてください。

1　社内SNSを導入する

現代では、業務上必要という理由から、社内SNSを導入している企業も多くあります。しかし、業務に必要なことだけでなく、個人的な書き込みやそれについてのリプライを推奨したり、硬い挨拶を抜きにした気軽なやりとりができるルームを用意したりすることで、社内コミュニケーションの活性化に役立てることができます。

SNSではありませんが、ビジネス英語のスキルアップを兼ねて、自主的に英語で社内メルマガを発行する社員がいる企業もあります。本人にとっても読む側にとっても勉強になりますし、発行者への理解も深まり、社内コミュニケーションが生まれることも期待できます。日常から少し離れた英語表現という話題性があるため、社内での会話の糸口にもなります。

2　社内イベントを開催する

社内イベントを開催するのは、社内コミュニケーションを活性化させる定番の方法です。運動会やボーリング大会、ランチ会といったイベントのほか、「万歩計をつけて生活し、一定期間内の歩数を競う」イベントなど、特別に時間を作らなくても参加できるイベントを開催している企業もあります。

3　朝活やラジオ体操を実施する

始業時間前の朝活やラジオ体操を実施する方法です。もちろん、業務開始前なので自由参加ですが、参加者に朝食が振る舞われるなど、始業前の朝活がうまくプラスアルファとなるよう取り入れることで、「参加してみようかな」と思わせることができるでしょう。いっしょに体を動かし、朝食をとることで、連帯感が生まれ、仲間意識を高めることができます。

4　リフレッシュ施設やリフレッシュタイムを設ける

チーム単位で任意の時間におやつ休憩をとるなど、社員同士が仕事を離れて気軽に雑談したり、休んだりする機会を設けることで、自然とコミュニケーションが生まれます。また、社員が自由に使える休憩室やリフレッシュルーム、軽く体を動かせる運動施設などを社内に作ることも効果的です。

5　季節の行事でお菓子を振る舞う

端午の節句の柏餅や、クリスマスのクリスマスケーキなど、季節の行事に合わせて会社がお菓子を振る舞う企業もあります。こうした生菓子は持ち帰ることができませんから、自然とその場で作業の手を止めて食べることになります。季節行事という共通の話題から、自然と周囲の社員との会話が生まれることもあり、社内コミュニケーションにつながります。

6　懇親会に補助金を出す

社員同士のランチや飲み会に対して、会社が補助金を出す制度です。ほかにも映画や部活動など、用途の制限を設けない企業もあり、同期同士やチームで楽しみながら交流を深められます。

7　ウェブ飲み会を開催する

社員同士のコミュニケーションをとる際に問題になるのが、ほかの地域にいる社員とどのように交流すればいいのかという点です。そこで便利なのが、テレビ会議やビデオ会議などのオンライン会議システムを使った飲み会です。遠方の拠点やテレワークをしている社員と飲み会を開催することができるため、同じプロジェクトに参加している社員全員のコミュニケーションを深めることができます。

ウェブを使った飲み会は、近年個人のあいだでも浸透しつつあるコミュニケーション方法です。テレビ会議やビデオ会議のシステムの新しい活用法として、ぜひ利用してみてください。ただし、開催するにあたっては注意点があります。飲み始めてしまうといつまでもだらだらとしてしまう場合があるため、開始時間と終了時間をあらかじめ決めておくことがポイントです。

ほかにも、「サンクスカード制度を導入する」「誕生日祝いをする」など、企業によってさまざまな社内コミュニケーションの方法が取り入れられています。社員が積極的に参加したいと思える社内コミュニケーションの方法を考えてみましょう。

社内コミュニケーションでは目的を見失わないことが大切

「社内コミュニケーションを活性化させるために◯◯を行う」という姿勢は大切です。しかし、その際に目的と手段が入れ替わってしまわないように、注意しなければなりません。「◯◯を行う」というのは、あくまでも社内コミュニケーションを活性化させるための手段でしかありませんから、嫌がっている社員に強制したり、無理に実施したりするようなことがあってはいけません。
目的を見失わず、社員の側に立ったコミュニケーション方法を考えることが大切です。社員の意見も聞きながら、自社に合った方法を見つけましょう。