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効率の良い電話会議のやり方とは?おすすめの機能やサービスについて

電話会議は、遠隔地でも安定した電話回線でつながることができ、海外との打ち合わせやインターネット回線が安定していない場所にいる参加者との会議でも役立ちます。しかし、電話会議でもまったくトラブルがないというわけではありません。
そこで、トラブルを回避するためのポイントや知っておきたい注意点のほか、電話会議を効率良く行う方法やサービスなどについてご紹介します。

効率の良い電話会議のやり方とは?おすすめの機能やサービスについて

電話会議とは

電話会議は、電話回線を使ってオンライン会議を行う方法です。通常の電話は1対1で会話することがほとんどですが、電話会議の場合は、複数の相手や拠点と同時に電話回線を通じてコミュニケーションをとることができます。

オンライン会議システムには、電話会議のほかにもテレビ会議やビデオ会議があり、映像やデータを共有しながら会議を進めることができます。それに対し、電話会議でやりとりできる情報は基本的に音声のみとなります(なお、電話会議でも会議参加者とデータを共有するオプションなどをつけることが可能なサービスがあります。)。

電話会議のメリット

電話会議には、テレビ会議やビデオ会議にはないメリットがあります。具体的には、以下のようなものが挙げられます。

手持ちの電話機器で手軽に利用できる

専用の端末やシステムを用意しなくても、誰もが所持している電話機器を使って、どこからでも会議に参加することができます。

世界中とつながることができる

電話がかけられる場所であれば、世界中のどこからでも接続が可能です。

電話回線を使っているので通信が安定している

インターネット回線ではなく電話回線を使っているため、通信が安定しています。 海外でインターネット回線を使ってビデオ会議をすると不安定なら、電話会議のほうが安心して使える場合もあります。

相手に姿がみえないのがかえってありがたいケースがある

ビデオ会議やテレビ会議だと姿がみえてしまいます。時差がある時や自宅から参加する際にくつろいだ姿から着替えたり、わざわざお化粧をしなくても相手からはわかりません(笑)。またビデオ会議だと周囲が映り込んでしまうのでそこをみせたくないときは便利です。自宅等から会議に入る場合のプライバシーを気にしなくていいというのはテレワークや在宅勤務が進む昨今ではメリットになるかもしれませんね。

このように電話会議は、テレビ会議やビデオ会議に比べて、非常に手軽で安定性の高いオンライン会議システムといえるでしょう。昔からある通信サービスですが、海外などのインターネット通信が不安定になりがちな地域とも手軽に会議を行えるという点で、電話会議には大きなメリットがあります。

電話会議のメリット

電話会議を行う際にありがちなトラブルや注意点

電話会議は、インターネット回線に比べるとトラブルが少なく、比較的安定した環境でコミュニケーションができるオンライン会議システムです。しかし、まったくトラブルが起こらないというわけではありません。
電話会議を行う際に想定されるトラブルについて、事前に確認しておきましょう。

音声の乱れ

遠方と電話をする場合、音声が乱れやすくなることがあります。こうした問題は、電話会議を行う場合にも同様に起こりうることです。そのため、できるだけ安定した回線を持った事業者を選定し、サービスを導入する必要があります。固定回線を利用しているかどうかやアクセスポイントの数などを参考にして、事業者やサービスを選びましょう。

参加者がそろわない

電話会議は、電話の発信と受信によって通話状態にすることでスタートします。そのため、参加者一人ひとりが電話会議のあることを認識して、電話の前にいなければ始めることができません。会議があることを忘れないように、事前にリマインドの知らせを参加者に送る必要があります。

セキュリティへの不安

電話会議は、電話会議用の番号に電話をかけ、PIN番号(暗証番号)を入力することで参加します。そのため、PIN番号が漏洩した場合、予定の参加者以外の人間が会議内容を聞くことができてしまう可能性があります。会議ごとに番号が変わるワンタイムPINや、参加者が入退室した際の案内サービス、会議室のロック機能など、セキュリティサービスの充実した電話会議システムを選ぶことが大切です。

通話料が発生する

電話会議を行う際は通常、電話をする場合と同様に通話料が発生します。これは、インターネット回線を利用した会議にはない特徴です。テレビ会議に比べれば、初期投資を抑えて利用できる電話会議ですが、会議をする度に通話料がかかってしまう、コスト面でのデメリットがあるのも事実です。なお、NTT Communications(NTT Com) の電話会議サービスの場合、指定の050のアクセスポイントに、NTT ComのOCNドットフォンPhoneやIP Centrex、およびNTT Comの基盤を利用している提携(無料接続)プロバイダの050番号からかけるなら通話料無料で利用できますので、こうした心配はなくなります。

電話会議を効率良く進めるコツ

電話会議は、相手の顔が見えない状況で行うものですから、通常の会議とは異なる進め方をする必要があります。電話会議をスムーズに効率良く進めるためには、次のようなことに気を付けましょう。

アジェンダを事前に用意する

電話会議では、「今は何について話し合うべき時間なのか」「どこまで会議が進んでいるのか」がわかりにくくなります。そのため、事前にアジェンダ(議題表)を作成し、参加者全員で共有しておきましょう。アジェンダに沿った進行をすることで、会議の進み具合を全員が意識し合えるようになります。また、話が脇道にそれてしまった場合の方向修正も、アジェンダがあれば容易にできます。 この会議では何を決めるのか(ゴール)を意識して、ゴールに必要な検討要素をアジェンダに盛り込んでいき、1つずつ決めていけば最終決定ができるような形をおすすめします。

意見をまとめてから話し始める

みんなが思いついたことをその場で話し始めると、結局誰が何を言いたいのかわからなくなってしまうことがあります。細かいニュアンスを伝えづらい電話会議では、参加者はきちんと主張したいことを組み立てた上で、理論的に説明する必要があるでしょう。

明朗な声で話すように心掛ける

ぼそぼそとした口調や早口、小さな声では、相手に意図が伝わりにくくなります。内容を何度も聞き返すことは、聞く側にとっても聞かれる側にとってもストレスになります。円滑な会議進行のためにも、意識してふだんよりはっきりと発音するようにしてください。

意見を言う前に名乗る

顔が見えない状況で会議を行うことになりますから、発言する際は所属と名前を添えるようにしましょう。誰の発言なのかをはっきりさせることで、各参加者の意見を明確にすることができます。

電話会議を効率良く進めるコツ

電話会議にあると便利なサービス・機能

電話会議を行う際は、導入しているシステムに次のようなサービスや機能があると便利です。

・トラブル時のオペレーター対応

通信が安定しない、雑音が入る、機能の使い方がわからないなど、電話会議中にはさまざまなトラブルが発生する可能性があります。このようなときに、オペレーターのサポートが受けられれば、すぐに問題を解決することができるでしょう。

・高度なセキュリティ機能

電話会議で問題になることが多いセキュリティについては、安全性の高い機能を有したシステムを使うことが望ましいでしょう。

・録音機能

録音機能は、電話会議を行う上で必須の機能といえるでしょう。会議の内容を録音しておくことで、何が話し合われたのかを記録に残すことができます。のちに議事録を残して確認することもできます。

・テキストチャット機能

電話による音声のやりとりだけでなく、会議の最中に並行してテキストでチャットができたり、データ資料を共有できたりする機能があると便利です。

・呼び出し機能

予定している参加者を自動で呼び出す機能があります。各参加者が電話をかけなくてもいいので、電話会議をスタートさせる際の労力を、大幅に削減できます。

・参加者確認機能

誰が会議に参加しているのかをリアルタイムで確認することができる機能もあります。参加者が知らないあいだに退出してしまったり、参加すべきではない人が交ざってしまったりしていないかをチェックできますので、安心して会議を進めることができます。

安心・安定して使えるNTT Comの電話会議サービス

電話会議は、導入が容易である反面、相手の表情が見えなかったり、通話料がかかったりといった問題もあります。NTT Comでは、こうした問題を解消するためのさまざまなサービスをご用意しています。
高品質で安定した電話会議システムを低コストで利用できるため、海外拠点との打ち合わせにも最適です。無料トライアルも実施していますから、まずはお気軽にご相談ください。

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