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テレビ会議やビデオ会議におけるファシリテーターの役割とは

会議を行う際の進行役となるファシリテーターは、スムーズな議事の進行や協議決定をするために欠かせない存在です。特に、テレビ会議やビデオ会議といったオンライン会議においては、遠隔システムを介した参加者同士のコミュニケーションに十分配慮する必要があるため、ファシリテーターの重要性も高まるといえるでしょう。

テレビ会議やビデオ会議におけるファシリテーターの役割とは

ファシリテーターとは

ファシリテーター(facilitator)とは、「促進者」を意味する英語です。会議においては、参加者一人ひとりの発言を促し、より高度な議論ができるように先導したり、議題に対してより適切な解決策が見つけられるように議事を誘導したりして、場をまとめていく人物のことです。
ただし、あくまでも中立な立場から参加者それぞれの意見を促すのが役割で、ファシリテーター自身が強引に結論を導くことがあってはいけません。基本的に、ファシリテーターが自分自身の意見を述べることはなく、あくまで第三者的な立場から活発な意見交換を促し、参加者にとって満足度が高い結論が出せるように意見をまとめていくのが一般的です。

オンライン会議の特徴

誰かの話を聞こうとするとき、聞き手は話し手の発した言葉だけから情報を得ているわけではありません。例えば、「違うと思います」という同じ言葉であっても、笑いながら高い声で発せられたのか、それとも、険しい表情で怒りに震えながら発せられたのかによって、そのニュアンスは大きく異なります。

こうした聞き手が話し手から受け取る言葉以外の情報について、アメリカの心理学者アルバート・メラビアンは、人物の第一印象は初めて会った時の3〜5秒で決まり、またその情報のほとんどを「視覚情報」から得ているといいます。「言語情報が7%、聴覚情報が38%、視覚情報が55%」であると述べています。これを「メラビアンの法則」と呼びます。つまり、人が他人の話を聞き、その意味を理解しようとするとき、どのような表情、仕種で言葉を発したのかが受け取る情報の半分以上を占めていて、実際に何を言っていたのかという言語情報は1割にも満たないというのです。

オンライン会議の場合では、聴覚情報も視覚情報も、回線を通して共有されることになります。ただし、どれだけクリアな回線を使っていたとしても、やはり実際に同じ場所でなされた発言に比べると、情報の精度は落ちてしまうといえるでしょう。そのため、オンライン会議ではできるだけクリアに情報を伝えられるシステム環境と、実際の同じ場所での状況に比べて不足する情報を補うための工夫が必要になります。

オンライン会議の特徴

ファシリテーターのいないオンライン会議で起こりがちな問題点

オンライン会議では、参加者同士が同じ場所に集まってテーブルを囲むわけではありません。遠く離れた場所を回線でつないでコミュニケーションをとるため、それぞれの参加者の表情や言葉のニュアンスがわかりにくかったり、一体感がなかなか生まれなかったりといったデメリットがあります。こうした問題を解消し、議事を進行するのがファシリテーターの役割です。
では、ファシリテーターのいないオンライン会議では、どのような問題が起こりがちでしょうか。具体期には、次のような問題点があります。

発言の意図をつかみにくい

オンライン会議では、通信を通して相手の表情を見て、声を聞くことになることから、視覚情報と聴覚情報が不足しがちになります。そのため、言葉の意図や正確な意味を理解することが、通常の会議よりも難しくなる可能性があるでしょう。

発言したいのにできない人がいる

意見があるのに発言できない参加者がいると、有意義に会議を行うことができません。オンライン会議では、特に参加者が会話の口火を切りにくかったり、手を挙げているのに気付かれずにスルーされてしまったりということが、通常の会議よりも起こりやすくなります。

全体の一体感が生まれない

ひとつの議題について話し合い、結論を出すという意味では、会議の参加者の目的はひとつです。しかし、それぞれの場所で会議に参加していると、一体感が生まれず、同じ目的に向かって議論を行っているという空気が薄れてしまうおそれがあります。

発言者が偏る

これは、通常の会議でもありうることですが、積極性があり、強い意見を持った人物ばかりが話してしまうことがあります。参加者が一堂に会しているわけではないオンライン会議の場合は、特に一部の拠点や人物だけで議論が盛り上がってしまうと、ほかの参加者が話に加わりづらくなる可能性があるでしょう。

オンライン会議におけるファシリテーションとは

オンライン会議におけるファシリテーターは、通常の会議でファシリテーションをする際に意識しておくべきポイントと同様に、「参加者同士のつながり」を意識する必要があります。具体的に注意したいポイントには、以下のようなものがあります。

会議の目的を意識させる

まず会議の最初には、「何のための会議か」「何をゴールにしているのか」を、参加者全体で共有するようにしましょう。目的とゴールが定まっていなければ、有意義な議論を交わすことができないからです。これは、通常の会議でもオンライン会議でも同様です。

常に全体に気を配る

参加者がそれぞれ別の場所にいるオンライン会議では、特に参加者一人ひとりの様子や、場の空気に気を配る必要があります。もちろん、参加者自身がほかの参加者の様子をチェックすることも大切ですが、なかなか目を行き届かせることは難しいでしょう。そこで、ファシリテーターが参加者一人ひとりの様子をチェックして、意見がありそうな人や、発言をあまりしていない人がいないかどうかを確認します。

話を引き出す

オンライン会議では、通常の会議よりもはっきりとアクションをすることで、正確に自分の意見を伝えやすくなります。同様に聞き手側でも、しっかりとうなずいたり、あいづちを打ったりすることで、話し手の発言をより多く引き出すことができるでしょう。ファシリテーターは、自分の意見を述べることはしませんが、発言者に対して「意見をきちんと聞いています」というアピールをする必要があります。リアクションはややオーバーぎみに行うと、相手との意思疎通がスムーズにいくようになりますので、心掛けるといいでしょう。

また、あまり発言していない部署や参加者がいた場合は、積極的に声掛けをしたり、質問をしたりして話を引き出します。会議は参加者同士の議論によって進むものですから、一部の人だけの意見しか出ないようでは意味がありません。意見が出にくい場合は、イエス・ノーで答えられる質問や、各拠点の専門分野に関わる質問など、なるべく答えやすい質問をすることで発言を促しましょう。

同様に、発言者がおらず、場が膠着してしまった場合も、適宜、参加者に質問を投げかけたり、これまでとは異なる視点を提示したりして、話し合いが進むように導いていきます。

話をまとめる

オンライン会議では、表情や声色を確認しにくい分、それぞれの発言の真意や意図がわかりづらくなるおそれがあります。そのため、ファシリテーターが随時発言の意図を確認してまとめ、参加者と共有していくことが大切です。

また、誤解をする参加者が出てしまわないように、ホワイトボードを利用したり、その場で簡単な議事録を作成・共有したりすることで、それまでの話の流れを全員が理解しやすくなるでしょう。認識の違いがあった場合でも、即座に間違いを正すことができます。

時間を意識させる

だらだらと続く会議ほど無駄なものはありません。ファシリテーターは、今何について話しているのか、今後どのように議論を進めていくのかについて、参加者に意識させる役割も担っています。なお、ファシリテーターとは別に、タイムキーパーの担当を決めておくのもいいでしょう。具体的な時間配分の管理を、タイムキーパーに任せておくと、ファシリテーターは話題に集中することができます。

オンライン会議におけるファシリテーションとは

遠隔地同士をつなぐファシリテーター

テレビ会議システムでは、安定した回線で複数の拠点をつなげるため、映像や音声をクリアな状態で共有することができます。そのため、参加者同士の意思疎通がしやすくなり、ファシリテーションもその分やりやすくなります。一方、ビデオ会議システムには、外出先からでも自分の端末で気軽に会議に参加できるというメリットがあります。

しかし、どちらを利用する場合も、「参加者が全員その場に集うわけではない」という点は同じです。映像や音声はオンライン会議システムでつなぐことができますが、それぞれの人を精神的につなぐ役割を果たすのはファシリテーターです。オンライン会議であるということを意識して、参加者同士を結び付け、スムーズな意見交換ができるように心掛けましょう。オンライン会議であればチャット等の機能がついているので、ファシリテーターからチャットを使って声がけをしたり、ききづらい場合の補足等もできますので自分の使うオンライン会議の機能をうまく使って上手なファシリテーションを心がけたいものです。

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