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ビデオ会議を導入する5つのメリット

ビデオ会議とは、離れた場所にいる人とリアルタイムにライブ映像で結び、互いに会話できるようにした遠隔会議システムです。いつどこでもコミュニケーションがとれるため、会議やミーティングをフレキシブルかつスマートに実施することができます。対面によるリアルな会議を招集する場合に比べて、スケジュール調整の手間を大幅に軽減でき、スピーディーなビジネスの現場で役立つサービスです。
そこで、ビデオ会議を導入することで得られる、5つのメリットについてご紹介します。

ビデオ会議を導入する5つのメリット

ビデオ会議とは

ビデオ会議は、PCやタブレット、スマートフォンといった、普段使い慣れたデバイスやツールを利用して、音声や映像によりコミュニケーションできるシステムです。ウェブブラウザを用いたシステムが多いため、Web会議と呼ぶこともあります。

ビデオ会議ではインターネット回線を使用します。そのため、ビデオ会議は音声や映像によるコミュニケーションだけではなく、資料(ファイル)やアプリケーションを簡単に共有できる機能があります。ほかにも、テキストで会議ができるチャット機能、接続しているか否かが確認できるプレゼンス機能、音声・映像の録音・録画機能などを搭載しているのが特徴です。

ビデオ会議を導入することの5つのメリット

ビデオ会議は、PCやタブレット、スマートフォン上でソフトウェアを起動し、インターネット上のサーバーを経由して、接続先のデバイスと音声・映像データを送受信するシステムです。そのため、まずサーバーにログインしてから接続する「クライアント・サーバー型」の接続形態になっています。
ただし、使用するデバイスのCPUの性能によって、音声や映像の品質が異なってくるという問題点があります。最新のPCであればビデオ会議には問題ありませんが、旧機種のPCやCPU性能が低いタブレット・スマートフォンの場合は、問題が生じる可能性があります。
しかし、デバイスのCPUの性能さえクリアしていれば、ビデオ会議は使い勝手の良いサービスといえるでしょう。さらに、ビデオ会議を導入することには、以下のような5つのメリットがあります。

メリット1 コストや時間のロスを削減できる

ビデオ会議を導入する最大のメリットは経費の削減でしょう。例えば、会議のためだけに各拠点の担当者が1ヵ所に集まると、交通費や宿泊費などのコストがかかります。また、移動のための時間的なロスも、ビジネス上、無視できません。しかし、ビデオ会議であれば、各拠点にいたまま会議ができ、貴重な時間のロスもなくすことができます。

メリット2 意思決定が迅速にできる

対面でのリアルな会議であれば、スケジュールの調整や確定だけでも時間を要します。その点、拠点にいながらにして会議ができるビデオ会議であれば、スケジュールの調整もしやすく、スピーディーに会議を開くことができます。その結果、ビジネスの意志決定が迅速にできるようになります。

メリット3 遠隔地にいるメンバーとのコミュニケーションが向上する

それまで面識がなかったり、あまり会うことができなかったりしたメンバーとも、ビデオ会議であれば頻繁にフェーストゥフェースのコミュニケーションができるようになります。

メリット4 使い慣れたデバイスやツールがそのまま使える

ビデオ会議なら、専用のデバイスやシステムを新たに用意する必要はありません。現在、業務で使用しているPCやタブレット、スマートフォンにソフトウェアやアプリをインストールするだけで、ビデオ会議ができるようになります。ビデオ会議用ソフトウェアの多くには、タブレットやスマートフォン向けのアプリも用意されているため、使い慣れたデバイスを使って場所にこだわらずに利用することができます。

メリット5 コスト負担が軽く、手軽に始められる

また、専用の回線や端末/システムがいらないクラウド型でコストも手の届きやすいものが多くあります。マルチデバイス対応ならたとえばタブレット等で会議に参加して、タブレットを移動させて特定の箇所を映すことも可能 -といった使い方もできますね。また、画質も比較的きれいなものが多いです。

ビデオ会議導入のポイント

ビデオ会議かテレビ会議か、どちらかの導入を検討する場合、利用する環境や目的によってはテレビ会議を導入したほうが良いこともあります。そこで、どちらが良いのかを判断する上で参考となる、チェックポイントをまとめました。

ビデオ会議とテレビ会議との違いは?

ビデオ会議と似た言葉として「テレビ会議」があります。しかし、この2つは厳密には違うサービスです。
ビデオ会議は、勤務先のPCや携帯しているタブレットやスマートフォンに専用のソフトウェアをインストールして、会社や出張先、自宅など、場所を選ばず、おもに1人で他の拠点とコミュニケーションするものです。
これに対してテレビ会議は、専用の回線や端末/システムを使うという特徴があります。そのため、テレビ会議用の専用端末を設置した会議室などに多人数が集まり、おもに拠点間でコミュニケーションをとる目的で使われています。

ビデオ会議とテレビ会議の比較

このようにビデオ会議とテレビ会議では、利用の仕方に大きな違いがあります。それでは、さらに具体的にどのような特徴があるのか、整理してみましょう。

<接続形態>

・ビデオ会議

クライアント・サーバー型。端末だけの通信はできないため、2地点の接続でもサーバーを経由する。専用ソフトをインストールせずに、Webブラウザーで利用できるものもある。

・テレビ会議

P to P(Point to Point)型。IPネットワーク上で音声・映像・データをリアルタイムにデータ交換するためのプロトコル「H.323」に準拠していれば、システムが異なっても接続が可能。

ビデオ会議(Web会議)とテレビ会議の違い

<参加人数と画面への映り方>

・ビデオ会議

1名から数十名まで参加可能。Webカメラを使用し個々に会議に入るため、人数が多くなるとフレームに収まらない。

・テレビ会議

専用端末の据えられた会議室で大人数で参加の場合が多い。大きなレンズの専用カメラを使い、リモコンで上下左右、ズーム操作をすることで、多人数の参加者を写すことができる。

<場所>

・ビデオ会議

自席やミーティングスペース、出張先、自宅など、デバイスを持ち込めるところであれば場所に制約はない。

・テレビ会議

テレビ会議端末/システムを設置した会議室のみで使用できる。

<接続環境>

・ビデオ会議

PC・タブレット等のマルチデバイス対応。別途、Webカメラやヘッドセットカメラがあれば、なお可。

・テレビ会議

相手側にテレビ会議端末/システムの設備がないと接続できない。

大勢の会議なのか小人数のミーティングなのか?定例か単発か?

通常、どのような形態や頻度で会議を行っているのか、あるいはどのような会議の必要があるのかを整理してみましょう。遠隔地のメンバーも含めて多人数が集まる会議をやっているのか、それとも担当者同士だけのミーティングをしているのか、どちらで会議をすることが多いでしょうか。また、毎週・毎月のように定例で会議をしているのか、必要なときに単発で会議をしているのかによっても変わってきます。

遠隔地も含めた多数の拠点を結んで、多人数が集まる定例会議であれば、ビデオ会議ではなくテレビ会議を選択肢として考えてもいいかもしれません。また、必要が生じたときに頻繁に単発でミーティングをするだけであれば、ビデオ会議のほうが向いている場合があります。

コストと求める質のバランスを考える

設備が大掛かりとなるテレビ会議よりも、手軽に利用できるビデオ会議のほうが良いということであれば、ビデオ会議の利用をおすすめします。ただし、一口にビデオ会議といっても、無料サービスと有料サービスでは、やはり差があります。
無料で利用できるビデオ会議のサービスやツールの場合、インターネット回線の状況によっては接続が安定しなかったり、利用中に中断したりする可能性もあります。また、使えるデバイスが限られたり等、無料サービスには機能の制限があったりします。その点、有料のビデオ会議であれば、音声・映像ともに高品質で安定した回線となるため、安心して利用することができます。

サポート体制のしっかりしているサービスを選ぶ

万が一のときのサポート体制も重要です。ビデオ会議のサービスを契約する際には、サポート体制をよくチェックしておきましょう。オンラインでのサポートはもちろん、電話でのサポートもあると心強いでしょう。

この際、海外製品を選ぶと、日本語対応していない場合もありますので注意が必要です。そのため、日本語でのサポートを求めるのであれば、日本製品あるいは海外製品の日本語版を利用するようにしましょう。また、海外拠点とビデオ会議をする場合には、時差の関係から日本時間の夜間や早朝に会議を行うこともあります。そのような場合、24時間365日のサポート体制を敷いているビデオ会議サービスであれば安心です。

異なるデバイスやツールでも使える「Arcstar Video Conferencing」

NTT Comでは、ビデオ会議サービス「Arcstar Video Conferencing」を提供しています。マルチデバイス(PC、タブレット、スマートフォンなど)で利用できるのはもちろん、H.323ベースのテレビ会議端末とも接続できるしくみを持っています。そのため、ビデオ会議とテレビ会議の相互接続のためにゲートウェイを新設したり、難しい設定変更を行ったりする必要がありません。
簡単なミーティングは、勤務先や外出先、自宅などからビデオ会議で参加して、多人数が参加する重要な会議では会議室のテレビ会議に参加するといった使い分け方も可能です。ビデオ会議とテレビ会議のどちらか一方を導入するだけでなく、両方導入するというのも、選択肢のひとつです。

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