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RPAとは何か?メリットやツールの選び方などをわかりやすく解説

働き方改革や労働人口の減少を背景に、業務自動化ツールであるRPAに注目が集まっています。RPAは導入効果が高く、総務省の情報通信白書(令和3年版)によれば、2020年度時点でRPAを導入している企業は全体の12.1%という結果が出ており、先進的な企業においては普及が進んでいる状況といえます。
この記事では、RPAの導入メリットや従来の情報システムとの違い、RPAのリスクやその対応、導入方法など、RPAに関する全般的な内容について解説を行います。

1. RPAとは何か

1. RPAとは何か

まず、RPAの概要を解説します。

RPAの概要

RPAとは、Robotic Process Automationの略称であり、PCなどのコンピューター上で行われる作業を人の代わりに自動で実施してくれるソフトウェアのことです。RPAはまるで人間のように仕事を行ってくれることから、「デジタルレイバー」と呼ばれることもあります。

RPAを導入することで、PCを用いた単純な繰り返し作業を自動化し、自社の生産性向上を実現できます。

RPAの仕組み

RPAは、大きく「記録」と「実行」の2ステップで動作します。

まず、RPAツールを用いて、あらかじめ作業手順をシナリオとして記録します。この際、Excelマクロのように実際にPCを操作して記録することもできますし、画面からドラッグアンドドロップで作業フローを登録することもできます。

シナリオの記録が完了したら、記録された作業手順に基づきPCを自動で動作させます。まるで人間のようにPCが操作される様から、この記録された作業手順をロボットと呼びます。ロボットは、人間の代わりに画面をクリックしたり文字を入力したりすることで作業を進めます。単純に画面を操作するだけではなく、RPAが対応しているアプリケーションであれば、アプリケーションの機能を認識してより効率的に操作することもできます。

好きなタイミングで手動実行するのはもちろん、スケジューリングを行うことで指定の日時になったら自動で起動させることも可能です。

RPAが注目されている理由

それでは、なぜRPAが注目されているのでしょうか。日本において、RPAは2016年頃より急速に注目され始めました。当初は金融機関を中心に導入が進みましたが、これは当時経営状況が悪化しつつあり危機感を持っていた銀行などで、業務効率化の手段としてRPAの活用に白羽の矢が立ったためです。特に事務的な作業が多い金融機関では、RPAの効果は絶大でした。

その後RPAの評価は徐々に高まり、働き方改革や人材不足などで生産性向上策を求めていた企業での活用が広がりました。RPAはその特性から、事務的な業務が多い大企業を中心に普及することとなります。

さらに、近年のDX推進の潮流もRPAの普及を促進したといえるでしょう。2018年に経済産業省が発表したDXレポート2では、企業が直ちに取り組むべきアクションの一つとして「RPAを用いた定型業務の自動化などによる業務プロセスのデジタル化」を挙げています。企業におけるDX推進施策の一つとして、RPAが採用されるケースも多い状況です。

2. RPAの導入効果

それでは、RPAを導入することで企業にはどのような効果があるのでしょうか。
ここでは、3つの効果について解説します。

人手不足の改善

まず、人手不足の改善です。労働力不足が深刻となりつつある日本においては、労働力の確保は重要な課題ですが、RPAを用いることで労働量の削減が可能です。これにより、少ない人員でこれまでと同等の業務を遂行することができます。
特に、繰り返し・大量に行われるような業務においては、RPAの人手不足解消効果は絶大です。

人件費の抑制

また、RPAを導入し人手で実施する業務を減らすことにより、人件費の削減効果が期待できます。

日本においては業務量を削減してもすぐに労働者を解雇することはできませんが、それでも残業代の削減などの効果は十分にあるといえるでしょう。さらに、これまで単純作業に時間を取られていた状況を改善し、より創造的・生産的な業務にシフトすることも可能となります。

・働き方改革
生産年齢人口の減少や育児・介護と仕事の両立などを背景に、長時間労働を前提とした働き方から、短時間で高効率の働き方へのシフトが求められています。この働き方改革の流れにRPAの活用はマッチします。
RPAの活用により、これまでと同等の成果を短時間で出すことができるでしょう。これにより、労働時間の削減につなげることができます。

オペレーションミスの削減

さらにRPAの隠れた効果として、オペレーションミスの削減が挙げられます。一般的に、単純かつ大量の作業を実施する際には、オペレーションミスがどうしても発生しやすくなります。ミスを防ぐためには見直しやダブルチェックなどを行う必要がありますが、結果として作業コストの増加にもつながってしまいます。
RPAは全く同じ動作を繰り返し実施するため、作業ミスが発生することはありません。

3. RPAと従来のシステム構築の違いとは

3. RPAと従来のシステム構築の違いとは

これまでも業務を効率化する手段として、多くの企業でITシステムが導入されてきました。それでは、RPAと従来のシステム構築の違いはどこにあるのでしょうか。以下では、両者の違いについて解説します。

内製化の実現性

RPAの大きな特徴は、内製化しやすいという点です。一般的にITシステム構築は難易度が高く、専門の人員を多数確保しない限り内製化は難しいといえます。これまでITシステムの内製化に取り組んできた企業は限定的といえるでしょう。

一方で、RPAの利用には専門的なIT技術は不要です。もちろん、RPAを利用するための知識は必要ですが、研修などによって十分に習得できるレベルのものです。IT部門だけではなく、ビジネス部門であっても自分たちでロボットを開発することができるでしょう。

開発期間とコスト

RPAはITシステムの構築と比較して、短期間かつ低コストで実施することができます。RPAのロボット開発はフローを設定することで行い、プログラミングは不要なため、作業工数が少なく済みます。また、内製化を行えば契約・発注などのオーバーヘッドを減らすことができ、さらに短期間で開発が可能となるでしょう。

RPAは開発コストを抑えられるため、これまでシステム化により費用対効果が出せなかった業務に対しても適用できる可能性があります。システム化をあきらめていた業務においても、RPAの活用を検討する余地があるでしょう。

適用できる範囲

ITシステムと比較して、RPAが適用できる範囲は限定的といえます。費用対効果は別としても、ITシステムを開発することで、大抵の業務であればシステム化が可能です。一方で、RPAでは実現できる範囲は限られます。

例えば、「あるデータがあり、それを人手で加工してシステムで処理し、結果をまた人手で分析する」といったような、人とシステムが連携しながら実施する作業はRPAには不向きです。

4. RPAを適用しやすい業務・適用しにくい業務

それでは、どのような業務であればRPAを適用することができるのでしょうか。以下では、RPAを適用しやすい業務と、適用しにくい業務について解説します。

適用しやすい業務

RPAを適用しやすい業務の例としては以下の通りです。

・PC上で完結する定型業務
定型業務は、RPAの適用に最も適している業務といえます。RPAは人の判断を必要としない、PC上の操作だけで処理が完結する作業への適用が有効です。定型業務であれば、基本的にRPAに処理を任せることができるでしょう。

・処理量が多い業務
処理量が多い業務は、RPAを導入する費用対効果が高いといえるでしょう。ロボットの開発費用はある程度一定ですが、ロボットによる効果は処理量の多さによって大きく変わります。一年を通して繰り返し実施するような業務や、数千・数万といった大量に処理しなければならない業務には、RPAの導入が非常に有効です。

・業務システムで対応できないスキマ業務
上述の通り、RPAは業務システムと比較して低コストで実現することができるので、費用対効果の関係などでシステム化が難しかった業務にも、RPAの適用可能性があります。また、システム構築時点から業務フローが変更となり、システムで対応できず手作業が発生していたケースでも、RPAによるフォローが有効といえるでしょう。

適用しにくい業務

一方で、RPAを適用しにくい業務はどのようなものなのでしょうか。

・判断が必要である業務
人による判断が必要となる業務については、RPA化は向いていません。RPAで処理できるのは、判断基準が数値などで明確に示せる場合のみです。シチュエーションや状況に応じて柔軟な判断が必要な場合、RPAに仕事を任せることは難しいでしょう。例えば、与信の判断などはRPAに任せにくい業務といえます。

・少量・短時間で完了する業務
少量の業務や短時間で完了するような業務は、RPAの導入により自動化しても費用対効果が出にくいといえます。RPAは低コストではありますが、当然開発費用はかかるため、費用対効果が出ない業務に適用するべきではありません。例えば、チーム内のみで実施する業務などは、RPAによる費用対効果はあまり見込めないでしょう。

・プロセスが多い業務
プロセスが多い業務は、RPAで実施するのは不向きです。RPAは、開発難易度は低いですが、一方でロボット自体の生産性やメンテナンス性は従来のプログラミングによるシステム開発には劣ります。プロセスが多い業務を自動化したい場合は、システム化を検討するべきでしょう。例えば、申込受付業務全般のように幅広いプロセスを自動化したい場合は、システム化が有効です。

また、例外が頻発するような業務も不向きです。例外ケースをすべてシナリオとして登録する必要がありますが、例外発生の都度メンテナンスを行う必要があり、はじめから人手で実施したほうが早いという本末転倒な結果となってしまいます。

5. RPAの4つの導入リスクと必要な対応

RPAの導入はメリットが多いですが、一方でリスクも存在します。安易なRPAの導入は将来にわたって不利益となるケースがあるため、事前に導入リスクとその対応策を把握しておくべきです。以下では、RPA導入に関する4つのリスクと対応策について解説します。

業務のブラックボックス化

RPAのリスクの一つに、業務がブラックボックス化するというものがあります。RPAに仕事を任せたのはよいものの、引継ぎがされずに、その業務の実施方法を誰も把握できなくなってしまうというケースです。

RPAを導入する際には、必ずその処理内容や処理手順についてドキュメント化しておくべきです。ドキュメント化により、業務の可視化はもちろん、RPAのメンテナンス時にも活用できる情報となります。

周辺システムの影響による誤作動リスク

また、これまで問題なく動作していたRPAが、周辺システムの仕様変更により、急に動作しなくなるケースもあります。RPAは人の代わりにPCを操作しているので、例えば画面のボタンの位置が変わったり、機能の名称が変わったりすることで、頻繁に動作不良を起こします。

こうなると、RPAに仕事を任せていたものの気がついたら全く仕事ができていなかったり、場合によっては間違った仕事をしたりするという状況に陥ってしまいます。RPAは必ずしも正しく動作しないということを前提に、RPAの動作状況の監視が必要です。

RPA停止時の業務停止リスク

上述のとおり、RPAは頻繁に停止するおそれがあります。RPAの停止により、業務全体が停止してしまうリスクがあります。RPAに仕事を任せたからといって、その仕事のやり方を誰も知らない状況になると、リカバリーもできなくなってしまうでしょう。

業務停止の影響を抑えるためには、RPAの動作不良時には人手での業務を実施するなど、代替策を予め検討しておくべきです。この際、早期に動作不良を検知するために、上述したRPAの動作状況の監視も大切です。

野良ロボット化

RPAは開発が容易であることから、知らぬ間にたくさんのロボットが導入され、IT部門などが実態を把握できなくなるケースがあります。これは「野良ロボット」問題といわれ、RPAの導入時には必ず考慮すべきポイントです。野良ロボットは開発者の異動や退職などで誰も動作内容を把握できなくなるリスクがあり、また動作不良によりトラブルや業務停止の原因となります。

野良ロボット化を避けるためには、自社内のRPA運用ルールを定めることが大切です。運用ルールを整備する上では、ロボットの開発からリリース・運用までの流れをルール化し、IT部門でRPAの導入実態を把握できるようにするべきです。

6. RPAツールの選定ポイント

RPAを自社に導入するためには、RPAツールが必要となります。RPAツールは様々なベンダーからリリースされているため、よく比較検討をした上で選定すべきでしょう。ここでは、RPAツールの選定ポイントについて解説します。

ツールの提供機能

まず確認すべきは、ツールの提供機能です。RPAは製品により、対応しているアプリケーションが異なります。OfficeソフトやHTMLの構文解析などは多くのツールで対応していますが、自社で導入しているERP等のパッケージシステムやクラウドサービスへの対応については製品ごとに異なります。

また、AI-OCRをはじめとしたAI機能との連携性についても重要なポイントです。特に紙媒体の資料を扱う場合は、AIの画像解析技術とRPAの連携が必要となるため、利用できるAIや連携機能について確認するべきです。

ツールの提供形式

RPAツールは、オンプレミスかクラウドにより提供されます。オンプレミスの場合は、さらにデスクトップ型とサーバ型が存在します。自社の要件にあわせて、ツールの提供形式を選択する必要があります。

一般的に、多数のロボットを動作させる場合は、管理サーバを用意して集中管理するサーバ型が適しています。少数のロボットを動作させる場合は、サーバの用意が不要であるデスクトップ型がおすすめです。また、自社で多数のクラウドサービスを利用しているケースや、簡易的に利用できるRPAツールを探しているケースでは、クラウド型も検討できます。

ツールの導入実績と継続性

RPAはまだ歴史が浅く、RPAツールの開発ベンダーは現在においても精力的に機能拡張を続けています。一方でRPAツールの淘汰も始まっており、サービスを終了するベンダーも現れています。

RPAツールを選定する際には、ツールの導入実績や財務状況など企業の継続性を把握して、今後も継続して機能拡張されていくか、サービス終了リスクがないかを確認するべきです。

ロボットの開発しやすさ

RPAは内製化しやすいツールですが、それでもロボット開発はある程度の技術が必要です。内製化の幅を広げるためにも、ロボット開発のしやすさは重要なポイントとなります。

製品の選定にあたってはデモを実施したり、実際に操作してみたりすることで、操作性を確認するとよいでしょう。また、開発の補助機能が充実しているかの確認も必要です。例えば、デバック機能やライブラリの有無などは、開発効率を高める要素となります。

コスト体系

最後に、コスト体系についても確認が必要です。RPAは一度に大量開発するというよりは、効果の高いところから順々に取り組んでいくのが一般的です。初期費用はもちろんのこと、将来的な総ロボット数を見越したトータルコストが過剰にならないように確認するべきです。

RPAツールのコスト体系はPC数での課金やロボット数での課金、実行時間での課金など、製品により様々です。自社の利用方法にあったコスト体系を採用しているツールを選定するとよいでしょう。

7. RPAの導入手順

それでは、実際にRPAを導入する際の手順について紹介します。RPA導入事例の増加に伴い、RPAの導入には一定のベストプラクティスが明らかとなっています。ここでは、最も一般的な導入手順について解説します。

1. 業務の選定と費用対効果の算出

まずは、RPAを導入する対象業務の選定です。対象業務を洗い出すためには、まず現場の意見を参考にします。実際に業務を担当している方の肌感覚で、時間がかかる単純作業や定型作業、高頻度で実施する業務など、RPAの適用が有効な業務を洗い出していきます。この際、現場の担当者にRPAの知識がない場合は、当然ながらRPAに適する業務を判断することができませんので、どのような業務がRPAに向いているのかを丁寧に伝えることが大切です。

候補となる業務を選定したら、各業務にRPAを適用した場合の費用対効果を算出します。その業務を実施するために必要な時間・人数をもとに、業務に必要な人件費を算出し、それをロボットの開発・運用コストと比較することでコストメリットがあるかを判断します。RPAの導入は明確に費用対効果が算出できるものですので、候補となる業務のうちどの業務からRPAを導入していくかは、各業務の費用対効果を目安にするとよいでしょう。

2. RPAツールの導入

次に、RPAツールの導入を行います。前章で解説したRPAの導入ポイントを考慮しつつ、自社に適したRPAツールを選定していきます。

RPAツールの種類により、導入に必要な期間が異なることに注意しましょう。特にサーバ型のRPAツールを導入する場合は、他のデスクトップ型・クラウド型と比較すると期間が必要です。

RPAツールの導入後、内製化を目指す際には、社内研修を実施してツールの利用方法の習熟を図るとよいでしょう。RPAツールは比較的容易にロボットを開発できるように設計されていますが、それでもコンピューターによほど慣れていない限り、いきなり開発することは難しいです。

3. ロボットの開発

RPAツールを導入したら、実際にロボットを開発していきます。ロボットの開発においては、外注か内製かのいずれかから選択します。RPAツールは内製化できることがメリットではありますが、作成したいロボット数が多いケースなどでは外注も検討しましょう。

ロボットの開発後は、一般的なシステム開発と同様に必ずテストを実施します。RPAの特徴として、動作させる環境によって動作が大きく異なることが挙げられます。検証環境でうまく動作したとしても、本番で動作させた際にうまく動かないというケースが散見されるため、周辺システムに影響を与えないような工夫をしつつ、本番環境におけるテストも十分に実施するべきです。

4. 運用ルールの作成

RPA導入における重要なポイントとして、運用ルールの作成が挙げられます。RPAは容易に開発できるツールであるがため、ルールを整備せずに導入すると収拾がつかなくなり、野良ロボット化によるセキュリティリスクやブラックボックス化リスクが発生します。必ず、ロボットの開発からテスト・リリース・運用の各フェーズにおけるルールを策定するべきです。

5. 継続的な運用保守

RPAは一度導入したらそれで終わりではなく、継続的に運用保守を行っていく必要があります。RPAは周辺システムが行う軽微な改修であったとしても動作しなくなるケースが多く、一般的なシステムと比較して保守の手間がかかります。OSの更新など多くのロボットに影響が発生するケースもありますので、自社のシステム環境の変更を確認しながら対応していきます。

また、これまで解説してきた通り、ロボットの動作は不安定であり、ロボットが停止するリスクを考慮したうえで運用していく必要があります。ロボットの稼働状況の監視や、エラー時の代替手段などについても考慮しなければなりません。

8. デジタルワーカープラットフォーム Blue Prism Cloudとは

以下では、当社のRPAサービスであるデジタルワーカープラットフォーム「Blue Prism Cloud」についてご紹介します。

Blue Prism Cloudとは

Blue Prism Cloudとは、RPAの基本機能であるPCの単純作業の自動化に加え、画像から情報を抽出する認知機能や、AIによる文章解釈、チャットボットによるコミュニケーションなどの、より高度な機能を加えたデジタルワーカーツールです。

Blue Prism Cloudの特徴

Blue Prism Cloud の特徴は以下の通りです。これから本格的にRPAを導入していこうと考えている企業においては、Blue Prism Cloudは有効な選択肢となるでしょう。

  • 高度な専門性:RPAにAIを加えた自動化により、自律的な判断処理も実現。自然言語処理や画像認識、言語処理機能に加え、優先度に基づく効率的な作業を実施するスケジューリング機能も備える。
  • クラウドベースでの提供:技術革新が続くRPA・AIの世界においては、日々ツールの機能は向上していく。クラウドベースでの提供により、ツールの機能向上を随時反映することができる。
  • 豊富な導入実績:金融機関をはじめとして多数の導入実績があり、大企業から中小企業までに有効なツール。

まとめ

この記事では、RPAの導入メリットや従来の情報システムとの違い、RPAにおけるリスクやその対応方法、導入手順など、RPAに関する全般的な内容について解説しました。RPAは、新しい業務効率化や生産性向上のツールとして定着しつつあります。他社との競争力確保のためにも、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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