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交通費精算が面倒!ミスなく簡単に行うことが業務効率化につながる

交通費精算が面倒!ミスなく簡単に行うことが業務効率化につながる

公開日:2022/03/01

交通費精算の業務が負担だと感じている企業は多いです。具体的にどのような点が負担なのか課題を洗い出し、改善するための方法を考えてみましょう。

交通費精算とは

交通費精算とは、業務にかかった交通費を精算することです。一般的には従業員が必要な際に立て替えて支払い、あとで経費として申請し精算します。

交通費とは業務に関わる移動にかかった費用で、具体的には以下のようなものが含まれます。

  • 電車代(近距離)
  • バス代(近距離)
  • タクシー代
  • 駐車場代
  • ガソリン代

交通費とは所属する勤務地で発生するものです。そのため、電車代やバス代は近距離のもののみとなります。

交通費精算を効率的に進めるためには、電子帳簿保存法の改正との関係は無視できません。電子帳簿保存法とは原則として紙での保存が必要な税に関わる書類を、データで保存するための特例です。

電子帳簿保存法が改正されたため、領収書をスマートフォンで撮影し電子データとして保存したり、電子データの利用明細書を領収書の代わりにしたりできるようになりました。また、領収書が発行されない電車やバスの交通費では、交通系ICカードの利用履歴も活用できます。

旅費交通費と通勤費の違い

交通費と混同しやすいものとして、旅費交通費と通勤費があります。特徴を確認しておきましょう。

  • 旅行交通費……出張の交通費や宿泊代、転勤赴任時の交通費など
  • 通勤費……従業員が通勤する際にかかる費用。一定額が非課税

旅行交通費は所属勤務地以外で働く際に発生するものです。「交通費」という名目ですが、出張時の宿泊代もこれに含まれます。

通勤費は、定期券代を支給することで対応している企業が多かったのですが、リモートワークの増加で出社ごとに都度精算をする企業も増えています。

一般的な交通費精算の手順

一般的には以下の手順で交通費を精算します。

①使用者による交通費の申請

交通費を支払った従業員が交通費精算書を作成し、交通費を申請します。書類に記載する内容の一例を紹介します。

  • 訪問先と訪問の目的
  • 日時
  • 経路(利用区間と交通手段)
  • 運賃(片道か往復か)

交通費精算書は社内で統一したフォーマットを利用している場合が多いので、漏れやミスがないようにします。

電車やバスは領収書が発行されないものもあるので、自分でメモを取っておくのがおすすめです。

②上司による承認

作成した書類と領収書を直属の上司に提出します。上司は書類を確認し、問題なければ承認印を押します。

③経理担当者による書類のチェック

承認印の押された書類と領収書を経理担当者に渡し、経理担当者が精査します。チェック項目は以下のようなものです。

  • 日時や経路に間違いがないか
  • 記入漏れや計算ミスがないか
  • 最短ルートを通っているか
  • 定期券区間を除いた区間で申請しているか

お金に関わる処理なので、細かく確認します。また、間違いがないようにダブルチェックをする場合もあります。

④経理担当者より支払いが行われる

③の工程で問題がなければ、支払いが行われます。

もし、精算書に問題があれば申請した従業員に差し戻し、訂正を要請します。交通費精算書は月末を期日としている企業が多く、期日ギリギリに提出する従業員が多いです。一時的に業務が増え、経理担当者の負担は大きくなります。

交通費精算の課題

交通費の精算でよくある課題を紹介します。

交通費精算書の作成時のミス

交通費精算は以下のような理由でミスが起きています。

  • 月末に急いで作った
  • 1ヶ月の利用回数が多い
  • 利用から申請書の作成までに期間が開き、ルートや金額を忘れてしまった
  • 交通費では領収書が発行されないものもある

締め切り直前になってまとめて作成する場合や1ヶ月の交通費の利用回数が多い場合、入力項目が多くなり記入漏れや計算ミスが起こります。

また、使用日と精算書作成日の間が開いてしまうと、どのルートで行ったのか忘れてしまうことがあります。一般的に電車やバスでは領収書が発行されないため、メモなどを使って記録するしかありません。

交通費精算のルールが明確でない

交通費精算に関するルールや業務フローが明確ではない、又は周知されていない場合もあります。

ミスや記入漏れが増え、修正や差し戻しなど経理の業務が二度手間になってしまいます。

現金管理業務が負担

小口現金と呼ばれる経費精算のための少額の現金を社内で管理している企業は多いです。経理担当者にとって現金の管理は大きな負担になります。ミスがないように厳重に扱い、定期的に帳簿と残高が合うか確認が必要です。

もし合わなければ見落としている領収書などがないか探し、差異が発生した原因を追求する必要があります。

振り込みコストがかかる

小口現金ではなく、振り込みで経費精算をしている場合もあります。この場合、現金管理の負担はありませんが、振り込み手数料などコストがかかります。

交通費精算を効率化する方法

交通費を効率的に精算するには、交通系ICカードと経費精算システムを連携して導入するのがおすすめです。

交通系ICカード利用

交通系ICカードに事前に入金したり後払いシステムを利用したりして、従業員と直接精算することをやめる方法があります。

交通系ICカードは、券売機で利用履歴を印字したり、カードリーダーを使って利用履歴を読み取ったりすることもできるので、申請も行いやすいです。

経費精算システムの導入

経費計算のためのシステムを導入することもおすすめです。特に、交通系ICカードの利用データを経費精算システムに直接入力できるものは、入力の手間も省けて業務効率化できます。

また、専用のシステムを使えば記入漏れがなくなります。自動計算機能もついているため計算ミスもなく、チェック項目が減るのもポイントです。

交通費精算をより楽に、より賢く!SmartGo® Staple

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleは、モバイルSuicaを使って改札を通過するだけで、交通費の申請が完了するシステムです。申請書の作成や計算が必要ないので、申請時のミスは発生しません。不正がないかどうかのチェックもシステムが自動で行うので、経理担当者の負担が大幅に減ります。

リモートワークの普及で定期代の支給を廃止した企業も多いです。SmartGo® Stapleなら通勤費なのか交通費なのかを自動で判別し仕訳をします。通勤費の都度精算は手続きが面倒だと思っていた方にもおすすめです。

また、既存の経理システムとの連携も可能です。

まとめ

交通費精算とは、業務に必要な交通費を精算することです。一般的には従業員が一旦交通費を支払い、精算書で申請することで会社から支払われます。精算書の作成には多くの課題があります。ミスや記入漏れの多発、経理側のチェック体制の負担、現金管理業務の負担などです。

交通費精算の効率をアップするには、交通系ICカードと経費精算システムの導入がおすすめです。この2つを連携することで申請の記入漏れや計算のミスをなくすことができます。

NTTコミュニケーションズの提供するSmartGo® Stapleは、モバイルSuicaを使って交通費精算が行えます。従業員はモバイルSuicaを使えば、申請は不要です。

申請書の入力ミスや計算ミスは起きない上、不正がないかのチェックもシステムが自動で行うので、経理担当者の負担も大幅に減ります。既存のシステムとの連携も可能なので、大きな混乱もなく業務を進めることができます。通勤費と交通費の判別も自動で行えるため、定期代の支給を廃止したリモートワーク中心の企業にもおすすめのサービスです。

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