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立替した経費を効率的に精算したい!システムの導入がおすすめ

立替した経費を効率的に精算したい!システムの導入がおすすめ

公開日:2022/03/01

業務で発生した支払いを社員が立替している場合、精算の必要があります。たびたび発生する精算業務が負担だと考えている企業も多いです。具体的に負担に感じている点や課題を洗い出し、効率的に精算する方法を紹介します。

立替精算とはなに?

立替精算とは、一時的に従業員が業務で必要な経費を立て替えて支払い、あとで会社と精算することを指します。

立て替える費用はさまざまです。

  • 交通費
  • 備品や消耗品費
  • 出張の交通費や宿泊費(出張旅費) など。

金額もさまざまで、バス代220円の場合もあれば、出張費の数万円ということもあります。このような従業員が立て替えた経費を会社が支払うためには、立替経費精算書を作成し会社に申請する方法が一般的です。

つまり、「備品費や交通費、出張旅費を自分のお金(現金)でまず支払う→後々会社に請求➡会社より請求した金額と頂く」ことが立替精算です。しかし、下記のようなデメリットがあることから立替精算を好む従業員はいないでしょう。

  • 領収書がないと会社に請求ができない
  • 社内の経費精算期間に間に合わなかったため請求できない
  • 経費精算がめんどくさい(経費精算を行う時間がない)

立替清算とは何が違う?

「精算」と「清算」は混同して使われがちですが、正確には意味が違います。

  • 精算……金額などを細かく計算する
  • 清算……ケジメをつける、決着をつける、きれいにする

経費に関しては金額を計算し、経理担当者が精査するので「立替精算」の漢字を使います。

また、「清算書」が使われるのは金銭の授受を証明する書類です。借金の支払いを証明する場合などに使われます。ビジネスシーンではほとんど使われません。

立替した経費の精算方法

立て替えた経費を精算する一般的な方法を紹介します。

手順①立替経費精算書を作成する

経費を使った従業員が「立替経費精算書」を作成します。記載内容は以下のようなものです。

  • 支払日(経費の使用日)
  • 支払い先
  • 支払い内容(使用目的)
  • 支払い金額
  • 申請日
  • 部署名・氏名

企業によって決まった形式のものを用意している場合が多いので、書類に沿って記入漏れがないようにします。また、交通費や出張費、通信費などは専用の用紙を使っている場合もあるので、間違えないようにしましょう。

手順②承認を受け経理部に提出

立替経費精算書の作成が終わったら、上長回覧をし、承認を受けます。承認では内容に不備がないか、使用目的や金額に間違いがないかのチェックをし、問題なければ承認の印を押します。

承認印を得たら、領収書などとともに経理部に提出します。

手順③領収書など添付書類を確認

経理担当者は再度、書類に不備がないか確認します。

  • 記入漏れ
  • 計算ミス
  • 社内規定上、必要な経費か

これらの項目を再度チェックします。また、交通費では最短ルートを通っているか、定期券区分を除いて申請しているか、などの細かい確認も必要です。

もし、不備等があれば申請者に差し戻して訂正を要請します。

手順④仕分け処理を行い支払いする

勘定科目や税区分を確認し、会計ソフトに入力して会計処理は終了です。従業員に振込手続きをして、立替精算業務を完了します。

経費の立替・精算での課題

詳しい立替精算のフローを紹介しましたが、いくつかの課題があります。

領収書の紛失やもらい忘れがある

立替精算において、領収書は支払ったことを証明する書類です。しかし、領収書を紛失したり、もらい忘れたりしてしまうことがあります。再発行や後日の発行が難しい場合もあり、領収書がない場合は支払いを証明できる別の書類を添付するなど個別の対応が必要です。

人為的ミスをゼロにするのは難しく、ペーパーレスにするなど領収書を使わない方法を考える必要があります。

経費精算の手続きが間に合わない

経費精算はお金に関わることなのでミスがあってはいけません。そのため経理担当者のチェックに時間がかかってしまうこともあります。

多くの企業では経費精算は経費を使用した月末までに手続きを終えるようにというルールにしています。そのため、月末に一月分の経費精算書をまとめて提出する人も多いです。

一時的に経理担当者に業務量が増え、手続きが期日までに終わらないこともあります。また、私も経験がありますが、上長が承認するのを忘れていて書類の提出が間に合わないという場合もあります。

立て替えている金額が大きいと、従業員の生活にも影響がでます。

手入力によるミスや作業効率の悪さ

書類作成時の計算ミスや、会計処理の際の手入力でのミスなど、人為的ミスが起きてしまいます。ミスが起きると、対応するために人手が必要になり効率が悪いです。

立替精算を効率化する方法

立替精算に関する業務を効率よく行う方法を紹介します。

経費精算システムの利用

経費精算業務を自動化できるシステムの利用がおすすめです。次のような機能があるシステムが多いです。

  • クレジットカードの利用明細から立替精算書の作成が可能
  • 申請はwebで完結
  • 交通系ICカードとの連携

クレジットカードの利用明細から立替精算書を作成できるので、領収書は不要です。また、申請はwebで完結するので、手続きにかかる時間が短縮できます。

経費精算システムでは申請に関するフローやルールが確立しており、自動計算機能もあるため、書類作成時の人為的ミスが減ります。また、社内規定に反する申請には自動でエラーを出すシステムもあり、経理担当者の負担を減らすことが可能です。

経費精算業務をアウトソージング

経費精算業務をアウトソージングすることで効率化を図ることもできます。アウトソージング先は経費精算業務を効率的に進めるためのノウハウがあり、より良いフローやルールのもと精算を進めることが可能です。基本的には経理担当者が行う業務は全て外部委託できます。

また、申請書の差し戻しや承認できない申請内容に関する問い合わせなど、同じ社内の相手には言いづらいことも外部委託先が担当します。経理担当者の精神的な負担が減るのもメリットです。

企業規模が大きくなるほど経費精算業務は増える傾向にあるので、アウトソージングした方が人件費をカットできる可能性もあります。

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立替精算が楽にできるSmartGo® Staple

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleは、 法人プリメイドカードの Stapleカードを利用することで、従業員による立て替え払いをすることなく経費の支払いができます。申請は領収書の写真を撮影してアプリで送信するだけで完了し、従業員が立て替えることはないので振り込み処理も不要です。

プリペードカードは雇用形態に関係なく全従業員に配布でき、スマートフォンアプリからワンタッチでカードを無効化できます。紛失や不正利用のリスク軽減可能です。

また、SmartGo® Stapleはキャッシュレス、ペーパーレスができるのでリモートワークにも向いています。立替経費精算をする必要がないので、経費のために出社する必要がありません。プリペイドのチャージは、口座残高の範囲内でカード管理者が行え、リモートワーク中でも簡単にチャージ可能です。

まとめ

立替精算とは従業員が業務で必要な経費を立て替えて支払い、あとで会社と精算することを指します。金額もさまざまで出張費などは数万円になるため、立て替えている従業員の生活に影響を与える場合もあります。なるべく早く精算すると良いでしょう。

立替精算の手順は書類の作成、上長承認、経理担当者の処理と進みます。多くの人が関わるため時間がかかったり、ミスにより書類の訂正が必要となったりする課題も多いです。

立替精算を効率良くするには経費精算システムの導入や経費精算業務のアウトソージングが挙げられます。経費精算システムを導入すると申請手順のデジタル化が進み、ミスが減りスピーディーな対応が可能です。また業務のアウトソージングを行うと、業務が効率化でき人件費削減などのメリットもあります。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleは法人用プリペードカードのStapleを利用することで、従業員による経費の立て替え払いを不要にするサービスです。経費の申請は領収書を撮影しアプリで送信するだけで完了です。プリペードカードなので、全従業員に配布でき、アプリを使用しワンタッチでカードの無効化もできます。紛失や不正利用のリスクを軽減可能です。

キャッシュレス、ペーパーレスなのでリモートワークにも向いています。立替精算のために出社が必要になっている方にも導入を検討してほしいサービスです。

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