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生産性向上を図るべき理由とは?生産性向上を進める4つ の方法と注意点までご解説!

生産性向上を図るべき理由とは?生産性向上を進める4つ の方法と注意点までご解説!

公開日:2022/03/01

生産性向上とは小さな投資で大きな成果を生み出すことです。生産性向上が必要な理由や、対策方法、実施する際の注意点を紹介します。

生産性向上とは

生産性とは、企業が投入した経営資源に対してどれだけの成果が得られたのか、という指標です。数値化する場合は、成果(アウトプット)÷投資(インプット)で求めることができます。

生産性向上の指標と業務効率化との違いを解説します。

生産性の指標

生産性の指標には3つの種類があります。

  • 付加価値労働生産性
  • 物的労働生産性
  • 全要素生産性(TFP)

付加価値労働生産性とは、どれくらいの労働力でどれくらいの付加価値額を得られたのかを表したものです。計算式の「成果」の部分には付加価値額が入ります。付加価値額の計算式は売上額-諸経費(燃料費、材料費など)です。ブランドバッグなどは付加価値額が大きいことが知られています。

物的労働生産性とは、どれくらいの労働力でどれくらい生産できたのかを示したものです。計算式の「成果」の部分には生産量や販売金額が入ります。

上記の2つはどちらも労働生産性を数値化したもので、労働力に対しどれくらい生産できるのかという視点で評価しています。

それに対して全要素生産性(TFP)とは、労働だけでなく、資本やブランド価値、技術革新などさまざまな要素が成果にどのように関係しているのか、という指標です。一般的には一時的な数値ではなく成長率などで把握されることが多く、成果全体の変化率-労働や資本の投入量の変化率で計算されます。

資本や労働ではなく、技術の進歩や生産の効率化などが、どれくらい生産性をあげたのかという数値です。

業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化と生産性向上は混同されやすい言葉ですが、「手段と結果」と考えると違いが分かりやすくなります。生産性向上は結果、業務効率化が手段です。

つまり、生産性向上という結果を得るための手段の1つが業務効率化で、業務効率化が進むと生産性も向上します。

生産性向上が必要な理由

生産性向上が欠かせないと言われる理由には、次のようなことが関係しています。

人材不足への対応

生産性向上が必要な理由として、人材不足があげられます。日本は少子高齢化が進み、今後、労働人口が減少するでしょう。労働力は減りますが、今までと同じか今まで以上に業務を進めて収益がアップするようにしていかなくてはいけません。

少ない労働力で今まで通りの成果を上げるためには、生産性向上が欠かせないのです。

競争力の向上

少ない労働力で大きな成果を手にすると、他社と比べて競争力が高い状態です。結果的にコスト削減に繋がり、生産性向上につながるという良い循環が生まれます。

また、国際競争力も意識することが大切です。日本は労働生産性が低いと言われていますが、今後のグローバル社会を生き抜くためには、労働生産性を改善して国際的にも競争力のある企業になることが求められます。

労働環境の改善

人材確保のためには働き方改革やワークライフバランスを意識し、労働環境を整えていくことが大切です。より良い労働環境を作るためには、業務効率化を進めて無駄な仕事を削減したり、業務の標準化を進めることになるでしょう。結果として、生産性向上が必要になります。

生産性向上の方法

生産性向上はどのような方法で実現させると良いのか紹介します。

現状の分析と課題の洗い出し

生産性向上を目指すには、現状の生産性が上がっていない理由を知ることが重要です。現状を分析して課題を洗い出し、解決する方法を見つけることで生産性が向上するでしょう。

業務の自動化・ITツールの活用

業務を自動化したり、ITツールを活用したりすることで業務効率化が進み、生産性向上が期待できます。前述した通り、業務効率化を進めると生産性は向上しやすいです。

人が行っていたために、ミスが発生したり時間がかかってしまっていた業務は、自動化やITツールを導入することでミスが減り業務時間短縮に繋がります。

情報の共有・可視化

情報を適切に共有して可視化することで、報告・連絡・相談のスピードが上がります。企業としての意思決定が早くなるため、生産性が向上するでしょう。情報を共有・可視化できるITツールなどを導入すると、全社的に生産性向上が期待できる環境になります。

適切な人材配置・働き方改革

社員それぞれの適正や希望を考慮した人材の配置は、社員のモチベーションアップに繋がり生産性が向上します。

また、社員のモチベーションアップのためには働き方改革なども重要です。テレワークやフレックス勤務などを導入し、ワークライフバランスが実現することも意識し、従業員の働く環境を整えていきます。

生産性向上を図る際の注意点

生産性向上を図る際には以下のような点に注意し、状況を見極めながら進めることが大切です。

PDCAサイクルを意識する

PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(対策・改善)のサイクルを繰り返すことで業務の改善を目指す方法です。生産性向上を図る際も、行ったことに対して結果が出ているのかを確認し、さらなる改善策を計画します。

マルチタスク化しない

複数の作業を同時に進めるマルチタスクは効率的と考える人もいますが、タスクを切り替える際の時間ロスや集中力が途切れることにより、生産性を下げる可能性があるという研究結果もあります。生産性向上を図るのであればシングルタスクで進めていくのが良いでしょう。

トップダウンの指示だけでは成功しにくい

「生産性を向上させろ」と上司から部下へ一方的に伝えた場合、部下のモチベーションは下がり生産性が低下するリスクがあります。生産性を向上するには、従業員それぞれが生産性を高めることのメリットを理解し、部署やチームで団結して生産性向上を図ろうと考えることが大切です。

長時間労働や個人の労働力への依存

冒頭で紹介した通り、生産性向上とは労働力に対して得られる成果を大きくすることを指します。しかし、1人あたりの成果を大きくするために、長時間労働をしたり業務の処理能力が高い人に業務が集中してしまうというのは、生産性向上とは言えません。

過度な長時間労働や業務量の増加は、集中力の低下を招き生産性を低下させるリスクがあります。また、労働時間が増えるとコストがかかるため、生産性を数値化した際には値が低くなるでしょう。

手作業が多い業務から生産性向上を図る

生産性向上を図るために、業務の自動化やITツールの導入を検討しているのなら、手作業が多い業務への導入をおすすめします。ミスの減少や、業務の時短を実感しやすく、従業員が生産性向上に対して前向きに捉えやすくなるためです。

SmartGo™ Stapleを活用し、精算業務の生産性を向上する

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは精算業務を効率化し、生産性向上を図るサービスです。次の2つの業務効率化を図ります。

  • 交通費精算……モバイルSuicaを使って改札を通るだけで交通費申請が完了
  • 立替精算……プリペイドカードを使うことで従業員の立替が不要に。領収書の写真を撮って送信するだけで申請も完了

精算業務は申請書の作成や管理職と経理担当者の確認など手作業が多い業務です。導入することで精算業務にかかる時間が短縮できます。短い時間で今までと同じ成果をあげられるので、生産性が向上します。さらに、テレワークでも精算業務を完了できるため、働き方改革も進むでしょう。

まとめ

生産性向上とはどれくらいの労働力でどれくらいの成果をあげられたのか、という指標です。今後の人材不足への対応や競争力の維持、労働環境の改善のためには生産性の向上は欠かせません。

生産性向上を図る際は、PDCAサイクルを意識し業務効率化を進めます。また、働き方改革も進めて従業員のモチベーションを高く保つ工夫も大切です。

どの業務から効率化をさせるのか迷った時は、手作業の多い精算業務からスモールスタートさせると成功しやすいです。NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleでは、交通費精算業務と従業員の立替精算が削減され、今までよりも短い時間で成果をあげられるようになります。テレワークでも経費精算が可能で、働き方改革も進み生産性の向上に繋がります。

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