株式会社シード・プランニング

課題
官公庁の機密情報を管理する委員会事務局として、メンバー間の情報共有には、セキュリティの担保が最重要課題だった

「私は、シード・プランニングのメディカル・バイオチームに所属しており、調査・コンサルティングの業務を担当していますが、その一環として官公庁の入札案件の事務局を担うことがあります。今回担当したプロジェクトでは、要求仕様書の中に「プロジェクトメンバー間の情報共有には、セキュリティが担保されたファイル共有システムを利用すること」という条件が書かれていました。そこで、「セキュリティが担保された」とはどのような条件を満たすべきなのか、どのようなサービスがあるのかを調べていたところ、周囲から「通信キャリアが提供するファイルシェアシステムでなければ、情報漏洩が心配だ」という意見があげられました。その観点で調べると、NTTコミュニケーションズの『Bizストレージ ファイルシェア』か通信キャリア他社のクラウドストレージのどちらかになるだろうということで、両者で検討を進めました。今回のプロジェクトでは、官公庁、事務局、有識者の3者でファイルを共有する必要がありました。加えて、知的財産が含まれるファイルは、メールでの送付が一切できないという条件でしたので、一時的にプロジェクトに参加する方にもファイル共有システムを活用しなければなりませんでした。『Bizストレージ ファイルシェア』は、IDを保有していない相手にも自由かつセキュアにファイルを送れるところが、条件にぴったりでしたね。選定の際は、官公庁内部で別サービスを利用していたこともあり、情報漏洩がないよう組織内部と本プロジェクトで使用するファイル共有システムを明確にわけたい、という先方の強い意向もあって、迷うことなく『Bizストレージ ファイルシェア』を選びました」

対策
国内の堅牢な設備でサーバーを管理していること、操作ミスなどの人的ミスがないことが条件だった

「官公庁案件の委員会では、非公開の知的財産案件を扱っているので、通常のプロジェクトよりも強固なセキュリティが求められます。弊社の近くには、NTTのデータセンターがあり、堅牢な設備でサービスを提供していることがわかっていたので、不安はありませんでした。何より、取り扱っている情報は「国の財産でもある知的財産」なので、データセンターが国内にあることが最大の安心材料ですね。データセンターが海外にある場合、その国の法令の影響を受けることになります。海外IT企業のファイル共有システムを利用した場合、その国の政府や法律に関連するリスクが増す可能性があります。委員会で扱う情報には、戦略的な情報が多く含まれるため、外資系企業が提供するファイル共有システムは、最初から選択肢には入りませんでした。

また、一人で複数のアカウントを自由に登録できるシステムは、利便性が高い一方で、ファイルをプロジェクトメンバー外の誤った相手に共有してしまうのではないかという不安がありました。仮に、自分では「そのような操作ミスはしないから大丈夫だ」と思っていても、クライアントが人的ミスによる情報漏洩を心配した場合に、説得することはかなり困難です。今回は、あまりにも容易にアカウントを追加ができるシステムよりも、管理者権限がなければアカウントを発行できない『Bizストレージ ファイルシェア』の方が適していると思いました」

効果
直感的な操作性で、PC操作に慣れていないメンバーでも簡単に使え、管理工数の低減化、プロジェクトの利益率確保にも貢献

「今回のプロジェクトのメンバーはさまざまな世代の方がいて、全員がPC操作が得意というわけでもないと思いますが、『Bizストレージ ファイルシェア』は直感的に操作できるので、「使い方がわからない」といった問い合わせを受けたことがありません。仕事上、お客さまのサーバーに外部からリモートアクセスすることもありますが、アクセスに時間がかかり、しばらく待たされることが少なくありません。『Bizストレージ ファイルシェア』には、そのようなタイムラグがなく、まるで自分のPCのデスクトップ上でファイルを操作しているように感じます。

また、ファイル共有相手を増やしたい場合にもマニュアルを見ずに設定できたり、ファイル転送ができなかった場合には、何が原因かをわかりやすく伝えてくれるので、管理者としても助かっています。本プロジェクトでは、何十人もの方が『Bizストレージ ファイルシェア』を利用していますが、みなさん、自分が使いやすいようにフォルダーをカスタマイズしていますね。事務局の仕事で一番困るのは、本業ではないところで手をわずらわされることです。ソフトウェアの使い方の問い合わせが多かったり、設定変更に時間を取られるようでは本末転倒なので、『Bizストレージ ファイルシェア』のように、直感的に操作ができて、ITに慣れていない方でもスムーズに使えることは大きな魅力ですね。特に、弊社のように、少人数でコンサルティングビジネスをしていると、管理工数がかからないことが利益に直結するという特徴もあります。その点では、『Bizストレージ ファイルシェア』を使うことで、プロジェクトの利益率を高めることにもつながっているかもしれませんね」

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