NOK株式会社

課題
海外工場に作業手順の動画を送りたい
利用するファイル転送サービスを全社で統一したい

NOK株式会社（以下、NOK）は国内初のオイルシールメーカーである。その高度な技術から生み出される機能部品は、自動車業界だけにとどまらず、航空機、船舶、鉄道車両、産業機械、家電製品などのさまざまな領域で活躍しており、まさに日本の製造業を支える「縁の下の力持ち」を象徴する企業だ。国内に複数ある事業部、グループ会社、さらには海外のグループ会社との密な連携によって、その高度な技術を日々進化させている同社において、Bizストレージ ファイルシェアがどのように活用されているのか。NOKだけでなくNOK管轄グループのITシステムを管理するIT基盤部の佐藤氏に話を伺った。

「Bizストレージ ファイルシェアを初めて使い始めたのは、全国に何か所かある国内工場の1つで、2010年のこと。メールだと添付して送れる容量に制限があるが、業務上大きなファイルも送らないといけない。世の中にはフリーのサービスもあるが、当時からセキュリティ意識の高かった担当者が、数ある法人向けのサービスの中からBizストレージ ファイルシェアを選んだ」と語る。工場サイドでファイルシェアを活用するのは例えばこのような利用シーンである。

グループ会社の海外工場に、製造ラインにおける作業手順などを説明するための動画を送る。「ここがポイントなので、こうやらないとだめですよ」というメッセージはドキュメントだとどうしても伝わりにくく動画が効果的だ。サイズ的にメール添付は無理。メディアに保存して送るにしても紛失や盗難のリスクがどうしても残ってしまう。このようなシーンの中で大容量ファイルをスムーズかつセキュアに送信できるBizストレージ ファイルシェアは、海外拠点とのノウハウ共有に活用され始めた。

だが、まだ全社的にみると事業部ごとに利用しているツールはいろいろで、事業部によってはどのツールがよいのか決めかね、やむにやまれずフリーのサービスを使うところもあった。そこで2015年、IT基盤部（当時は情報技術部）は全社的なファイル授受方式統一に向けて動いた。

対策
他社サービスと比較して上長供覧とアーカイブ機能があるファイルシェアを選択

NOKのIT基盤部が大容量ファイルの授受方式を全社的に統一するに際して、いくつかの他社サービスとの比較を経てファイルシェアに白羽の矢を立てた決め手は、ファイルシェアが同社で運用していたグループウェア上でのメール送信に関する2つのルールに適応可能な機能を備えていたからだ。まず、その1つめのルールは「上長供覧」。NOKでは通常のメール送信で、上長による事後チェックを必須としている。「何か問題が起きたとき、『知らなかった』とは言わせないぞということをワークフローとして決めていたのです」と佐藤氏は淡々と語る。

2つめのルールは送信ファイルの「原本保管」だ。NOKでは、ファイルシェアの送信ファイルを記録・保管できる「アーカイブ」オプションを選択している。通常のメール送受信では、添付ファイルを含めたメールそのものを7年間保管するという運用を行っており、これを踏襲した。高度な技術によって世界をリードするNOKにとって、その根幹となる製造ラインに関する情報のやり取りにおいても「アーカイブ」オプションは欠かすことができない。

またセキュリティに関しては、ファイルシェアがダウンロードパスワードを自動で送信しない点も評価のポイントになっている。「ファイルシェアを使うとき、パスワードを自分で送らないといけないのがいいですね。他社のサービスだと自動的に送られてしまうので、宛先を間違うというヒューマンエラーがあったら、その時点でアウトです。自分でパスワードを設定して送るというのは、ユーザーにとってひと手間ですが、セキュリティの観点からすると結構いい仕組みではないでしょうか」とのことだ。

こうしてNOKの大容量ファイルの授受方式として全社的に採用されるに至ったファイルシェアだが、全社的な統一に際してシステム管理者権限をIT基盤部に変更し、契約メニューを1GBから2GBへと拡張、さらに2017年に入ってからは4GBへと増量している。

4GBへの増量は、たとえば大学との共同研究において、やり取りする解析データが1回で2GBを超えるケースもあり、このような利用シーンにも対応したものだ。

効果
自社のルールやシステムを変更せずに効率的かつセキュアに運用

現在、NOKにおけるファイルシェアのユーザー数は供覧だけ行う上長も含め約300人。ファイルシェアの利用申請は一手にIT本部で引き受けているが、グループウェア上でワークフローをまわし、承認されたものを登録用CSVとして出力することで、申請から登録までの流れがスムーズに遂行されるようになっている。「使い勝手の点で『使いにくい』といったことは聞いていません。ほぼすべてのユーザーが違和感なく使うことができている」と佐藤氏は語る。

「当社のルールをそのままファイルシェアで実現できるというのは、他社のサービスにはない特長です」とのことで、新たなシステムに合わせたワークフローを作るのではなく、今あるものの上に新しい機能をそのまま重ねることができているファイルシェアは、NOKの日常業務の中に自然に溶け込んだといえるだろう。今後も、日常業務に不可欠なツールとして活用していただけそうだ。

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