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初めてでもできる、インボイスの書き方を徹底解説！
インボイスとは貿易で必要な書類です。インボイスの書き方や注意すべきポイントをご紹介します。インボイスや請求書の電子化でどのようなメリットがあるのかも解説します。
目次
インボイスとは？
インボイスとは、海外に荷物を送る際に必要な書類です。輸出者が輸入者に対して発行します。
インボイスの記載が必要な理由
インボイスは、「どのような荷物がどこからどこへ発送されるのか」が簡単に確認できる書類です。インボイスには以下のような内容を記載します。
- 商品名
- 単価
- 個数
- 合計額
- 契約条件・貿易条件
- 輸出者（出荷地）
- 輸入者（着地）
国をまたいで送る荷物は、どんなに小さなものでも必ず通関でインボイスを確認するので、荷物の内容がすぐにわかるものが必要になります。
インボイスの3つの役割
インボイスは主に、以下の役割として扱われます。
- 明細書
- 請求書
- 納品書
輸出する品物の商品名や個数などが記載されており、明細書としての役割を果たします。また、それぞれの金額が書かれた上で合計金額を記してあり、請求書としても扱われます。さらに、インボイスは、輸出者が輸入者に商品と一緒に送付する納品書です。
これ以外に、国際輸送の運送書類としての役割もあります。インボイスを見れば、商品の流れ（移動ルート）が確認可能です。
インボイスが必要なケース
国際的な取引でインボイスが必要になるケースとして、通関と請求が考えられます。
通関とは、貿易の際に輸入者・輸出者が品名や数量、価格などを税関で申告して検査を受け、輸入においては、関税などの税金を納付することで輸出入の許可を受けることを指します。
通関の際にインボイスを使うことで、品名や数量が一目で確認でき、税金の納付などをスピーディに済ませられます。国際的な取引だったとしても、製品や商品などの物品の移動がない場合は、通関は不要です。
また、インボイスは輸出先の海外企業に請求する際にも必要になります。請求においては、物品の移動が伴わない場合でも、請求インボイスを発行する場合があります。
1通のインボイスで通関用と請求用を兼ねる場合もありますが、契約により月額を一括で請求するため、通関用と請求用を分けることも可能です。このような場合は、原則として通関用と請求用のインボイスの内容が一致している必要があります。
インボイスの書き方
インボイスには特に決まったフォーマットがありません。しかし、記載するべき内容は決まっているので、漏れがないようにしましょう。
| 項目 | 記載内容 | |
|---|---|---|
| 1 | インボイス発行日 | インボイスを発行した日。商品を出す日が記載されることもあります。 |
| 2 | インボイス発行者 | 送り主の社名、部署名、担当者、会社住所、電話番号、FAX、メールアドレスなどを記載します。 |
| 3 | インボイス番号 | インボイスにはそれぞれ固有の番号を割り当て、番号から荷物を特定できるようにします。また、必要に応じて番号を確認できるよう番号を一覧で管理するのが良いでしょう。 |
| 4 | 輸入者・送り先 | 輸入者の社名、部署名、担当者、会社住所、電話番号、FAX、メールアドレスなどを記載します。また、送り先が会社住所とは違う場合は、配達先も記載します。 |
| 5 | 輸送手段と情報 | 利用する船や飛行機の名前や便名、出発予定日などを記載します。 |
| 6 | 積込港・荷卸港 | 荷物をどこで積み、どこを経由して、どこで下ろすのかを記載します。 |
| 7 | 製品名・数量・単価・重量・合計額・単位 | 製品名と数量、金額や重量を記載します。数量の表記には注意が必要で、1pc、1set、1unitなど単位も記載します。また、金額は通貨単位も明記します。 |
| 8 | 支払い条件 | L/C（信用状）やT/T（送金）などを記載し、条件に応じた必要事項を記載します。 |
| 9 | ケースマーク | 外側から確認できる荷物の識別ラベルです。各箱に番号を記載します。通関インボイスでは必須項目です。 |
| 10 | インコタームズ | インコタームズとは貿易を行う際の輸送費や保険費を誰が負担するのか、どこで、品物の危険負担が移転するのかなどを取り決めた国際的なルールです。 |
| 11 | 原産国 | 製品の原産国を明記します。貿易統計で必要になるほか、関税率の決定でも必要です。国によっては、原産地証明書の添付が必要になる場合もあります。 |
| 12 | 署名 | 必ず署名を入れます。場合によってはコピーではなく直筆であることが求められます。 |
| 13 | 有償・無償・無償の理由 | 販売する商品なのか、無償なのかを記載します。無償の場合は贈り物（Gift）、見本（Sample）のように理由を明記します。 |
インボイスの種類
インボイスにはいくつかの種類があります。主に以下の4つがよく見られます。
- プロフォーマ・インボイス
- コマーシャル・インボイス
- シッピング・インボイス
- カスタムズ・インボイス
それぞれの特徴をご紹介します。
プロフォーマ・インボイス
プロフォーマ（Proforma）とは「見積もりの、仮の」という意味です。プロフォーマ・インボイスは、見積もりとして作成されるもので、価格変更の可能性もあり、正式なインボイスとしては使用できません。
コマーシャル・インボイス
コマーシャル（Commercial）とは「商用の、営利目的の」という意味です。コマーシャル・インボイスは、正式なインボイスを指します。輸出入の申告はコマーシャル・インボイスをもとに行われ、通関の税率計算に使用します。
コマーシャル・インボイスに不備や間違いがあった場合は、修正申告や更生申告が必要です。修正には時間がかかる場合もあるので、正確に記入するようにしましょう。
シッピング・インボイス
シッピング・インボイスは、納品書や配送指示書として使用します。申告には使えません。
カスタムズ・インボイス
カスタムズ・インボイスは、税関向けに作成する書類です。輸出先によって必要な場合がありますが、コマーシャル・インボイスを使用する方が一般的です。
インボイスを記載する際のポイント
インボイスの書き方で注意が必要な点をご紹介します。確認し、不備のないインボイスを作成できるようにしましょう。
無償で提供するものにも価格を記載
プレゼントや商品見本などを無償で提供する場合、「金額0円」としてインボイスに記載することはできません。品物の単価には、市場価格を記入する必要があります。
金額を記入した上で、無償であることを意味する「No Commercial Value」という言葉と、無償で提供する理由を記載します。理由には以下のような記載します。
- ○○ Sample（サンプル）
- used ○○（中古）
- Gift（贈り物）
「No Commercial Value」と記載があれば商品代は不要ですが、関税はかかります。この関税の算出のために、インボイスに価格を記載する必要があるのです。
商品名を詳しく記載
商品名は詳しく具体的に記載します。例えば、「食べ物」ではなく「スナック菓子（Snacks）」のように書くと良いでしょう。
商品名を詳しく書く理由は、分類して品物の関税率を決定するためです。もし、商品名が具体的に記載されていない場合は、荷物が戻ってくる場合や開封されてしまう場合があります。
また、商品名の書き方は型番などではなく、一般名称で記載するのが重要です。例えば、CDの場合はタイトルではなく「CD」と書きます。
英語で記載する
インボイスは英語もしくはフランス語、送り先の国で通じる言葉で記入します。基本的には英語を使用するとトラブルが少ないでしょう。
海外取引の業務効率化
普段から輸出入を行う企業では、インボイスのような貿易書類の作成から出荷・納品など、貿易事務に関する業務が膨大に存在しています。国内取引に比べるとそれぞれの業務が完了するまでに時間がかかってしまうことが課題です。
特に、自社グループを海外に持つ場合、自社とのやり取りにかかるコストや時間の削減は実現させたい悩みとして多く上げられます。
取引先や自社の事務業務で海外との書類のやり取りが発生した際に、業務を効率化するための有効な手段として書類の電子化がおすすめです。
海外への請求書の電子化で業務負担とコストを軽減
一般に、請求書作成業務は、作成だけでなく押印や承認のフローなど時間や手間がかかります。特に海外へ請求書を送付する場合は、請求書が送付先に届くまで時間を要し、送付にかかる郵送コストもかかります。
また、送付先にちゃんと届いているのか、確認が必要になることもあります。
送付にかかるタイムラグや業務負担、郵送コストを削減するためには、請求書を電子化するのがおすすめです。電子化するとデータのやり取りだけで進められるため、何日もかけて郵送していたのと比較して即座に請求書を送ることができます。紛失のリスクも下がるため、取引先に受領できたかを確認する頻度も少なくなります。
請求書の電子化についてはこちらの記事をご参照ください。
まとめ
インボイスとは、貿易の際の通関と請求で使用する書類です。英語で記載する必要があり、不備があると荷物が発送できなくなる可能性もあります。正しい記載方法でインボイスを作成しましょう。
海外の取引先との書類のやり取りは、国内の場合と比べて時間も費用も要します。電子に切り替えることができれば、業務効率化を進められるでしょう。
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