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ここではフィールドワークの実装で働き方改革を成功させた企業のIT活用例をもとに、導入にあたり押さえておきたい3つのポイントを交えて解説していきます。

課題

全国に店舗を展開する大手レストランチェーンのA社では、各エリアを統括するエリアマネージャー(AM)のオーバーワークが課題になっていました。会社貸与のスマホで電話やメールの簡単なやりとりはできましたが、売上状況のレポートや業務報告書などの作成は店舗まわりを終えた夜、帰社してからの作業になっていたのです。1日の大半が外回り、オフィスにかかってくる電話へのレスポンスが遅れてトラブルになることもありました。

対策

そこでA社では会社貸与のスマホをもっと有効に活用するためのITツールの検討を開始します。ツール導入のポイントは3つ、外出先のスキマ時間を利用してメールやファイルの閲覧、連絡ができる「グループウェア・Web電話帳」、オフィスにかかってきた電話を内線でスマホに転送する「クラウドPBX・IP電話」、そして万一の事態にも情報漏えいなどを起こさない安全対策「エンドポイントセキュリティ」でした。以下に各ポイントを詳しく解説していきます。

グループウェア

社内とのリアルタイムなコラボレーションを図れることが、フィールドワークでグループウェアを利用するメリットです。スキマ時間を利用してメール、スケジューラ、ファイル共通ツールなどで緊密に連携すれば組織全体の生産性は大きく向上するでしょう。主要なサービスとしては「G Suite」や「Office 365」がありますが、第一に社員の使い勝手を考慮することが選定のポイントです。ちなみにA社では以前からPowerPoint、Excelなどをオフィスで日常的に利用していることから「Office 365」を選定しています。一方で「G Suite」は簡単にファイル共有ができ、複数人での協働をスムーズに行える強みを理由に選定するユーザーが多いようです。
また、Web電話帳アプリサービス「連絡とれるくん」は、身近にあるどんなデバイスからも連絡先情報を閲覧できるため、社内・社外、場所を問わずスムーズな情報連携が可能となります。

クラウドPBX・IP電話

オフィスと同じコミュニケーション環境を用意することも、スキマ時間を有効に活用するためには不可欠の条件です。オンプレミスの通信設備を「Arcstar Smart PBX」でクラウド化すれば、スマホ、PCなど多彩なデバイスによる内線通話で社内の円滑なコミュニケーションを促進できます。併せて「Arcstar IP Voice」で音声通信をオールIP化すれば、通信コストの大幅の削減も可能です。A社ではPBXのクラウド化と併せて音声通信のオールIP化に取り組んでいます。

Web電話帳・エンドポイント対策

最後にフィールドワークの推進において外せない取り組みは、ポリシーに基づくセキュリティ対策です。Web電話帳アプリサービス「連絡とれるくん」は、デバイスにデータを入れないため紛失による個人情報の漏えいが防げます。「マイセキュア ビジネス」はエンドポイントセキュリティ対策、標的型ウイルスなどの脅威から情報資産を守ります。A社では2つのサービスを導入し、紛失などの物理的なリスク、ウイルスなどのサイバーリスクの対策を講じています。

効果

3つのポイントからITサービスを導入したA社ではAMの仕事効率が格段に向上し、常態化していたオーバーワーク環境が改善されました。スキマ時間の有効活用で生まれたゆとりを活かし、魅力的な店舗づくりに向けた新企画なども生まれています。さらにオンプレミスの電話環境をクラウドに移行しスマホを内線化したことで、通信コストの大幅な削減効果も生まれました。

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