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何が社外の社員への連絡を躊躇させていたのか

エネサーブ株式会社
常務取締役
管理本部長 兼 財務部長
西澤 稔 氏

「働き方改革は、残業時間を削減し、コストを削減できる施策と捉えがちですが、それ以上にムダな時間を有効な時間に変えて、生産性向上を図ることが重要です。社員のポテンシャルを引き出すために、重要な経営テーマとして認識しています」と同社の西澤 稔氏は話す。

特に課題を感じていたのがコミュニケーションだ。

全国に16の事業所がある同社の社内コミュニケーションは電話を利用することが多い。以前は各拠点にPBXを設置し、拠点間はIP電話サービスで疑似内線を実現。その上で社外に出る社員には携帯電話を貸与し、彼らへの連絡は外線通話で行っていたという。

冒頭で述べた通り、基本的に顧客や取引先からの電話は会社の代表番号で受けて、社外の社員に取り次ぐ。「また、社員間の連絡についても、社外にいる社員に電話をかけると通話コストがかかるため、まず内線にかけ、不在だということがわかったら携帯電話に電話をかけるというのが一般的でした。営業担当者や技術者はほとんど外出しているのがわかっていても、基本的には、この段取りを踏んでおり、余計な手間と時間がかかっていたのです」と同社の野阪 努氏は言う。

エネサーブ株式会社
総務部
副部長
野阪 努 氏

さらに携帯にまでかけるのは緊急案件という先入観があり、気軽に電話をかけるには心理的なハードルがあったという。そのため、外出先から社員が帰社するのを待つ社員も多く、帰社してから対応する業務量が多くなり残業時間が増える要因にもなっていた。

この問題を解決するためにエネサーブは、音声コミュニケーション環境の見直しに着手。全拠点オンプレミスのPBXを撤去してクラウド上のPBX機能と内線機能を利用できるNTTコミュニケーションズのクラウド型PBX「Arcstar Smart PBX」にリプレースした。同時に営業担当者を中心に社員にスマートフォンを配布。これを内線端末として利用して、社員が社内外どこにいても、そのことを意識せずにコミュニケーションを行える環境を実現したのである。

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