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フリーアドレス制の採用による働き方改革のケーススタディ

働き方改革を推進させる施策のひとつとしてフリーアドレスを導入する企業が増えています。場所に縛られない柔軟な働き方を実現し、社員間のコミュニケーションパフォーマンスを向上、柔軟なチーム編成が容易になるなど、フリーアドレスには働き方改革を加速させる効果があるためです。さらに省スペース化、ペーパレス化による固定費の削減といたメリットも生まれるため、オフィス移転、新規拠点の立ち上げ時にはフリーアドレス化を検討すべきでしょう。

しかし、導入にあたっては既存のインフラを大きく見直す必要があります。

フリーアドレスでは固定の「自席」が消滅するため、当然、それまでデスクで利用していたビジネスフォンも必要がなくなります。このため、導入前には従来の電話ないし内線の仕組みをどのように刷新するかを考えておくべきでしょう。既存のPBX、ビジネスフォンといった電話環境がオンプレミスであれば、この機会にクラウドへの移行を検討するのも一手です。

スマホやPCでも内線が受けられるようになる電話環境のクラウド化は、社内のさまざまな場所で仕事や打ち合わせを行うフリーアドレスと高い親和性があります。さらにスマホであれば出張先、外出先といった社外でも内線が受けられるメリットも生まれます。

フリーアドレス制の採用でどのようなメリットが生まれ、働き方改革が推進できるのか。いくつかのケーススタディをもとに解説していきます。

「他部署の社員との交流で、新たな気づきが生まれました」製造・企画(女性・32歳)

正直、当初はフリーアドレス制への変更には抵抗がありました。いきなり「好きなところで働いていいよ」といわれても困りますよね(笑)。でも、フリーアドレスで仕事を始めてみると思いのほか快適でした。いちばんの収穫は他部署にいる社員とのコミュニケーションの壁がなくなったことです。営業、人事、マーケなどの社員とよく話すようになり、相互の業務に対する理解が深まり、新たな商品企画のタネがいくつか生まれたのです。フリースペースで商品化に向けたミーティングもすぐにできますし、全社的な仕事のスピード感が上がったと感じています。PCのグループウェアで企画立案、スマホの内線でメンバーを呼び出して会議で詰める充実した日々です。

「成功のカギはコミュニケーション基盤の整備です」情報・エンジニア(男性・38歳)

オフィスの移転を機に、IT部門としてフリーアドレス化の環境構築を主導しました。固定の席がなくなるフリーアドレスにおいて重要になるのはコミュニケーション基盤の整備です。そこで最初にスマホを内線として利用するために、PBXをオンプレミスからクラウドへと切り替えました。おかげで大きな混乱もなくフリーアドレス化が完了し、開始直後は戸惑っていた社員から「効率的に仕事ができて快適だ」という声も聞こえるようになりました。働き方改革の効果もてきめんで、部署を横断した柔軟なコラボレーション、部長、課長、係長といった縦軸の連携で決断も早くなり、仕事にスピード感が出ています。なにより、IT部門に対する社内評価ががらりと変わったのはうれしいですね。

最適なITサービスを組み合わせた、より具体的なケーススタディはこちらをご覧ください。

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